Как организовать командировку за границу в 2023 году

При организации заграничных командировок работодатель берет на себя все расходы по оформлению поездки сотрудника: покрывают затраты на загранпаспорт, билеты, оформление виз, проживание, медицинскую страховку и выдает суточные.

В статье делимся лайфхаками, как в условиях санкций оплачивать перелеты и отели за границей, а также оформить деловые визы в Китай и страны Шенгенской зоны.

Информация о получении виз актуальна на момент написания статьи — 01.05.2023г.

Купите билет на самолет

Сейчас добраться за границу непросто. Многие страны не принимают рейсы российских авиакомпаний, а зарубежные перевозчики ограничили полеты в Россию. Существует два способа улететь за границу:

1. покупать билеты на рейсы российских авиакомпаний. Важно помнить, что количество направлений очень ограничено
2. лететь зарубежными авиакомпании, некоторые все еще продают билеты для въезда или выезда из России. С ними можно улететь в страны ближнего зарубежья, Турцию, Египет, ОАЭ и Китай. В Европу доступен только рейс в Белград у Air Serbia.

Из-за санкций иностранные авиакомпании не продают билеты в России и принимают оплату с российских счетов. Но организации могут покупать билеты с помощью «Авиасейлс для бизнеса». Это бесплатный сервис, который позволяет покупать билеты для командировок в Европу и другие направления и оплачивать их в рублях. С сервисом также можно экономить, покупая билеты европейских лоукостеров: Wizzair, Ryanair, EasyJet и др.

Забронируйте отель

Отели за границей тоже перестали принимать оплату российскими картами. Как и зарубежные системы интернет-бронирования гостиниц. Это значит, что забронировать и оплатить проживание можно только на месте за наличные. 

В «Авиасейлс для бизнеса» можно забронировать и оплатить отели и апартаменты по всему миру без ограничений. Также доступны дополнительные услуги: ранний заезд, поздний выезд, питание, бронь конференц-зала в отеле и другое.

Выдайте сотруднику суточные

Работодатель сам устанавливает размер суточных и выплачивает их сотруднику до поездки. В эквиваленте до 2500 рублей суточные не облагаются налогом. При этом суточные для дней отъезда оплачиваются в валюте, а для дней возвращения — в рублях.

Сейчас есть два самых популярных способа выдать сотруднику суточные для поездки за границу, чтобы он мог там ими воспользоваться:

• в рублях. Сотрудник получает деньги в рублях и самостоятельно обменивает их на валюту той страны, в которую он отправляется. Это можно сделать в российском банке или обменнике.
• в валюте. Компания может выдать деньги сотруднику сразу в иностранной валюте. При этом нужно учитывать ограничение Центробанка на выдачу наличной валюты. До 9 сентября 2023 года можно получить до 5000 долларов или эквивалент в евро, фунтах стерлингов и японских иенах на командировочные расходы. Если сотрудник отправляется в страну с другой валютой, ограничение не действует.

Учитывайте ковидные ограничения

Европа

Для въезда в страны Шенгенской зоны ограничение есть только в двух странах. В Германии введены ограничения для въезда резидентов Китая с туристическими целями. В Испании также введены ограничения на въезд в страну из Китая: нужно предъявить экспресс-тест не старше 24 часов, либо ПЦР-тест не старше 72 часов.

Китай

Для въезда в Китай пассажиры предварительно заполняют «Декларацию о состоянии здоровья при выезде/въезде». После заполнения на сайте сформируется QR-код. Его предъявляют при регистрации на рейс при въезде в Китай. 

Дополнительно к декларации и QR-коду нужно предъявить отрицательный тест на ковид, сделанный не позднее, чем за 48 часов до вылета.

Пассажиры, которые прибывают в Китай или следуют через Китай транзитом, должны показать распечатанный отрицательный тест на COVID-19 NAAT, ПЦР или ОТ-ПЦР. Тест важно сделать не позднее, чем за 48 часов до вылета. Сертификат должен быть на английском языке или на официальном языке страны отправления.

Если пассажиры прибывают прямым рейсом из Камбоджи, Египта, Венгрии, Индонезии, Кении, Лаоса, Мальдив, Малайзии, Новой Зеландии, Филиппин, Сингапура, ЮАР, Шри-Ланки, Швейцарии, Таиланда или ОАЭ, им можно предъявить экспресс-тест на антиген, включая набор для домашнего тестирования.

Индонезия и Пакистан

При въезде нужно предоставить сертификат о вакцинации. 

Для въезда в остальные страны не требуется ПЦР-тест или сертификат вакцинации, либо возможен въезд по ПЦР-тесту. 

Как оформить визу в Китай

В Китае сняты коронавирусные ограничения, посольство Китая и консульство Китая в России выдают визы по всем категориям. Срок рассмотрения заявления на визу — от одной недели. По срочному тарифу можно оформить визу за два-три рабочих дня.

Список документов для подачи заявления на китайскую деловую визу категории M:

• заполненная и распечатанная онлайн-анкета
• подтверждение записи в посольство
• загранпаспорт
• копия внутреннего российского паспорта: развороты с личными данными и регистрацией по месту жительства
• справка с места работы с указанием должности и заработной платы
• приглашение от делового партнера в Китае.

Приглашение должно быть составлено на китайском или английском языке и оформлено на бланке компании. Что должно быть указано:

• имя и фамилия приглашаемого лица
• гражданство
• пол
• дата рождения
• данные загранпаспорта
• даты предполагаемых поездок
• цель поездок и срок, на который запрашивается виза

На приглашение ставится красная круглая печать и подпись иероглифами лица, который приглашает, его должность и фамилия. Иностранцы могут подписаться латинскими буквами. К приглашению прикладывают копии лицензий приглашающей компании.

Заявители, которые часто или продолжительно посещали Турцию, прикладывают дополнительно письмо. В нем нужно описать все поездки в Турцию.

Какие страны ЕС выдают шенгенские визы

C 12 сентября 2022 Европейский совет приостановил действие Соглашения об упрощении визового режима между Россией и ЕС.

Что это значит:

• увеличены визовые сборы. Для граждан России — 80 евро, для детей в возрасте 6-12 лет — 40 евро
• отменены сборы за срочные визы. Заявления рассматривают только в стандартном режиме.
• увеличены сроки. Заявления рассматривают от 15 до 45 дней. Некоторые посольства, например Хорватия, требуют подавать документы за 45 дней до поездки
• усложнен процесс рассмотрения заявок. Посольство может запросить дополнительные документы. Например, оплату забронированного жилья или авиабилета, страховку, оформленную только в страховых компаниях ЕС.

Сейчас граждане России могут получить шенгенскую визу для въезда только в некоторые страны Европы:

• Австрия
• Венгрия
• Германия
• Греция
• Испания
• Италия
• Кипр
• Португалия
• Словения
• Франция
• Швеция

Часть стран Европы не принимают заявления на визы для граждан России и запрещают им въезд на свою территорию:

• Польша
• Латвия
• Литва
• Эстония
• Чехия
• Финляндия
• Бельгия
• Нидерланды
• Словакия
• Дания
• Финляндия рассматривает заявления только на деловые поездки.

В ряд стран запрещен въезд из третьих стран, а также транзит граждан России:

• Польша
• Литва
• Латвия
• Эстония
• Чехия
• Финляндия (с туристическими целями)*

*Финляндия разрешает транзит, если пассажир возвращается в Россию, либо если у него есть вид на жительство в странах Шенгенского соглашения или в третьих странах.

Какие документы нужны для шенгенской визы

Каждая страна устанавливает свои требования к пакету документов. Мы собрали стандартный список обязательный документов для деловых виз.

• загранпаспорт. Срок действия должен превышать срок запрашиваемой визы минимум на три месяца. Если у вас два паспорта, можно предъявить второй загранпаспорт в копии или в оригинале
• цветное фото размером 3,5 х 4,5 на белом фоне не старше шести месяцев. Фото должно соответствовать требованиям Международной организаций гражданской авиации ICAO
• страховой полис с покрытием 30 000 евро для стран шенгенского соглашения. Может быть оформлен в российской страховой компанией или в стране ЕС
• приглашение
• справка с места работы с указанием должности, заработной платы и даты начала работы в компании
• выписка со счета с движением средств за последние три месяца и текущим остатком
• бронь гостиницы и авиабилетов
• копия внутреннего российского паспорта
• анкета, заполненная онлайн или на бланке посольства

Дополнительные документы по странам Европы

Каждая страна устанавливает свои требования к дополнительным документам для деловых и бизнес-виз. Ниже собрали информацию по Германии, Австрии, Швейцарии, Италии, Испании, Мальте, Словении и Норвегии.

Германия

• страховой полис, оформленный в ЕС
• оригинал приглашения и заявление о принятии на себя расходов в соответствии с §§66-68 Закона о пребывании иностранных граждан в ФРГ (Aufenthaltsgesetz)
• копия торгового реестра приглашающей компании не старше шести месяцев
• копия регистрации компании-работодателя в российском торговом реестре
• копия трудовой книжки
• справка с места работы с датами командировки, должности, суммой заработной платы и датой начало работы в компании
• выкупленный авиабилет
• оплаченная гостиница
• дополнительно посольство может запросить выписку из иностранного банка

Австрия

• страховой полис, оформленный в ЕС или в российской компании, аккредитованной при посольстве.
• все документы должны быть на немецком или английском языке, либо с переводом. Заявитель может сам перевести документы на немецкий или английский язык.

Швейцария

• страховой полис, оформленный в банке, который не находится под санкциями
• актуальная выписка из торгового реестра приглашающей компании, которая подтверждает право сотрудника приглашающей компании на подпись документа

Италия

• приглашение по установленной форме
• выписка из торгового реестра приглашающей компании не старше шести месяцев
• копия паспорта подписанта приглашения с личными данными и подписью
• письмо от работодателя с просьбой выдачи визы, в письме указывается цель, даты поездки, пункт назначения, гарантия оплаты расходов сотрудника по поездке
• копия свидетельства о внесении в ЕГРЮЛ компании-работодателя. Для организаций, зарегистрированных после 1 января 2017 г., вместо свидетельства о внесении в ЕГРЮЛ предоставляется копия листа записи в ЕГРЮЛ
• финансовые гарантии в соответствии с требованиями министерства внутренних дел Италии.

Испания

• к приглашению прилагается копия паспорта подписанта приглашения
• страховой полис может быть выдан российской страховой компанией. Его можно предоставить в оригинале с живой синей печатью или распечатанным в цвете
• финансовые гарантии — 108 € на день пребывания, но минимум 972 € на всю поездку на человека. Если сотрудник отправляется в Испанию на три дня, финансовая гарантия должна составлять минимум 972 €.

Мальта

• консульство Мальты ввело ограничения на выдачу виз россиянам, у которых пятилетний загранпаспорт. С таким загранпаспортом можно получить только национальную краткосрочную визу (LTV), она действует только для посещения Мальты.
• принимают страховой полис, выданный не российской страховой компанией

Словения

• принимают страховой полис, выданный компанией из стран ЕС

Норвегия

• принимают страховой полис, выданный зарубежной страховой компанией, либо российской компанией, которая аккредитована при посольстве