Навигация по статье
Если сотрудник получил деньги на расходы в командировке, по возвращении домой он должен сдать авансовый отчёт. В документе указывают все траты, связанные с поездкой, также прикладывают билеты, чеки и квитанции. Рассказываем, как составить авансовый отчёт, кто должен его подписать и что будет компании за отстутствие отчёта.
Зачем нужен авансовый отчёт
Авансовый отчёт по командировке нужен для подтверждения, что сотрудник действительно потратил деньги компании на оформление командировки: билеты, проживание, другие траты в служебной поездке.
Документ понадобится, если вы работаете на УСН «Доходы минус расходы». В этом случае можно вычесть из доходов затраты на ведение бизнеса и тем самым уменьшить налоговую базу. В затраты бизнеса также входят расходы на командировки.
Как оформить авансовый отчёт
Сотрудник сдаёт авансовый отчёт в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки. Иногда авансовый отчёт составляет работодатель. Без авансового отчёта сотрудник не сможет получить компенсацию расходов в поездке.
Если сотрудник вернулся из поездки в выходной или праздничный день, либо если по приезде сотрудник сразу ушёл в отпуск, на больничный или уехал в новую командировку, трёхдневный срок отсчитывается со дня выхода на работу (п. 26 Положения № 749).
Что указать в авансовом отчёте:
Форма авансового отчёта
Для авансового отчёта используют унифицированную форму АО-1. К отчёту также прикладывают подтверждающие документы: чеки, квитанции, билеты, бронирование проживания.
Компания также может использовать свою форму. Для этого нужно разработать собственный бланк и утвердить его в приказе об учётной политике вашей компании.
Обязательные поля для собственной формы авансового отчёта:
- название документа,
- дата заполнения,
- название вашей организации или ИП,
- назначение расходов, например командировочные расходы,
- выданная и потраченная сумма в рублях,
- должности и ФИО ответственных лиц.
Инструкция по заполнению
Авансовый отчёт заполняют командированный сотрудник (подотчётное лицо) и бухгалтер, документ составляют в одном экземпляре. После заполнения всех полей сотрудник получит расписку — нижнюю часть документа с подписью бухгалтера.
На лицевой стороне отчёта сотрудник заполняет следующие поля:
- название компании,
- структурное подразделение,
- ФИО и должность сотрудника,
- назначение аванса — командировочные расходы.
На обратной стороне отчёта сотрудник указывает список подтверждающих документов, дату их выдачи, номера, вид и потраченную сумму.
Бухгалтер должен проверить данные от сотрудника и заполнить свою часть. Вот что нужно указать:
- номер авансового отчёта,
- табельный номер сотрудника,
- сумму к утверждению,
- ФИО руководителя
- дату заполнения документа,
- бухгалтерские счета — на лицевой стороне,
- счета по дебету — на оборотной стороне.
Пример авансового отчёта по командировке
Ориентируйтесь на наш шаблон и заполнение авансового отчёта. Синим цветом отмечены поля, которые заполняет командированный сотрудник, зелёным — поля для бухгалтера.
В нашем примере сотрудник ездил в командировку в Москву на поезде. После командировки, 1 февраля, он составил авансовый отчёт, приложил к нему билеты на поезд от 22 января на сумму 8000 ₽ и чек об оплате проживания в гостинице от 23 января на сумму 30 000 ₽.
На обратной стороне отчёта мы заполнили следующие поля:
- графы 2 и 3 «Документ, подтверждающий производственные расходы (дата и номер) — 34 00 9998 от 22.01.2025, 44 542 444 от 23.01.2025.
- графа 4 «Наименование документа (расхода)» — маршрут/квитанция электронного пассажирского авиабилета, кассовый чек;
- графы 5, 7 «Сумма расхода по отчету» — 8000 ₽.
Что нужно знать (FAQ)
Собрали часто задаваемые вопросы по заполнению авансового отчёта.
Кто подписывает. Сначала авансовый отчёт подписывает командированный работник, затем бухгалтер проверяет все данные и ставит свою подпись.
Что делать, если в отчёте ошибка. Согласуйте исправления с сотрудником или бухгалтером. Затем зачеркните ошибку и рядом напишите правильный текст. После этого заверьте правку подписями.
Сколько хранить авансовый отчёт. Документ хранится в течение пяти лет.
Что будет за отсутствие отчёта. Без авансового отчёта сотрудник не сможет получить компенсацию расходов в командировке.
Компании будет грозит штраф в размере 20% от суммы доначислений (ст.122, 123 НК РФ). Также полученные деньги будут считаться доходом сотрудника, а на доход нужно начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Если к авансовому отчёту не приложены все документы, либо отчёт не сдан в срок, то компании также грозит штраф по ст. 15.11 КоАП — 10 000 ₽ за первое нарушение, 20 000 ₽ за повторное.
Заключение
Оформление авансового отчёта — обязательный пункт командировки. Сотрудник обязан сдать отчёт и приложить подтверждающие документы в течение трёх рабочих дней после возвращения из поездки. Без авансового отчёта компании грозит штраф и дополнительные расходы — страховые взносы и НДФЛ, т.к сумма аванса будет считаться доходом сотрудника.