Что такое командировка и как её оформить

Хотя сегодня технологии позволяют решать все вопросы удалённо, личное общение может быть преимуществом. Как показывает практика, обсудить сотрудничество с потенциальными партнерами или подписать договор эффективнее вживую. Поэтому командировки — всё ещё большая часть корпоративной жизни.

Разберёмся, что такое командировка и как её правильно оформить. Вот основные признаки:

  • трудовые отношения между сотрудником и работодателем;
  • сотрудник отправляется в поездку по распоряжению работодателя и в его интересах;
  • для поездки определён срок;
  • служебное поручение будет выполняться вне места постоянной работы.

При этом, если работа и так имеет разъездной характер, служебные поездки не считаются командировками.

Выбор сотрудника

В командировку можно отправить не каждого сотрудника. По ТК РФ, есть ряд ограничений. Нельзя направлять в командировку:

По ст. 259 ТК РФ, некоторые сотрудники могут поехать в командировку только с их письменного согласия и при наличии медицинского заключения, это:

  • женщины с детьми до трех лет;
  • воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга;
  • воспитывающие ребенка-инвалида;
  • осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Гарантии распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних. Во всех этих случаях работодатель формирует письменное уведомление для сотрудника.

Сотрудник знакомится с документом, ставит своё согласие и подпись, при отсутствии ограничений по медицинскому заключению. Он также может отказаться от командировки — указать это в уведомлении или написать отдельное заявление.

Приказ о командировке

Работодатель указывает цель, срок и место служебной командировки и выпускает приказ. Создать приказ можно по унифицированной форме Т-0 Госкомстата или по внутренней форме компании. В приказе должны быть:

  • наименование организации;
  • наименование документа и дата его составления;
  • Ф.И.О. работника, его должность и структурное подразделение;
  • место назначения (страна, город, организация);
  • срок командировки (количество календарных дней);
  • даты начала и окончания поездки;
  • цель командировки;
  • организация, которая оплачивает командировочные расходы.

Приказ должен быть подписан руководителем организации и сотрудником, который едет в командировку.

Оплата командировки

Штатному сотруднику, которого направляют в командировку, должны оплатить:

  • проезд;
  • проживание;
  • суточные;
  • иные расходы, которые сотрудник произвел с разрешения руководителя.

Для возмещения расходов на проезд понадобятся билеты. Если вы летели на самолете, сохраните посадочный талон со штампом о досмотре. Если штамп поставить не удалось, подойдёт другой документ, который прямо или косвенно подтвердит факт использования билетов. Например, багажные квитанции или бирки. Для подтверждения затрат на проживание подготовьте документы из гостиниц.

Нормы и порядок оформления затрат компания выбирает самостоятельно. А вот порядок выплаты суточных прописан в законодательстве. Если суточные больше 700 рублей для поездок по России и больше 2500 рублей для заграничных поездок, удерживаются НДФЛ и взносы.

Во время командировки сотруднику выплачивают среднюю зарплату. Учитываются все дни работы по графику, плюс дни в пути. Работа в выходные или праздники оплачивается по общим правилам: в двойном размере или с предоставлением дополнительного выходного.

Оформление авансового отчёта

Отчёт о затратах (билеты, чеки, квитанции и т.п) сотрудник должен предоставить в течение трёх рабочих дней после командировки.  

Работодатель может выдать денежные средства до командировки. Если сотрудник потратил большую сумму, то компания выплачивает компенсацию, если меньшую — сотрудник обязан вернуть разницу компании. Ещё можно оплатить всю командировку за счет личных средств, а потом возместить расходы по чекам из поездки.  

Как видно, процесс оформления командировки достаточно прост, а сервис Aviasales для бизнеса делает его ещё легче и понятнее. В личном кабинете вы можете оперативно находить самые удобные и выгодные авиабилеты, оплачивать их одним нажатием, контролировать расходы на поездки, создавать необходимые отчёты и получать закрывающие документы

Похожие статьи