Центры затрат помогают распределять расходы компании по проектам или отделам. Когда сотрудник оформляет заказ, он указывает нужный центр затрат, и эта информация сохраняется в системе и попадает в закрывающие документы. Становится виднее, на что ушли деньги, а ещё так проще вести учёт.
Где настроить
Центры затрат находятся в разделе «Настройки» личного кабинета. Здесь можно создать новый, отредактировать существующий, а также посмотреть список активных и архивных центров затрат.
Можно сделать выбор центра затрат обязательным при оформлении заказа. Если включена опция «Обязательно указывать центр затрат в заказах», сотрудник не сможет оформить заказ без выбора. Если функция выключена, то поле остаётся необязательным — центр затрат можно указать, а можно пропустить.
Лимиты
К каждому центру затрат можно привязать лимит — сумму, которую разрешено потратить.
Расходы считаются автоматически: после оформления заказа сумма списывается из лимита. В списке центров затрат видно: установленный лимит, сколько уже потрачено и сколько осталось.
Что будет, если лимит закончился
Система предупредит об этом.
- Сотрудник сможет только отправить заказ на согласование
- Администратор или владелец кабинета могут увеличить лимит или провести заказ вручную.
В любой момент траты можно обнулить, чтобы начать отсчёт заново. Чаще всего это делают раз в месяц, если у компании месячные бюджеты.
Как использовать при заказах
При покупке билета выбор центра затрат находится внизу страницы, в блоке «Дополнительно».
Выбранный вариант отображается в карточке заказа и в списке поездок. Там же можно отфильтровать заказы по конкретному центру затрат и посмотреть расходы только по нему.
В разделе «Закрывающие документы» формируется реестр продаж (акт). В нём напротив каждой поездки указывается её центр затрат. Отчёт появляется после 15-го числа и содержит все заказы за прошлый месяц. Если нужно изменить центр затрат в уже оформленном заказе, это можно сделать через поддержку.