Процесс оформления загранкомандировки практически не отличается от процесса оформления поездки внутри страны, но все же имеет свои особенности, на которые нужно обратить внимание.
Особенности загранкомандировок
Командировка в иностранное государство оформляется так же, как и внутри страны. Набор документов и порядок их оформления совпадает. Для командировки за границу также нужно командировочное удостоверение (форма N Т-10), которое подтвердит время поездки.
У зарубежной командировки есть дополнительные гарантии, которые прописаны в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки. В соответствии с ними, кроме возмещения стандартных расходов, работник также имеет право вернуть:
- расходы на оформление загран. паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Ограничения для командировки за рубеж
Для заграничной командировки также есть ограничения. В служебную поездку в иностранное государство нельзя направить:
- сотрудников, которые не состоят в трудовых отношениях с работодателем. То есть работают по гражданско-правовому договору или являются сотрудниками сторонней организации;
- сотрудников, проходящих обучение в компании, с которыми заключён ученический договор, если командировка не связана с ученичеством;
- беременных женщин;
- сотрудников до 18 лет;
- инвалидов (при мед. показаниях).
По ст. 259 ТК РФ, для оформления командировки некоторых работников потребуется их письменное согласие и мед. заключение, это:
- женщины с детьми до трех лет;
- воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга;
- воспитывающие ребенка-инвалида;
- осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
Проверьте условия въезда в страну. Не забывайте о визе — она нужна в странах Евросоюза, США, Великобритании и некоторые других. Безвизовый режим действует в странах СНГ и других дружественных государствах.
Суточные в командировке за рубеж
До начала поездки командированный должен получить средства на командировочные расходы. Размер аванса определяет работодатель на основе длительности поездки, стоимости билетов, потенциальных затрат на жильё и другие нужды, а также суммы суточных, выбранной внутри компании. Особенно важно учесть это при длительных заграничных командировках. Но помните, что, по закону, для заграничных командировок с суточных больше 2500 рублей удерживается налог на доходы для физических лиц. Подробнее про суточные мы рассказываем в отдельной статье.
Суточные для зарубежных поездок выплачиваются в валюте той страны, куда направляется сотрудник. Если работник уезжает в командировку, пересекает границу РФ и возвращается в тот же день, то ему выплачивается 50% суточных в иностранной валюте. Не забывайте про учет выходных и нерабочих дней в командировке.
Обратите внимание, как считаются суточные для дней, когда сотрудник пересекает границу России. День выезда из страны относится к пребыванию за рубежом — суточные выплачиваются в иностранной валюте. Время, затраченное на переезд через границу на обратном пути, оплачивается уже в рублях.
Отчетные документы
После командировки у работника есть три дня, чтобы подготовить авансовый отчёт. В нём должна быть информация о всех расходах командированного во время поездки. Важно прикрепить документы, подтверждающие все траты. Не забудьте перевести их на русский язык.
Оформить командировку заграницу так же просто, как в соседний город России. А сервис Aviasales для бизнеса делает его ещё легче и понятнее. В личном кабинете вы можете оперативно находить самые удобные и выгодные авиабилеты, оплачивать их одним нажатием, контролировать расходы на поездки, создавать необходимые отчёты и получать закрывающие документы.