В командировке важно концентрироваться на решении рабочих задач. Всё остальное должно отнимать у сотрудника минимум времени и усилий. Даём несколько советов, как сделать командировку приятным и комфортным путешествием.
1. Заранее забронируйте билеты и жилье
Покупка билетов и бронирование жилья заранее сильно экономит деньги. Если командировка под вопросом, то советуем покупать билеты с возможностью возврата и бронировать гостиницы с бесплатной отменой брони. В случае отмены командировки вы понесёте минимальные потери при возврате билетов.
Постарайтесь оптимально подобрать время вылета и прилёта в соответствии со временем check-in (час заселения) и check-out (час выезда из номера) отеля. Эту информацию лучше выяснить при бронировании номера заранее.
При выборе жилья ориентируйтесь на месторасположение. Близость к месту предстоящей работы сэкономит время и нервы на дорогу. Также обратите внимание на расположение кафе, ресторанов, достопримечательностей. Ведь после рабочего дня приятно интересно провести досуг, это поможет отвлечься от работы и познакомиться с городом.
Подготовьте документы:
- паспорта;
- денежные средства и банковские карты;
- билеты и брони гостиниц;
- рабочие документы.
2. Напишите план встреч и маршрутов на каждый день
Пропишите информацию о встречах: какие у вас цели, кто ваши партнёры и клиенты, что и где вы будете делать. Добавьте схему перемещений. Укажите разные варианты маршрутов между встречами, точные адреса отелей, офисов, кафе и ресторанов. Учитывайте время на перемещения по городу, чтобы никуда не опоздать.
Назначайте встречи не раньше, чем через час после прилета, если перелёт короткий, и через три часа, если летели долго. В идеале прилетать до 12:00 — так впереди остаётся практически полный рабочий день и можно успеть на встречу.
Чтобы легко перемещаться по городу, скачайте оффлайн-карты и загрузите в них необходимый город. Они помогут быстро найти альтернативный маршрут и не дадут заблудиться.
Приезжайте в аэропорт заранее. Не во всех международных аэропортах можно пройти регистрацию онлайн. Потому лучше приехать раньше, это убережёт вас от опоздания на самолет.
3. Собирайте вещи правильно
Правило простое — брать самое необходимое, крепкое и немаркое. Чемодан замените на дорожную сумку, которая помещается в ручную кладь. Так не придётся ждать багаж по прилету и вообще с сумкой перемещаться удобнее. Исключение составляют командировки от 5 дней.
Сворачивайте, а не складывайте вещи. Вещи, свёрнутые роллами, занимают меньше места, чем вещи, сложенные стопками. А ещё свернутая одежда меньше мнётся. Пиджак лучше вывернуть наизнанку, а затем свернуть. Если вложить свёрнутый ремень в воротник рубашки, это поможет довезти её без лишних складок и заломов.
Напишите список необходимых вещей, который пригодится для дальнейших командировок. Он поможет максимально быстро собрать вещи и не даст забыть что-то важное.
Возьмите вещи, которые позволяют вам чувствовать себя комфортно — автономное зарядное устройство, наушники, антибактериальный гель или любимый парфюм. Не забудьте лекарственные препараты, чтобы не прерывать период лечения.
4. Продумайте прибытие в город
Закажите такси заранее. Это сэкономит время ожидания около аэропорта. Пока не во всех городах используются мобильные приложения для заказа такси, потому лучше заранее найти подходящий вариант и записать номер телефона.
Когда приедете в гостиницу или отель, можете сразу отдать вещи горничной для глажки. Обычно такая услуга стоит недорого, но экономит время. Даже если вещи помялись во время поездки, вы сможете чувствовать себя комфортно и уверенно.
Убедитесь, что все рабочие встречи подтверждены. Тогда вы сможете не терять время и оперативно скорректировать планы на предстоящий день. Короткие командировки опасны тем, что времени всегда не хватает.
А при подготовке командировки используйте Aviasales для бизнеса. Здесь в личном кабинете вы можете оперативно находить самые удобные и выгодные авиабилеты, оплачивать их одним нажатием, контролировать расходы на поездки, создавать необходимые отчёты и получать закрывающие документы.
Удачных Вам командировок!