Как сформировать приказ на командировку и авансовый отчёт

Приказ о направлении в командировку и авансовый отчёт теперь можно сформировать в сервисе Авиасейлс для бизнеса в разделе «Командировочные документы» внутри поездки.

Сотрудники в поездке

Добавьте в поездку сотрудников, которые поедут в командировку — тогда мы сможем сформировать приказ и авансовые отчёты для командировки.

Кто может добавлять и удалять сотрудников: владелец, администратор и руководитель группы (для своих подчинённых). 

Заказы. Сначала добавьте сотрудника в состав поездки, а только потом добавьте в поездку его заказ. Если сотрудника нет в составе поездки, добавить его заказ в поездку не получится.

Что может обычный сотрудник:

• видеть, кто едет вместе с ним
• работать только со своим авансовым отчётом

Но сотрудник не может менять состав поездки — просто попадает в неё, если создаёт поездку сам.

Приказ на командировку

Приказ — документ, который нужен ещё до покупки билетов и брони отеля. Поэтому для его формирования достаточно добавить сотрудников в поездку — формировать заказы не обязательно.

В блоке приказов у каждого сотрудника есть кнопка скачивания предзаполненного приказа: компанию, ФИО, место, даты, цель и сотрудника система подставляет из поездки.

Должность сотрудника и основание нужно вписать уже в скачанном файле.

Авансовый отчёт

У каждого сотрудника поездки — свой авансовый отчёт. Заполнить его может сам сотрудник, а также владелец, администратор, бухгалтер или руководитель.

Внесите суточные, аванс и расходы с чеками — сервис соберёт из них авансовый отчёт:

• суточные — страна, период и сумма в день. В печатной форме сервис сам разносит данные на «в пределах нормы» и «сверх нормы» по лимитам, необлагаемым НДФЛ
• аванс — сумма, дата выдачи и способ получения
• расходы — такси, питание и всё, что вы оплатили не через сервис; к каждому расходу можно приложить до 10 файлов — чеки, квитанции, справки.

Скачайте готовый отчёт архивом: внутри архива отчёт по форме АО-1 и все файлы, которые вы приложили к расходам.

Важные нюансы:

• Маршрутные квитанции, ваучеры, страховки в авансовый отчёт не попадают. Скачайте их отдельным архивом на странице поездки и передайте в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом
• Статус поездки не влияет на авансовый отчёт: отчёт можно дозаполнить после завершения поездки, когда сотрудник вернётся из командировки и соберёт чеки.