Поездки

Что такое поездка

Поездка (или командировка) объединяет все заказы, связанные с одной деловой поездкой: авиабилеты, ЖД, отели, трансферы и автобусы. Так проще видеть всю командировку целиком — от статуса заказов до общей суммы.

Состав поездки

В поездку можно добавить авиабилеты, ЖД билеты, отели, автобусы и трансферы.
Нельзя добавить групповые заказы (авиа и отели), визы и страховки — они оформляются отдельно.

Кому и зачем нужны поездки

• Сотрудникам — чтобы видеть все свои бронирования в одном месте и не искать билеты, отели и трансферы по разным разделам.
• Руководителям и тревел-менеджерам — чтобы контролировать командировки команды: следить за статусами заказов, расходами и сроками.

Бухгалтерии — чтобы быстро находить документы по поездкам и скачивать их одним архивом для отчётности.

Как создавать поездки

Вариант 1. Создать поездку заранее

Если планируете командировку, можно создать поездку заранее и потом добавить в неё все нужные заказы. Это можно сделать:

1.из верхнего меню — кнопка «Создать поездку»

2. или в разделе «Поездки» → «Создать поездку».

• 

После этого добавьте название, цель, место и даты поездки.

Вариант 2. Добавить заказ в поездку при оформлении

Когда использовать: вы создаёте новый заказ и хотите сразу добавить его в существующую или новую поездку.

Как это сделать

1. При оформлении нового заказа (авиа, ЖД, отель, автобус или трансфер) на странице оформления появится блок «Поездка».
2. Выберите поездку из списка или создайте новую.
3. Чтобы создать новую поездку, нажмите «+Создать новую поездку».
4. Введите название и нажмите «Создать» — поездка появится в списке и будет выбрана автоматически.
5. Продолжите оформление заказа.
   

• 

После сохранения черновика или оплаты заказ автоматически добавится в выбранную поездку.

Вариант 3. Объединить оформленные заказы в поездку

Когда использовать: у вас уже есть оформленные заказы, которые нужно объединить в одну поездку — например, если билеты, отель и трансфер были забронированы отдельно.

Как это сделать

1. Перейдите в раздел «Заказы и поездки» → вкладка «Заказы».
2. Найдите нужный заказ в списке.
3. Нажмите кнопку «Действия» → «Добавить в поездку».
4. В появившемся окне выберите существующую поездку или создайте новую:
   • нажмите «+ Создать новую поездку»,
   • введите название,
   • нажмите «Создать».
5. Нажмите «Добавить», чтобы подтвердить.

После этого появится уведомление: «Добавили [тип заказа] в поездку „[название]“»

Заказ будет отображаться в карточке выбранной поездки.

Управление поездкой

Редактировать информацию о поездке

1. Откройте раздел «Поездки» и выберите нужную поездку.
2. В карточке поездки нажмите на три точки → «Редактировать».
3. Измените нужные поля:
   • название,
   • цель поездки,
   • место назначения,
   • даты,
   • комментарий.
4. Нажмите «Сохранить».

Все изменения фиксируются в истории поездки (см. раздел «История изменений»).

Удалить заказ из поездки

1. Откройте нужную поездку.
2. В блоке «Состав поездки» найдите нужный заказ.
3. Нажмите на три точки рядом с заказом → «Убрать из поездки».
4. Подтвердите действие.

После этого заказ убирается из поездки, но сам остаётся в системе.

Убрать заказ можно только из поездок в статусах «Черновик», «Ждёт согласования», «Ждёт оплаты» и «Оплачена». Из завершённых и отменённых поездок заказы убрать нельзя.

Отменить поездку

1. Откройте нужную поездку.
2. Нажмите на три точки → «Отменить».
3. Подтвердите действие.

• 

Отменить поездку можно только после отмены всех заказов внутри неё. Если в поездке есть активные заказы, кнопка «Отменить» будет неактивна и появится подсказка: «Отменить поездку можно после отмены всех заказов».

Удалить поездку

1. Откройте нужную поездку.
2. Нажмите на три точки → «Удалить».
3. Подтвердите удаление.

• 

Удалить можно только поездку без заказов. Если внутри есть заказы, их нужно сначала убрать из поездки или удалить.

Права доступа к поездкам

• Администратор, владелец, бухгалтер — видят все поездки компании, могут редактировать и удалять (если нет заказов).
• Обычный сотрудник — видит свои поездки: созданные им или те, где он участвует.
• Руководитель группы — видит свои поездки и поездки подчинённых, если включена настройка «Можно покупать билеты на сотрудников».

Статусы поездок

Статус поездки определяется автоматически по состоянию заказов:

Статус	Что означает
Черновик	Создана, но заказы не оформлены.
Ждёт согласования	Есть заказы, которые нужно согласовать.
Ждёт оплаты	Все заказы согласованы и ожидают оплаты.
Оплачена	Все заказы оплачены.
Завершена	Отмечена вручную как завершённая.
Отменена	Все заказы отменены и поездка отменена.

Документы и отчёты

Для каждой поездки доступны:

Билеты, ваучеры и страховки

В архив входят все билеты (авиа, ЖД, автобусы), ваучеры отелей, подтверждения трансферов и страховки.

Как скачать:

1. Откройте поездку.
2. В правой колонке (с компьютера) или в меню (с телефона) выберите «Билеты, ваучеры, страховки».
3. Нажмите «Скачать» — скачается ZIP-архив с именем trip_documents_[ID поездки].zip.

Доступно, если в поездке есть заказы с документами.

• 

Счёт на оплату

Сводный счёт содержит все услуги поездки (авиа, отели, ЖД, автобусы, трансферы), а также статусы: оплачено, к оплате, общая сумма.

Как скачать:

1. Откройте поездку.
2. В правой колонке выберите «Счёт на оплату».
3. Нажмите «Скачать» — скачается PDF-файл trip_invoice_[ID поездки].pdf.

Доступно, если в поездке есть заказы со стоимостью.

Стоимость поездки

На странице поездки отображается детальная информация о стоимости:

• Оплачено: по типам услуг и общая сумма.
• К оплате: по типам услуг и общая сумма.

Общая сумма: полная стоимость всех услуг поездки.

Полезно знать

• Один заказ может быть только в одной поездке.
• Убрать заказ можно только из активной поездки (черновик, ожидание оплаты и т.д.).
• Если даты заказов и поездки не совпадают, это не ошибка — просто добавьте комментарий.
• Если поездка завершена или отменена, её нельзя отредактировать.