Навигация по статье
Компания может компенсировать расходы на такси в командировке. Чтобы получить компенсацию, сотрудник должен согласовать поездку с работодателем и подтвердить факт поездки документами.
В статье рассказываем, когда возмещать расходы на такси, можно ли учесть поездки в расходы компании и какие использовать проводки в бухучёте.
Обязан ли работодатель оплачивать такси в командировке
Работодатель обязан компенсировать расходы на проезд до места командировки и обратно, а также другие расходы, если они согласованы и подтверждены документами (ст. 168 ТК РФ).
Если поездки на такси согласованы с работодателем, связаны с выполнением рабочих обязанностей и подтверждены чеками, то компания может их компенсировать.
Если работодатель посчитает расходы на такси необоснованными и не связанными с работой, он вправе не компенсировать их сотруднику.
В каких случаях работодатель компенсирует расходы на такси
Компании могут определить в локальном нормативном акте, какие поездки на такси они компенсируют сотрудникам.
По общему правилу работодатель возмещает расходы на такси, если поездки связаны с работой, согласованы с руководителем и подтверждены чеками (Письмо Минфина от 10 ноября 2022 г. № 03-03-06/3/109215).
Если сотрудник ездит на такси по личным делам, компания не должна возмещать такие расходы и принимать их в расходы в компании.
Пример компенсации за такси в командировке
Разберём ситуации, когда компания возмещает оплату такси, а когда нет.
Есть компенсация за поездки
Компания компенсирует оплату такси, если поездки связаны с выполнением рабочих задач:
- из аэропорта или с вокзала в отель,
- из отеля на встречу с деловым партнёром или клиентом,
- с одной деловой встречи на другую,
- такси для топ-менеджмента и деловых партнёров.
Нет компенсации за поездки
Если сотрудник ездит на такси по личным делам, такие поездки не компенсируются:
- на встречу с друзьями или неформальная встреча с коллегами,
- между локациями, не связанными с работой.
Какие документы нужны для компенсации
Чтобы получить компенсацию расходов, сотрудник составляет авансовый отчёт и обязательно прикладывает к нему один из подтверждающих документов:
- бумажный или электронный чек об оплате поездки,
- бланк строгой отчётности (Письмо Минфина РФ от 02.03.2017 № 03-03-07/11901).
Документы должны содержать:
- наименование, серию и номер чека/квитанции,
- наименование перевозчика (или ФИО),
- дату выдачи,
- стоимость услуги,
- подпись уполномоченного лица (для бумажных квитанций).
По закону для компенсации нужен только авансовый отчёт и подтверждающие документы. Иногда компании запрашивают у сотрудников маршрут поездки. В этом случае можно приложить скриншот из приложения для заказа такси.
Как компенсировать поездки на такси за рубежом
Поездки на такси за рубежом компенсируются так же, как поездки в России. Для компенсации нужны подтверждающие документы: авансовый отчёт, бумажный или электронный чек об оплате поездки.
Для документов на иностранном языке нужен построчный перевод, сотрудник может перевести документ самостоятельно.
Для расчёта компенсации нужно использовать курс ЦБ на дату утверждения авансового отчёта (Письмо Минфина № 07-01-09/81220 от 19.08.2022).
Пример:
- поездка совершена 1 августа, стоимость 50 евро,
- сотрудник сдаёт авансовый отчёт 5 августа,
- курс евро ЦБ РФ на 5 августа 2025 года — 92,3252 руб.
- 50 евро × 92,3252 руб. = 4616,16 руб.
- сотрудник получит компенсацию 4616,16 руб.
Как отразить поездки на такси в авансовом отчёте
Для авансового отчёта используют унифицированную форму № АО-1, либо любую другую форму, которая закреплена в локальном нормативном акте компании. Авансовый отчёт заполняет сотрудник и бухгалтер, либо руководитель компании.
Что заполняет сотрудник. На обратной стороне — информацию о подтверждающих документах: дату, номер и название документа, сумму расходов.
Что заполняет бухгалтер. На лицевой стороне — информацию об организации, номер отчёта, данные командированного работника, назначение аванса, таблицу с суммами полученных и потраченных денег, таблицу с записями для бухучёта.
Как может выглядеть строка с расходами на такси в авансовом отчёте:
| № п/п | Дата | Вид расходов | Основание | Сумма (руб.) | Примечание |
| 1 | 10.08.2025 | Проезд на такси | Кассовый чек №123 | 850,00 | Оплата такси от отеля до аэропорта |
Учитываются ли расходы на такси в налогах
Расходы на такси учитываются в налогах, если они связаны с поездкой, согласованы с работодателем и подтверждены документами.
Налог на прибыль
Расходы на такси принимаются в расходы для налога на прибыль (п. 12 ст. 264 НК РФ).
УСН
Расходы на такси принимаются в расходы на УСН «доходы минус расходы» (п.1 ст. 346.16 НК РФ).
НДФЛ и страховые взносы
Расходы на такси не облагаются НДФЛ (ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (п.2 ст. 422 НК РФ).
Бухучёт
Расходы на такси отражаются по общим правилам учёта командировочных. Вот примеры проводок:
- Дебет 71, кредит 50 (51) — выдан аванс подотчётному лицу
- Дебет 26 (20, 44), кредит 71 — списана задолженность подотчётного лица после сдачи авансового отчёта по командировке
- Дебет 19, кредит 71 — принят к учёту НДС по чеку такси (если организация на ОСНО и НДС выделен)
- Дебет 68, кредит 19 — НДС принят к вычету
Вывод: что важно помнить при оплате такси сотруднику
Работодатель может оплачивать проезд на такси в командировке и принимать их в расходы компании. Поездки должны быть связаны с работой и подтверждены документами — чеком об оплате, либо бланком строгой отчётности.