Как положение о командировках экономит деньги и нервы работодателя

Положение о служебных командировках — не просто обязательный нормативный акт, а работающая инструкция для работодателя и сотрудника.

В статье рассказываем, почему компаниям не обойтись без этого документа и какие пункты стоит в нём зафиксировать.

 

Для чего нужно положение о командировках

В работе с командировками есть много так называемых серых зон — вопросов, которые не детализированы в законах Российской Федерации. Например, объём и срок выплаты суточных, ограничения на стоимость билетов и жилья и кто должен согласовывать расходы в случае их превышения.

Чтобы каждый раз не обсуждать эти и другие вопросы, работодателю стоит один раз описать подход к организации командировок в Положении. По сути, составить понятную инструкцию для всех участников процесса, которая отразит реальные бизнес-процессы.

Создать внутреннее положение о командировках и другие документы для рабочих поездок с помощью бесплатного генератора.

 

Чем рискует компания без этого документа

Положение пригодится, если возникнет спорная ситуация и сотрудник захочет обратиться в трудовую инспекцию или в суд, например, по поводу компенсации командировочных расходов в поездке. Если работник арендовал номер за 8000 рублей, а по корпоративным правилам в Положении установлена компенсация гостиницы до 6000 рублей, то бухгалтерия компенсирует лишь эту сумму.

Документ также нужен, чтобы избежать возможных претензий со стороны налоговой инспекции. Например, в вопросах занижения налога на прибыль. Прежде всего, компании нужно будет предоставить подтверждающие документы. Если налоговая обнаружит нарушение, то работодателю придётся оплатить штраф за неуплату или неполную уплату самого налога в размере 20% от суммы задолженности. А если инспекция докажет умышленность действий, то штраф составит 40%.

Кроме того, налоговая начислит пени — 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. То есть 1/300 ставки рефинансирования умножается на сумму неуплаченного налога и умножается на число дней просрочки.

 

Что прописать в положении о командировках

Общий порядок оформления

• Кто, когда и как подаёт заявку на командировку. 
• Все нюансы, связанные с покупкой билетов и оплатой жилья, например, ограничения по цене. И что делать, если нет билетов нужной ценовой категории. 
• Действия работника в случае болезни в командировке. 
• Сроки передачи информации и оформления документов, если командировку нужно продлить.

Командировка для особых категорий работников

Есть категории сотрудники, которых работодатель может направить в командировку только с их согласия. В основном из-за семейных обстоятельств или медицинских ограничений.

Порядок согласия работника на командировку и факт разъяснения его прав работодатель может отразить в индивидуальном разовом документе. Например, в уведомлении о командировке, где сотрудник должен расписаться, и тем самым подтвердить, что он не относится к данным особым категориям.

Что касается медицинских противопоказаний, работодателю стоит прописать в Положении, что сотрудник должен сам отказаться от командировки, если у него есть какие-либо ограничения. С точки зрения 152-ФЗ о персональных данных, если работодатель будет сам запрашивать медицинские документы, то медработники без предварительного обследования в большинстве случаев их не выдадут.

 

Суточные: размер, срок выплаты и авансовый отчёт

Размер суточных может быть любым, но чаще всего компании отталкиваются от нормы Налогового кодекса. Предельный размер, который не облагается НДФЛ и взносами:

• Не более 700 рублей за каждый день командировки на территории РФ.
• Не более 2 500 рублей за каждый день командировки за границей.

При этом суточные могут быть больше или меньше, точную сумму и срок выплаты нужно зафиксировать в Положении. Это также поможет избежать вопросов от налоговой. Суточные учитываются при определении налога на прибыль, поэтому работодателю необходимо основание, почему сумма завышена или занижена.

Срок предоставления авансового отчета и платежных документов закреплён законом — до трёх рабочих дней. Отразив этот пункт в Положении работодатель сможет проинформировать командированного об этом и выносить дисциплинарные взыскания, если он не предоставит документы в срок.

 

Оплата работы в выходной и сверхурочно

Рабочие дни в командировке оплачиваются исходя из среднего заработка плюс суточные, а в выходные выплачиваются только суточные. Но если сотруднику приходится работать в выходные, то это время нужно оплачивать в двойном размере или в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня отдыха, в соответствии со статьей 153 ТК РФ.

В законе не закреплено, что считать двойным размером. Это может быть стандартная заработная плата или средний заработок, который выплачивается в командировке. В судебной практике есть решения в пользу обоих подходов, поэтому работодателю нужно сделать выбор и зафиксировать его в Положении.

Со сверхурочной работой немного сложнее. По закону время в пути и все дни работы по рабочему графику работодатель оплачивает исходя из среднего заработка. Согласно статье 152 ТК РФ первые два часа сверхурочной работы нужно оплачивать не менее чем в полуторном размере, а последующие — не менее чем в двойном размере. Но от какой суммы работодатель должен рассчитывать размер выплаты, закон не регламентирует. Можно рассчитывать исходя из среднего заработка, а можно — от оклада (тарифной ставки). Этот момент также необходимо прописать в Положении.

 

Дни отправления в командировку и возвращения

Начало и окончание командировки закон определяет датой отправления или прибытия транспорта, которое использует работник. Если станция или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, где находится организация, то к сроку командировки нужно добавить время, необходимое для проезда до них.

Сколько времени на дорогу нужно в каждом конкретном случае стоит обозначить в Положении. Например, если самолет вылетает 10 августа в 00:35, то сотрудник отправится в аэропорт 9 августа. Это и будет день начала командировки.

Если сотрудник выезжает в командировку в середине рабочего дня, оплачивать этот день нужно исходя из среднего заработка, независимо от того, выполнял ли он рабочие задачи. Это закон регламентирует, а вот необходимость явки на работу — нет, этот вопрос решается по соглашению между работником и работодателем. Как и с кем его согласовать — также следует зафиксировать в Положении.

 

Командировка и отпуск

Типичная ситуация: после окончания командировки работник хочет остаться ещё на несколько дней в месте командирования, чтобы отдохнуть. У работодателя не возникает каких-то дополнительных расходов, поэтому многие относятся к таким ситуациям лояльно. Работника всё равно пришлось бы возвращать за счёт работодателя.

Но по мнению налоговой, это не считается компенсацией расходов работника, связанных со служебной командировкой. А значит с этих расходов нужно удержать НДФЛ и оплатить страховые взносы. Это указано в письмах Минфина от 23 сентября 2020 г. N 03-15-06/83264 и от 21 октября 2020 г. N 03-15-06/91634.

Есть два варианта. Любой из них возможен, главное — зафиксировать их в документе:

• Работодатель запрещает оставаться в месте командировки и не будет компенсировать обратные билеты, если такая ситуация произойдёт. Если сначала отпуск, а потом командировка — подход аналогичный. 
• Работодатель разрешает оставаться в месте командировки или приезжать заранее и готов оплачивать билеты и дополнительные налоги и взносы, как этого требует налоговая.

Подробнее о том, как действовать в ситуациях, когда отпуск и командировка идут друг за другом, читайте в этой статье.