Навигация по статье
Если сотрудник получил деньги на расходы в командировке, по возвращении домой он должен сдать авансовый отчёт. В документе указывают все траты, связанные с поездкой, также прикладывают билеты, чеки и квитанции.
Рассказываем про заполнение авансового отчёта: как составить документ и что грозит компании за его отсутствие.
Зачем нужен авансовый отчёт
Авансовый отчёт по командировке подтверждает, что сотрудник действительно потратил деньги компании на оформление командировки: билеты, проживание, другие траты в служебной поездке.
Документ понадобится, если вы работаете на УСН «Доходы минус расходы». В этом случае можно вычесть из доходов затраты на ведение бизнеса и тем самым уменьшить налоговую базу. В затраты бизнеса также входят расходы на командировки.
Форма авансового отчёта
Для авансового отчёта используют унифицированную форму АО-1.
Компания также может использовать свою форму. Для этого разработайте собственный бланк и утвердите его в приказе об учётной политике вашей компании.
Обязательные поля для собственной формы авансового отчёта:
- название документа,
- дата заполнения,
- название вашей организации или ИП,
- назначение расходов, например командировочные расходы,
- выданная и потраченная сумма в рублях,
- должности и ФИО ответственных лиц.
К авансовому отчёту обязательно нужно приложить подтверждающие документы: чеки, квитанции, билеты, бронирование проживания.
Как заполнить авансовый отчёт: пошаговая инструкция
Авансовый отчёт заполняют командированный сотрудник (подотчётное лицо) и главный бухгалтер, документ составляют в одном экземпляре.
Рассказываем по шагам, как правильно заполнить документ.
Что заполняет сотрудник
Шаг 1. Заполните поля на лицевой стороне отчёта:
- название компании,
- структурное подразделение,
- ФИО и должность сотрудника,
- назначение аванса — командировочные расходы.
Шаг 2. На обратной стороне отчёта укажите список подтверждающих документов:
- в графе 1 — номера документов (расходов) по порядку,
- в графах 2-4 — даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.), либо наименование расхода (например, суточные),
- в графах 5-6 — суммы расходов, указанные в представленных первичных документах, в рублях или иностранной валюте.
Шаг 3. Подпишите авансовый отчёт на оборотной стороне.
Шаг 4. Пронумеруйте подтверждающие документы в том порядке, в котором они записаны в отчёте, приложите их к отчёту.
Шаг 5. Передайте отчёт в бухгалтерию и получите расписку — нижнюю часть документа с подписью бухгалтера.
Что заполняет бухгалтер
Шаг 1. Проверьте данные сотрудника и заполните поля на лицевой стороне отчёта:
- номер авансового отчёта,
- табельный номер сотрудника,
- сумму к утверждению,
- ФИО руководителя,
- дату заполнения документа,
бухгалтерские счета, если в компании ведётся бухгалтерский учёт.
- номер авансового отчёта,
- табельный номер сотрудника,
- сумму к утверждению,
- ФИО руководителя,
- дату заполнения документа,
- бухгалтерские счета, если в компании ведётся бухгалтерский учёт.
Шаг 2. На оборотной стороне отчёта заполните счета по дебету.
Как подтвердить расходы для авансового отчёта
К авансовому отчёту нужно приложить подтверждающие документы: чеки ККТ, квитанции, банковские выписки, акты, накладные, счета.
Для подтверждения приложите один из этих документов:
| Транспортные расходы | Расходы на проживание | Дополнительные расходы |
|---|---|---|
| Поезд: распечатка электронного билета и квитанция за пользование постельным бельём | Договор найма жилого помещения | Чеки об оплате мобильной связи |
| Самолёт: распечатка электронного билета, бумажный или электронный посадочный талон | Счёт из гостиницы | Чеки об оплате товаров и услуг, связанных с командировкой |
| Общественный транспорт: билет на метро, автобус, трамвай, троллейбус, транспортная карта, чек ККТ | Кассовый чек или иной платежный документ, выданный объектом размещения | Чеки об оплате дополнительных услуг в аэропорту, на вокзале, в гостинице и т. д. |
| Такси: чек ККТ или квитанция | Банковская выписка или электронный чек при оплате через банк или интернет-ресурсы | |
| Арендованный автомобиль: договор аренды автомобиля и платёжный документ | Акт оказанных услуг | |
| Личный автомобиль: путевой лист, чеки об оплате топлива и смазочных материалов, служебная записка | Расписка арендодателя при аренде частного жилья |
Пример авансового отчёта
Ориентируйтесь на наш шаблон для заполнения авансового отчёта. Синим цветом отмечены поля, которые заполняет командированный сотрудник, зелёным — поля для бухгалтера.
В нашем примере сотрудник ездил в командировку в Москву на поезде. После командировки, 1 февраля, он составил авансовый отчёт, приложил к нему билеты на поезд от 22 января на сумму 8000 ₽ и чек об оплате проживания в гостинице от 23 января на сумму 30 000 ₽.
Чтобы не составлять документ с нуля, скачайте бесплатный шаблон авансового отчета в форматах Word и Excel.
Что будет за отсутствие авансового отчёта
Без авансового отчёта сотрудник не сможет получить компенсацию расходов в командировке.
Компании будет грозит штраф в размере 20% от суммы доначислений (ст.122, 123 НК РФ). Также полученные деньги будут считаться доходом сотрудника, а на доход нужно начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Если к авансовому отчёту не приложены все документы, либо отчёт не сдан в срок, то компании также грозит штраф по ст. 15.11 КоАП — 10 000 ₽ за первое нарушение, 20 000 ₽ за повторное.
Срок сдачи авансового отчёта
Сотрудник сдаёт авансовый отчёт в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки. Без авансового отчёта сотрудник не сможет получить компенсацию расходов в поездке.
Если сотрудник вернулся из поездки в выходной или праздничный день, либо если по приезде сотрудник сразу ушёл в отпуск, на больничный или уехал в новую командировку, трёхдневный срок отсчитывается со дня выхода на работу (п. 26 Положения № 749).
Особенности авансового отчёта для заграничных командировок
Авансовый отчёт для загранкомандировки оформляется по тем же правилам, что и отчёт для поездок по России. Единственные отличия — нужен перевод документов и перевод расходов в валюте в рубли.
Построчный перевод документов. Все подтверждающие документы должны быть построчно переведены на русский. Профессиональный перевод не требуется, сотрудник может перевести документы самостоятельно.
Расходы в валюте и в рублях. В графах 5-6 на оборотной стороне отчёта укажите суммы расходов, которые указаны в подтверждающих документах. Для конвертации валюты используйте курс ЦБ на дату утверждения авансового отчёта.
Частые вопросы об авансовом отчёте
Собрали часто задаваемые вопросы по заполнению авансового отчёта.
Кто составляет
Авансовый отчёт заполняют командированный сотрудник (подотчётное лицо) и бухгалтер.
Кто подписывает
Сначала авансовый отчёт подписывает командированный работник, затем бухгалтер проверяет все данные и ставит свою подпись.
Что делать, если в отчёте ошибка
Согласуйте исправления с сотрудником или бухгалтером. Затем зачеркните ошибку и рядом напишите правильный текст. После этого заверьте правку подписями.
Сколько хранить авансовый отчёт
Документ хранится в течение пяти лет.
Заключение
Оформление авансового отчёта — обязательный пункт командировки. Сотрудник обязан сдать отчёт и приложить подтверждающие документы в течение трёх рабочих дней после возвращения из поездки. Без авансового отчёта компании грозит штраф и дополнительные расходы — страховые взносы и НДФЛ, т.к сумма аванса будет считаться доходом сотрудника.