Учёт и оплата дополнительных услуг, предлагаемых отелем помимо проживания

Во время командировки сотрудник имеет право на возмещение некоторых расходов. По закону это траты на жильё, питание, проезд, суточные и другие расходы, на которые работодатель дал согласие. Если командированный останавливается в отеле, у него есть возможность не только переночевать, но и воспользоваться дополнительными услугами, которые также могут компенсироваться. 

Классификация услуг

Обычно услуги гостиницы разделяют на основные и дополнительные. К основным относится предоставление номера, а также включённое в цену питание в ресторанах и кафе внутри отеля. Однако в контексте командировки питание даже внутри отеля считается отдельной от проживания услугой.

Дополнительные услуги могут быть платные и бесплатные. К бесплатным относятся предоставление медицинской аптечки, вызов скорой помощи, доставка в номер корреспонденции, ещё всегда можно попросить персонал разбудить вас к определённому времени, налить кипятка или принести швейный набор. 

Список платных услуг должен соответствовать категории гостиницы — все они имеют свои требования. Самые частые платные допуслуги — это экскурсии с сопровождением гидов или переводчиков, организация поездок и покупку билетов, планирование досуга (например, покупка билетов в театр или на концерт), заказ личной машины или такси, стирка и химчистка и др.

Часто к платным дополнительным услугам относится пользование сейфом или минибаром в номере. Ещё можно договориться и взять на время утюг или доплатить и попросить телевизор — это если гостиница совсем недорогая. 

Дополнительные услуги в авансовом отчёте

Дополнительные услуги в отелях компенсируются так же, как другие траты во время командировки (пп. 12, п. 1, ст. 264 НК РФ). Это значит, что они обязательно должны быть указаны и подтверждены в авансовом отчёте сотрудника. В законе допуслуги, которые работодатель может возместить, не перечислены, поэтому командированному придётся также доказать их целесообразность.

Помните, что обслуживание в барах и ресторанах, а также доставка в номер и процедуры в спа и других рекреационно-оздоровительных центрах — это исключение. Такие расходы работодатель имеет право не компенсировать.

Самый частый пример услуг-исключений — это завтрак. Если вы всё же хотите указать его в авансовом отчёте, есть два варианта:

  1. Расходы на завтрак (или на питание в целом) прописаны в чеке отдельным пунктом. В этом случае они должны квалифицироваться как траты на питание и включать их в категорию затрат на размещение не рекомендуется. 
  2. Завтрак не указан в чеке отдельно, то есть входит в стоимость проживания, и в документе это указано. Этот случай противоречивый, однако включение его в расходы на размещение тоже может повлечь налоговые санкции. 

Наиболее правильный и безопасный вариант — чётко разграничивать разные категории расходов в финансовом отчёте и иметь подтверждающие документы на каждый его пункт. 

Похожие статьи