Как положение о командировках экономит деньги и нервы работодателя

Положение о служебных командировках — это внутренний документ компании. В нём можно указать правила вашей компании по командировкам и другим рабочим моментам. В статье рассказываем, как составить Положение о командировках и правильно его использовать.

Зачем нужен документ

В работе с командировками есть много так называемых серых зон — вопросов, которые не детализированы в законах Российской Федерации. Например, объём и срок выплаты суточных, ограничения на стоимость билетов и жилья и кто должен согласовывать расходы в случае их превышения.

Чтобы не обсуждать эти и другие вопросы каждый раз, работодателю стоит один раз описать подход к организации командировок в Положении о командировках. Это понятная инструкция для работодателя и сотрудника, которая отражает реальные бизнес-процессы и отвечает на все основные вопросы.

Вот как помогает Положение о командировках:

Экономит время. Работодатель не тратит время и не определяет новые требования для командирования сотрудника. А работники сами могут прочитать Положение и не задавать одни и те же вопросы руководителю.

Помогает в спорных ситуациях. Положение пригодится, если сотрудник захочет обратиться в трудовую инспекцию или в суд. Например, по поводу компенсации командировочных расходов в поездке. Если работник арендовал номер за 8000 рублей, а по корпоративным правилам в Положении установлена компенсация гостиницы до 6000 рублей, то бухгалтерия компенсирует лишь эту сумму.

Решает вопросы с налогами. Документ поможет избежать возможных претензий от налоговой инспекции. Например, если налоговая заинтересуется, почему компания занижает налог на прибыль, компания сможет предоставить подтверждающие документы.

Если налоговая обнаружит нарушение, то работодателю придётся оплатить штраф за неуплату или неполную уплату самого налога в размере 20% от суммы задолженности. А если инспекция докажет умышленность действий, то штраф составит 40%.

Кроме того, налоговая начислит пени — 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. То есть 1/300 ставки рефинансирования умножается на сумму неуплаченного налога и умножается на число дней просрочки.

Как разработать Положение о командировках

Компания может сама составить Положение о служебных командировках. В создании документа участвуют юристы, бухгалтеры, финансовый директор, а также сотрудники, которые организуют командировки в компании. Как только Положение составлено, его должен утвердить генеральный директор и подписать приказ об утверждении документа.

Допустим, вам поручили разработать Положение о командировках. Вот что нужно сделать:

1. Определите, что вы планируете закрепить в документе и какие пункты необходимо раскрыть. Возможно, у вашей компании есть свои правила касательно командировок.
2. Соберите информацию о том, как в вашей компании организуют командировки: используйте официальные документы или поговорите с юридическим отделом, бухгалтерией или руководителями.
3. Составьте документ — самостоятельно или с помощью сервисов. Положение о командировках можно составить в свободной форме.
4. Согласуйте документ с генеральным директором компании и получите его подпись. Это обязательный пункт. Без него документ считается недействительным.

Создать внутреннее положение о командировках и другие документы для рабочих поездок с помощью бесплатного генератора.

Заполните данные о своей компании и скачайте готовые документы: нормативное положение о командировках, приказ об утверждении положения и чек-лист для подготовки к поездке

Примерная структура Положения

Вы можете разработать свою структуру для Положения о командировках. Как таковой установленной структуры у документа нет. Ниже мы даёт примерный список разделов Положения, опирайтесь на него при разработке.

Общие положения. Укажите общие формулировки, которые вы используете в Положении о командировках. Также стоит добавить, на кого распространяется документ, например, на всех сотрудников, на конкретный отдел или только руководителей.

Общие правила по организации командировок. Добавьте процесс, по которому организуются ваши служебные поездки. Например, можно указать, что сотрудники сами выбирают билеты в онлайн-сервисе, либо что организация командировок лежит на конкретном сотруднике или отделе. Также стоит отметить, что делать, если нужно продлить командировку или оформить больничный.

Порядок оформления командировки. Здесь можно зафиксировать процесс отправки в командировку: кто отправляет сотрудников в командировку, на основании какого документа, нужно ли где-то отмечать, что сотрудник едет в командировку.

Командировочные и суточные. Укажите, какие расходы сотрудников компенсирует компания и в каком объёме. Например, здесь можно написать, какой тип размещения можно арендовать сотруднику, чтобы получить возврат средств, компенсируют ли затраты на такси, провоз багажа и дополнительные услуги в поезде или самолёте. 

Укажите размер суточных для вашей компании. Он может быть любым, но чаще всего компании отталкиваются от нормы Налогового кодекса. Предельный размер, который не облагается НДФЛ и взносами:

• Не более 700 рублей за каждый день командировки на территории РФ.
• Не более 2 500 рублей за каждый день командировки за границей.

При этом суточные могут быть больше или меньше, точную сумму и срок выплаты нужно зафиксировать в Положении. Это также поможет избежать вопросов от налоговой. Суточные учитываются при определении налога на прибыль, поэтому работодателю необходимо основание, почему сумма завышена или занижена.

Срок предоставления авансового отчёта и платёжных документов закреплён в законодательстве — до трёх рабочих дней. Если этот пункт зафиксирован в Положении, работодатель сможет проинформировать командированного об этом и выносить дисциплинарные взыскания, если сотрудник не предоставит документы в срок.

Оплата труда в выходной и сверхурочно. Рабочие дни в командировке оплачиваются исходя из среднего заработка плюс суточные, а в выходные выплачиваются только суточные. Но если сотруднику приходится работать в выходные, то это время нужно оплачивать в двойном размере или в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня отдыха, в соответствии со статьей 153 ТК РФ.

В законах по командировкам не закреплено, что считать двойным размером. Это может быть стандартная заработная плата или средний заработок, который выплачивается в командировке. В судебной практике есть решения в пользу обоих подходов, поэтому работодателю нужно сделать выбор и зафиксировать его в Положении.

Со сверхурочной работой немного сложнее. По закону время в пути и все дни работы по рабочему графику работодатель оплачивает исходя из среднего заработка. Согласно статье 152 ТК РФ, первые два часа сверхурочной работы нужно оплачивать не менее чем в полуторном размере, а последующие — не менее чем в двойном размере. Но от какой суммы работодатель должен рассчитывать размер выплаты, закон не регламентирует. Можно рассчитывать исходя из среднего заработка, а можно — от оклада (тарифной ставки). Этот момент также необходимо прописать в Положении.

Дни отправления в командировку и возвращения. Начало и окончание командировки закон определяет датой отправления или прибытия транспорта, которое использует работник. Если станция или аэропорт находятся за чертой населённого пункта, где находится организация, то к сроку командировки нужно добавить время, необходимое для проезда до них.

Стоит зафиксировать также, сколько времени на дорогу нужно в каждом конкретном случае. Например, если самолёт вылетает 10 августа в 00:35, то сотрудник отправится в аэропорт 9 августа. Это и будет день начала командировки.

Если сотрудник выезжает в командировку в середине рабочего дня, оплачивать этот день нужно исходя из среднего заработка, независимо от того, выполнял ли он рабочие задачи. Закон не регламентирует необходимость явки на работу. Этот вопрос решается по соглашению между работником и работодателем. Как и с кем его согласовать — также следует зафиксировать в Положении.

Гарантии сотрудников в командировках. По закону если работник едет в командировку, то он сохраняет должность и получает компенсацию за траты в поездке. Здесь можно сослаться на статью 167 ТК РФ. Также можно указать и другие гарантии работников, принятые в вашей компании.

Отчётность о командировках. Зафиксируйте правила для отчётности о поездках: когда нужно сдавать авансовый отчёт, правила для ситуаций, если работник потерял чеки или посадочные талоны, тип расходов, которые компания компенсирует работникам.

Командировки для особых категорий работников. Некоторые категории сотрудников работодатель может направить в командировку только с их согласия. В основном из-за семейных обстоятельств или медицинских ограничений.

Порядок согласия работника на командировку и факт разъяснения его прав работодатель может отразить в индивидуальном разовом документе. Например, в Уведомлении о командировке, где сотрудник должен расписаться, и тем самым подтвердить, что он не относится к данным особым категориям.

Пропишите в Положении, что сотрудник должен сам отказаться от командировки, если у него есть какие-либо медицинские ограничения. С точки зрения 152-ФЗ о персональных данных, если работодатель будет сам запрашивать медицинские документы, то медработники без предварительного обследования в большинстве случаев их не выдадут.

Командировка и отпуск. Типичная ситуация: после окончания командировки работник хочет остаться ещё на несколько дней в месте командирования, чтобы отдохнуть. У работодателя не возникает каких-то дополнительных расходов, поэтому многие относятся к таким ситуациям лояльно. Работника всё равно пришлось бы возвращать за счёт работодателя.

Но по мнению налоговой, это не считается компенсацией расходов работника, связанных со служебной командировкой. А значит с этих расходов нужно удержать НДФЛ и оплатить страховые взносы. Это указано в письмах Минфина от 23 сентября 2020 г. N 03-15-06/83264 и от 21 октября 2020 г. N 03-15-06/91634.

Есть два варианта. Любой из них возможен, главное — зафиксировать их в документе:

• Работодатель запрещает оставаться в месте командировки и не будет компенсировать обратные билеты, если такая ситуация произойдёт. Если сначала отпуск, а потом командировка — подход аналогичный. 
• Работодатель разрешает оставаться в месте командировки или приезжать заранее и готов оплачивать билеты и дополнительные налоги и взносы, как этого требует налоговая.

Подробнее о том, как действовать в ситуациях, когда отпуск и командировка идут друг за другом, читайте в нашей статье.

Как оформить приказ об утверждении

При составлении документа опирайтесь на ГОСТ Р 7.0.97-2016. Вот что нужно указать во вводной части приказа об утверждении Положения о командировках:

• товарный знак или логотип компании, если имеется
• название компании
• полное название приказа и номер документа
• дата и место составление
• регистрационный номер бумаги

В основном тексте документа укажите цель составления документа. Например, Положение поможет вам оптимизировать затраты на поездки или документально зафиксировать процесс оформления командировки.

Дальше стоит добавить ссылку на Положение о командировках, которое должно прилагаться к приказу. Также нужно добавить регистрационный номер Положения и дату составления документа.

При условии если в вашей компании уже было старое Положение о командировках, то следует указать, что с введением нового приказа вы отменяете прежний документ. В этом случае также укажите, что сейчас на утверждении у директора компании находится новый вариант Положения о командировках.

Укажите имя сотрудника или сотрудников и их должности, которым должны ознакомить коллег с Положением о командировках. Напишите имена и должности сотрудников, которые будут ответственны за выполнение приказа и пунктов Положения. В конце документа должна быть виза руководителя организации и печать.

Подборка готовых образцов документов по кадровой работе

Мы детально рассказали, что должно быть в Положении о командировках. Также каждый раз для направления сотрудников в рабочую поездку нужно оформить пакет документов. Вот о чём нужно позаботиться:

Приказ о командировке. Если вы отправляете в командировку одного сотрудника, используйте форму Т-9. Если нужно отправить несколько сотрудников, обратитесь к форме Т-9а.

Что указать в приказе:

• полное название вашей компании
• фамилию, имя и отчество сотрудника, который едет в командировку, его должность, код подразделения
• место проведения командировки
• даты поездки
• цель командировки и основание для направления в командировку: служебная записка или служебное задание

Вот как выглядит форма Т-9 для отправления в командировку одного сотрудника:

Согласие на работу в выходные дни. Документ нужен, если работа выпадает на выходные и праздничные дни. Согласие можно составить в свободной форме.

Авансовый отчёт. Сотрудник составляет документ по форме АО-1 и сдаёт его после поездки вместе со всеми чеками. Нужно предоставить авансовый отчёт в течение трёх дней после возвращения из поездки, чтобы получить компенсацию средств.

Что указать в авансовом отчёте:

• сумму аванса
• дату, когда сотруднику выдали аванс
• номер документа
• фамилию, имя и отчество сотрудника
• должность сотрудника
• сумму денег, которую сотрудник потратил в поездке
• остаток денег после поездки, если есть
• список документов, которые подтверждают расходы в командировке

Подробнее о том, какие документы нужны для направления сотрудника в командировку, читайте в нашей статье.

Изменения для бухгалтера в 2024 году

В Санкт-Петербурге ввели курортный сбор для туристов. С 1 апреля он составит 100 рублей в сутки с человека.

Во время поездки сотрудники оплачивают курортный сбор, а затем компания возвращает расходы. Имейте это в виду, если ваши сотрудники ездят в командировки в Санкт-Петербург.

Чтобы подтвердить оплату курортного сбора, сотрудник должен предоставить квитанцию к приходному кассовому ордеру. Это указано в письме от 19.04.2018 № ЕД-4-20/7551 ФНС России.