Во время командировки сотрудник имеет право на компенсацию трат на жильё, питание, проезд, суточные и других расходов, на которые работодатель дал согласие. Если сотрудник останавливается в отеле, он может воспользоваться дополнительными платными услугами. В статье рассказываем, как учитывать и оплачивать расходы сотрудника на допуслуги.
Виды дополнительных услуг в гостинице
Сотрудник может заказывать основные и дополнительные услуги в гостинице. К основным относится предоставление номера в отеле и включённое в цену питание.
Дополнительные услуги могут быть платные и бесплатные. Перечень бесплатных услуг устанавливает сам отель, но обычно сюда входит медицинская аптечка, вызов скорой помощи, просьба разбудить к определённому времени. Также гостям предлагают швейный набор, услуги глажки, доставку корреспонденции.
Список платных допуслуг зависит от категории гостиницы. Подробную информацию ищите на сайтах отелей. Вот что обычно включают в платные услуги:
Питание и напитки. Питание в ресторане отеля, которое не входит в основную стоимость проживания, доставка еды в номер, оплата мини-бара.
Досуг. Услуги спа-салона и тренажёрного зала, экскурсии с сопровождением гидов или переводчиков, организация поездок и покупка билетов.
Деловые услуги. Аренда конференц-зала, трансфер, услуги переводчика, экскурсии для деловых партнёров.
Уборка. Стирка, химчистка, глажка вещей.
Прочие услуги. Аренда сейфа в номере, ремонт одежды и обуви, услуги парикмахера.
Как учитывать дополнительные услуги в отеле
Дополнительные услуги нельзя включать в расходы на питание и проживание. Их можно учесть только в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.
Например, если сотрудник дополнительно заказывал экскурсии для деловых партнёров, эти расходы нужно учитывать отдельно от проживания. Такие траты связаны с работой и командировкой. Если у вас принято Положение о командировках (локальный нормативный акт) и в нём указана политика по дополнительным тратам в командировках, вы можете сослаться на него. Для подтверждения трат нужно предоставить чек или квитанцию из гостиницы.
Если сотрудник заказывал услуги, связанные с личным комфортом, например поход в бассейн, то такие услуги не связаны с работой. Сотрудникам рекомендуется оплачивать их самостоятельно и не включать в авансовый отчёт.
Нужно ли компенсировать дополнительные услуги в отеле
В законе не указано, какие услуги можно компенсировать. Ориентируйтесь на локальный-нормативный акт (ЛНА) Положение о командировках или рассматривайте каждую командировку отдельно.
Вот список платных дополнительных услуг в гостинице, которые можно учитывать и компенсировать, если есть подтверждение, обоснование и согласование с работодателем:
Документы, подтверждающие расходы
В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник предоставляет авансовый отчёт. В нём нужно перечислить все расходы на поездку, приложить чеки и подтверждающие документы. Если с документами всё в порядке, компания сможет компенсировать дополнительные услуги и учесть их при исчислении налога на прибыль.
Чтобы было проще оформлять командировку и компенсировать расходы, мы советуем составить Положение о командировках. Это локальный нормативный акт, в котором описан порядок оформления командировки и компенсаций.
Составьте внутреннее положение о командировках и другие документы для рабочих поездок бесплатно с помощью генератора.
Оплата дополнительных услуг
Сотрудник может оплачивать дополнительные услуги из своих денег — в гостинице, либо из средств компании — в гостинице или заранее при бронировании отеля.
Оплата из денег сотрудника
Сотрудник оплачивает услуги самостоятельно, затем по приезде составляет авансовый отчёт, прикладывает чеки и документы и получает компенсацию от работодателя. Компания может компенсировать только те траты, которые подтверждены документами и обоснованы.
Со счёта компании или из выделенных денег на командировку
Компания заранее бронирует дополнительные услуги и оплачивает их со своего счёта. Либо выделяет сотруднику наличные деньги, чтобы он оплатит услуги на месте.
Компания сама устанавливает свои лимиты и ограничения и ограничения по компенсациям. Составьте Положение о командировках, чтобы не разбирать траты на каждую командировку отдельно.
Какие расходы можно включать в налоговые вычеты
Компания может уменьшить налог на прибыль за счёт расходов на дополнительные услуги в гостинице. Эти расходы должны быть обоснованы, подтверждены документами и связаны с рабочими обязанностями. Например, сюда могут входить трансфер до отеля, аренда конференц-зала, услуги прачечной.
Если дополнительные услуги не связаны с командировкой и работой, то на такие расходы нельзя уменьшать налог. К таким личным расходам сотрудника относится мини-бар в номере, бассейн, тренажёрный зал.
Вот список документов для подачи на налоговый вычет:
Ошибки, которых стоит избегать
Собрали частые ошибки при составлении авансового отчёта.
Включать расходы на питание в стоимость проживания
Указывайте затраты на питание отдельным пунктом в авансовом отчёте. В этом случае они должны квалифицироваться как траты на питание. Не рекомендуется включать их в категорию затрат на проживание.
Включать доп. услуги в стоимость проживания
Заказ экскурсий, посещение бассейна, заказ трансфера не относится к проживанию. Нельзя включать в авансовый отчёт дополнительные услуги в категорию трат на размещение. Обоснованные услуги нужно включать в список прочих расходов, связанных с производством или реализацией.
Компенсировать затраты, связанные с личным комфортом сотрудника
Компания не учитывает и не компенсирует затраты, которые связаны с личным комфортом сотрудника.
Вот список таких расходов:
Советы по оптимизации расходов на дополнительные услуги
Мы советуем заранее планировать командировку и заказывать услуги на официальном сайте отелей. Также вы можете использовать онлайн-сервисы, чтобы сравнить цены на разные услуги, например на трансфер из аэропорта или аренду личного автомобиля.
В «Авиасейлс для бизнеса» вы можете оформить проживание в отеле и сразу же забронировать дополнительные услуги. Например, ранний заезд или поздний выезд.
Заключение
Не все дополнительные услуги нужно включать в авансовый отчёт и компенсировать сотруднику. Компания имеет право не компенсировать траты, связанные с личным комфортом сотрудника, например поход в бассейн. Если услуга связана с работой, есть подтверждение, обоснование, то затраты включают в отчёт как прочие расходы. Например, сотруднику может понадобиться конференц-зал или трансфер до отеля.
Можно составить Положение о командировках и указать в нём политику по компенсациям за дополнительные услуги. Либо заранее забронировать дополнительные услуги на сайте гостиницы и оплатить их со счёта компании, чтобы сотруднику не пришлось тратить собственные деньги.
| Допуслуга | Как учитывать в авансовом отчёте | Нужно ли компенсировать |
|---|---|---|
| Питание, включённое в стоимость номера | Траты на питание | Да |
| Дополнительное питание в ресторане отеля | Траты на питание | Если это прописано в Положении о командировках |
| Доставка еды в номер и мини-бар | Не учитывается, это личные траты сотрудника | Нет |
| Услуги спа-салона и тренажёрного зала | Не учитывается, это личные траты сотрудника | Нет |
| Экскурсии с сопровождением гидов или переводчиков | Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией | Да, если это связано с работой |
| Организация поездок и покупка билетов на мероприятия | Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией | Да, если это связано с работой |
| Услуги переводчика | Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией | Да, если это связано с работой |
| Заказ трансфера | Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией | Да, если это связано с работой |
| Аренда конференц-зала | Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией | Да, если это связано с работой |
| Стирка, химчистка, глажка вещей, ремонт одежды и обуви | Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией | Если это прописано в Положении о командировках и связано с работой |