Навигация по статье
Сотрудник может отправиться в командировку на своей машине. По возвращении из поездки он имеет право получить компенсацию за расходы на бензин или проезд по платным дорогам. В статье рассказываем как оформить использование личного автомобиля в командировке.
Можно ли оформить командировку на личном автомобиле сотрудника
Да, сотрудник может поехать в командировку на личном автомобиле. Для этого нужно оформить документы и рассчитать стоимость компенсации — за траты на АЗС, проезд по платным дорогам и другие траты, связанные с командировкой.
Какие документы нужны для командировки на личном транспорте
Если работник едет до места командировки на личной машине, нужно оформить:
Приказ на командировку. В документе по форме Т-9 добавьте поле «Проезд к месту командировки» и укажите, что сотрудник добирается до места на своей машине.
Соглашение на использование личного автомобиля сотрудника. Составьте соглашение в свободной форме и укажите размер компенсации за использование личного транспорта в командировках (статья 188 ТК РФ).
Договор аренды автомобиля. Если сотрудник едет в командировку на арендованной машине, нужно заключить договор аренды автомобиля. В документе указывают стоимость аренды и ФИО того, кто несёт расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля.
Как рассчитать расходы на использование личного автомобиля
Сотруднику полагается компенсация расходов на бензин. Есть два способа рассчитать расходы:
- Узнать примерный расход бензина в руководстве по эксплуатации автомобиля.
- Взять нормы расхода топлива конкретного автомобиля в распоряжении Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р.
Также в документе Минтранса указано, как рассчитать надбавку за сезонность, ожидание в пробках и на светофорах.
Как компенсировать расходы на личный автомобиль сотрудника
За командировку на личном автомобиле сотруднику полагается компенсация затрат на бензин и проезд по платной дороге. По возвращении из поездки сотрудник должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчёт. Без него компания не сможет возместить расходы за поездку.
Какие документы должен предоставить сотрудник после командировки
После командировки сотрудник должен предоставить в бухгалтерию документы. Они подтвердят расходы в пути и использование личного транспорта в служебной поездке.
Авансовый отчёт. Укажите расходы, которые связаны с поездкой. Без него компания не сможет оформить компенсацию.
Служебная записка. Документ составляют в свободной форме. Укажите название компании ФИО командированного сотрудника, даты поездки, марка и номер транспортного средства, время выезда и приезда в место командировки.
Путевой лист. В документе укажите маршрут поездки и данные о движении ГСМ: остаток топлива в начале и в конце поездки, заправки по ходу поездки. Пример заполнения — в Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Чеки и счета. Чеки об оплате ГСМ или проезда по платной дороге должны быть из пунктов по маршруту до места командировки и совпадать с маршрутом из путевого листа. Так у налоговой не возникнет вопросов по поводу документов.
Заключение
Сотрудник может получить компенсацию за использование личного автомобиля в командировке. Для этого заключите с сотрудником соглашение об использовании личного авто в целях компании, запросите заверенную копию ПТС. Укажите в приказе на командировку, что сотрудник едет на своей машине.
После командировки сотрудник составляет служебную записку и путевой лист, заполняет авансовый отчёт, прикладывает к нему чеки об оплате ГСМ и проезда по платной дороге.