Суточные в пределах нормы не облагаются налогом. Если суточные превышают лимит, то на сумму превышения нужно начислить НДФЛ.
Компания сама определяет размер суточных и указывает это в нормативном акте организации.
Суточные в пределах нормы
В законе указана сумма суточных, на которую не нужно начислять НДФЛ (ст. 217 НК РФ):
- 700 рублей в день для командировок по России,
- 2500 рублей в день для зарубежных поездок.
Налогообложение суточных
Сумма превышения облагается по ставке 13%. НДФЛ начисляется и удерживается из суммы дохода сотрудника. Чтобы работник получил на руки всю сумму суточных, закрепите в локальном нормативном акте размер суточных, увеличенный на сумму НДФЛ.
Например, если сотрудник должен получить на руки 1500 рублей суточных, то в ЛНА нужно закрепить сумму, увеличенную на размер НДФЛ. Тогда при удержании налога сотрудник получит на руки ровно 1500 рублей:
1724 рублей — 13% = 1499,88 рублей (сумма округляется до целого)
Последний день для расчёта НДФЛ с суточных сверх нормы — это последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт работника после возвращения из командировки. Налог удерживается при ближайшей денежной выплате сотруднику после этой даты (например, с зарплаты).
Пример расчёта НДФЛ с суточных сверх нормы
Евгений был в командировке в Москве четыре дня — с 1 по 4 сентября. Размер суточных в компании — 1500 рублей в день на руки и 1724 рублей в день с суммой НДФЛ.
По возвращении из командировки Евгений сдал авансовый отчёт. Бухгалтер начислил НДФЛ на сумму превышения:
(1724 — 700) × 4 дня × 13% = 532,48 рублей.
Бухгалтер начислил НДФЛ 30 сентября. Затем 10 октября он удержал сумму НДФЛ — в этот день сотрудник получил зарплату за сентябрь.
Итог
Если суточные не превышают лимиты (700 рублей для поездок по России или 2500 рублей — для заграницы), НДФЛ не удерживается. Всё, что выше — облагается налогом.