Навигация по статье
Работодатель может отправить в деловую поездку как штатного, так и внештатного сотрудника. Для штатных сотрудников оформляют командировку, а для исполнителей на подряде — служебную поездку.
В статье рассказываем, как правильно оформить документы на служебную поездку и как начислять страховые взносы и платить налоги за внештатного сотрудника.
В чём отличие командировки и служебной поездки
Командировка и служебная поездка — это рабочая поездка сотрудника по требованию работодателя. Технически это одно и то же, главное отличие между командировкой и служебной поездкой — тип договора, который заключен с исполнителем.
Штатный сотрудник — это работник, с которым заключён трудовой договор. Для него работодатель оформляет командировку.
Внештатный исполнитель — сотрудник, которого нанимают на временные работы по договору гражданско-правового характера (ГПД или ГПХ). К таким договорам относится договор подряда или договор возмездного оказания услуг.
Для внештатных сотрудников работодатель оформляет служебную поездку. Внештатные сотрудники признаются не сотрудниками компании, а исполнителями по договору. Отношения между заказчиком и исполнителем регулируют нормы гражданского кодекса.
| Командировка | Служебная поездка |
| Только для штатных сотрудников, с которыми заключён трудовой договор | Для внештатных исполнителей по договору ГПД |
Это подтверждается: ст. 166, ч. 2 ст. 287, ч. 8 ст. 11 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.
Можно ли отправить внештатного сотрудника в командировку
По закону работодатель не может отправить внештатного исполнителя в командировку. Для этого нужно оформлять служебную поездку. В договоре должна быть указана формулировка «служебная поездка», условия поездки и возмещения компенсации.
Подтверждение: ст. 421, 783, п. 2 ст. 709 Гражданского кодекса РФ.
Как зафиксировать порядок компенсаций на служебную поездку в договоре ГПД
По договору ГПД работодатель возмещает затраты внештатного сотрудника в служебной поездке. В них входит:
- стоимость проезда,
- стоимость проживания,
- дополнительные расходы, которые связаны с проживанием в другой местности и подтверждены документами.
В договоре должен быть отражён порядок выплаты компенсации — в сумме вознаграждения, либо отдельно от суммы вознаграждения. Работодатель выбирает один из них и указывает условия в договоре ГПД.
1. Компенсация расходов на поездку включена в стоимость вознаграждения и проводится единой выплатой.
Например, компания выплачивает вознаграждение, в сумму которого включены затраты на поездку. Сотрудник получает одну выплату за служебную поездку — 50 000 ₽.
Пункт в договоре ГПД может выглядеть так: «Вознаграждение Исполнителя включает в себя все расходы Исполнителя, связанные с оказанием услуг по настоящему Договору. Расходы Исполнителя Заказчиком отдельно не оплачиваются».
Пункт говорит о том, что стоимость расходов во время служебных поездках исполнителя включается в цену договора и отдельно не оплачивается.
2. Компенсация расходов на поездку выплачивается отдельно от вознаграждения.
Например, компания выплачивает вознаграждение 30 000 ₽ и затем отдельно выплачивает сотруднику компенсацию затрат в поездке 20 000 ₽. Всего получается две выплаты.
Пункт в договоре ГПД может выглядеть так: «При необходимости оказания услуг в населённых пунктах, отличных от населённого пункта проживания Исполнителя, Заказчик дополнительно компенсирует расходы Исполнителя на проезд, проживание и питание в месте оказания услуг.
Указанные расходы оплачиваются Заказчиком по фактическим затратам в течение 7 (семи) календарных дней с момента предоставления Исполнителем отчёта о фактических затратах и приложенных к нему подтверждающих документов.
Возмещение расходов, предусмотренных настоящим пунктом, осуществляется в безналичном порядке путем перечисления денежных средств на банковский счет Исполнителя.
Компенсация расходов, не указанных в пункте настоящего Договора, (то есть компенсация иных расходов) включена в размер вознаграждения Исполнителя и дополнительно не выплачивается.»
Количество дней и порядок выплаты компенсаций могут быть любыми.
От того, какой тип компенсации вы выбрали, зависит порядок удержания НДФЛ, налога на прибыль и начисления страховых взносов.
Как отразить в бухучёте расходы на служебную поездку
Бухгалтерский учёт ведут только юридические лица — ООО, некоммерческие организации и акционерные общества. Индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухучета. Они могут вести бухучёт, но не обязаны.
Юрлица отражают расходы на служебные поездки по кредиту счёта 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».
Дебет счёта будет зависеть от вида деятельности компании (производственная, торговая) и характера расходов, связанных со служебной поездкой.
Какие могут быть проводки:
Дебет 20 кредит 76. Списаны расходы, связанные со служебной поездкой (если поездка связана с производственной деятельностью). Например, ваша компания производит одежду. Вы нанимаете стороннего исполнителя из другого города, чтобы он отремонтировал швейные машины. Исполнитель будет оказывать работы по производственной деятельности.
Дебет 25 (26), кредит 76. Списаны расходы, связанные со служебной поездкой (если поездка связана с текущей деятельностью).
Дебет 44, кредит 76. Списаны расходы, связанные со служебной поездкой (если поездка связана с реализацией или торговлей).
Дебет 08, кредит 76. Списаны расходы, связанные со служебной поездкой (если поездка связана с приобретением внеоборотных активов).
Дебет 10, кредит 76. Списаны расходы, связанные со служебной поездкой (если поездка связана с приобретением материально-производственных запасов). Например, ваша компания занимается строительством и исполнитель ездил в другой регион за стройматериалами.
Дебет 28, кредит 76. Списаны расходы, связанные со служебной поездкой (если поездка связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции);
Дебет 91.2, кредит 76. Списаны расходы, связанные со служебной поездкой (если поездка связана с получением прочего дохода). В составе прочих расходов можно отражать расходы, которые не учитываются в основной деятельности компании. Например, если вы нанимаете по договору ГПД ведущего для корпоратива.
Какие страховые взносы нужно начислять на сумму компенсации за служебную поездку
Страховые взносы делятся на два типа:
- Взносы на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование
- Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
При выплате вознаграждений по ГПД необходимо начислять страховые взносы на обязательное страхование.
Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний необязательны. Работодатель может начислять эти взносы по договоренности с сотрудником.
Обычно компании прописывают такие условия в договоре ГПД при найме сотрудников на опасные работы, например, связанные со строительством или с подъёмом на высоту. Если сотрудник получит травму, ему будет начислено больничное пособие.
Как начислять страховые взносы на сумму компенсации за служебную поездку
При начислении страховых взносов по ГПД нужно учитывать порядок компенсации и налоговый режим исполнителя — ИП, самозанятый или гражданин без статуса ИП или самозанятого.
Исполнитель без статуса ИП или самозанятого
Компенсация расходов на поездку включена в общую сумму вознаграждения. Работодатель начисляет страховые взносы со всей суммы вознаграждения.
Подтверждение: п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.
Компенсация расходов на поездку выплачивается отдельно от вознаграждения. Работодатель не должен начислять страховые взносы на сумму компенсации. Компенсация издержек подрядчика предусмотрена положениями Гражданского кодекса РФ (п. 2 ст. 709 Гражданского кодекса РФ), поэтому признается установленной и не облагается страховыми взносами.
Подтверждение: пп. 16 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ, абз. 11 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г., письма Минфина России № 03-15-06/53442 от 21 августа 2017 г.
Исполнитель указан в договоре как ИП
ИП сами уплачивают страховые взносы за себя. Работодатель не должен начислять страховые взносы на сумму вознаграждения.
Исполнитель указан в договоре как самозанятый
По общему правилу сумма вознаграждения не облагается взносами, если сумма компенсации включена в стоимость вознаграждения и исполнитель выдал вам чек.
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-04-06/76866 от 22 сентября 2021 г.).
О случаях, когда сумма компенсации выделена отдельно, в законодательстве ничего не сказано.
Для работы с самозанятыми рекомендуем включать сумму компенсации за служебные поездки в стоимость вознаграждения. Тогда сумма не будет облагаться страховыми взносами.
Как удерживается НДФЛ при компенсации расходов на служебные поездки
С компенсации расходов на служебные поездки исполнителя по ГПД удерживается НДФЛ. При этом не важно, какой тип компенсации указан в договоре — в составе вознаграждения или отдельно от него.
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы гражданина, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ). К доходам гражданина в натуральной форме относится оплата (полностью или частично) за него нанимателем товаров (работ, услуг) или имущественных прав (пп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ).
Если компания оплачивает за сотрудника билеты и проживание в командировке, эта компенсация признается доходом гражданина в натуральной форме. НДФЛ удерживается и с суммы вознаграждения, и с суммы компенсации расходов в служебной поездке.
Исполнитель указан в договоре как ИП
Работодателю не нужно удерживать НДФЛ с оплаты услуг ИП. ИП сами уплачивают налог на доход (п. 1-2 ст. 227 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-04-06/30660 от 26 июня 2014 г.).
Исполнитель указан в договоре как самозанятый
В законодательстве нет разъяснений по налогообложению дохода самозанятых. При этом в соответствии с ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 422-ФЗ от 27 ноября 2018 г. плательщики НПД освобождаются от НДФЛ в отношении доходов, являющихся объектом налогообложения в рамках спецрежима (письмо Минфина России № 03-04-06/76866 от 22 сентября 2021 г.).
Если вы заключили с самозанятым договор ГПД и включили компенсацию расходов на поездку в стоимость вознаграждения, то сумма освобождается от НДФЛ при условии, что самозанятый выдал вам чек.
В отношении ситуации, когда компенсация расходов на служебные поездки выделена в договоре ГПД отдельно, чётких рекомендаций в законе нет.
Для работы с самозанятыми мы рекомендуем включать сумму компенсации за служебные поездки в стоимость вознаграждения. Тогда сумма не будет облагаться НДФЛ.
Как удерживать налог на прибыль при компенсации расходов на служебные поездки
Налог на прибыль платят юридические лица — ООО, АО на общей системе налогообложения, ПАО. ИП не платят налог на прибыль.
При расчёте налога на прибыль нельзя учитывать расходы на служебные поездки для исполнителей по ГПД.
По общему правилу компенсация расходов в служебной поездке происходит в интересах исполнителя, поэтому расходы не соответствуют критериям признания по п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ и не могут учитываться в уменьшение налогооблагаемой прибыли (письмо Минфина России № 03-04-06/45204 от 5 августа 2015 г.).
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/54684 от 24 сентября 2015 г., № 03-03-06/1/723 от 16 октября 2007 г., № 03-03-04/1/844 от 19 декабря 2006 г.
Компания отправляет в служебную поездку иностранного сотрудника
Если компания является приглашающей стороной, то для иностранных граждан установлены гарантии, в том числе на материальное обеспечение в период пребывания в России и при выезде из нее.
Считается, что компания заинтересована в иностранном специалисте и отправляет его в служебную поездку в своих интересах. Компания несет расходы в своих интересах, компенсацию можно признать в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Сумму компенсации можно признать экономически обоснованной, если у компании есть подтверждение расходов.
В этом случае расходы на служебную поездку иностранного сотрудника можно учитывать в категорию «Прочие расходы». В неё попадают расходы, связанные с производством и реализацией.
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-03-06/4/24 от 30 марта 2011 г.; пп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ
Как проводить компенсацию расходов на служебную поездку иностранного сотрудника?
Включите сумму компенсации расходов в поездке в сумму вознаграждения и выплатите всё единой суммой. Тогда организация сможет учесть такие расходы в целях налогообложения прибыли как расходы на оплату труда (п. 21 ч. 2 ст. 255 Налогового кодекса РФ).
Подтверждение: п. 4 ст. 421, п. 2 ст. 709, п. 1 ст. 781 Гражданского кодекса РФ.
Учитываются ли служебные поездки в расходах при УСН
Ниже речь пойдёт о компаниях, у которых в качестве объекта налогообложения выбраны «доходы минус расходы».
| Система налогообложения | Можно ли учитывать расходы при расчете налогов |
| УСН «Доходы минус расходы» | Да |
| УСН «Доходы» | Нет |
| Патент для ИП | Нет |
Есть два варианта учёта расходов на служебные поездки для расчета налога при УСН:
Компенсация включена в общую сумму вознаграждения по ГПД. Можно учесть всю сумму компенсации в качестве расходов на оплату труда на основании пп. 6 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/5255 от 9 февраля 2015 г., ФНС России № 02-1-08/222 от 20 октября 2006 г.
Можно учесть суммы вознаграждения в составе других расходов в рамках закрытого перечня услуг. Например:
- затраты на юридические услуги
- расходы на услуги по ведению бухучета
Подтверждение: пп. 14, 15, 36 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.
Компенсация расходов выплачивается отдельно. Нельзя уменьшать налоговую базу только на сумму компенсации служебных поездок исполнителей по ГПД. Такого вида расходов нет в закрытом перечне расходов при применении УСН.
Исполнитель указан в договоре как ИП или самозанятый
Нельзя учитывать компенсацию расходов на служебную поездку в составе расходов на оплату труда.
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-03-06/1/63730 от 22 июля 2020 г.
Работодатель может учесть вознаграждение ИП или самозанятым по другим статьям расходов. Например, как расходы на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги.
Если в рамках закрытого перечня на УСН учесть расходы нельзя, то списать их в уменьшение налоговой базы не получится.
Какие документы нужны для подтверждения расходов
Чтобы подтвердить расходы исполнителя в служебной поездке, нужно предоставить следующие документы:
- акт на бронирование отелей, который подтверждает расходы на проживание;
- маршрутные квитанции электронного билета (являются документом строгой отчетности и основанием для учёта НДС по авиабилетам и билетам на поезд);
- счета-фактуры на услуги проживания (при необходимости принять НДС к вычету).