Навигация по статье
Если сотрудник работает в компании и оформлен официально по трудовому кодексу РФ, ему полагается полная оплата командировки и возмещение расходов на поездку. К ним относятся:
- затраты на проезд
- затраты на проживание
- суточные
- иные расходы в поездке
Сотрудник может оплатить всё сам и затем предоставить чеки и получить возврат денег в бухгалтерии, либо компания берёт на себя расходы и оплачивает билеты, проживание и сопутствующие расходы. В статье рассказываем, что такое суточные и командировочные, как проводить расчёт командировочных и выдавать суточные.
Учёт расходов на проезд
Работодатель оплачивает проезда до места, где проходит командировка: покупает билеты или возмещает затраты на билеты, оплату бензина и каршеринга.В зависимости от того, какой транспорт работник использует, отличается учёт расходов для расчёта налогов. Дальше в статье разберём основные ситуации.
Билеты
Работодатель возмещает стоимость билетов и сервисных сборов, либо заранее покупает билеты за свой счёт.
Как отчитаться. Сотрудник отдаёт в бухгалтерию распечатанный электронный билет и посадочный талон. Если сотрудник потерял посадочный, можно предоставить справку о перелёте. Справку можно получить на стойке авиакомпании в аэропорту. Ещё для подтверждения поездки подойдёт отметка в заграничном паспорте, если командировка была за границей.
Что учитывается в расходы компании. Работодатель учитывает стоимость билетов и сборы. Например, работодатель может учесть в расходах сбор за оформление билетов.
Затраты на бензин, такси или каршеринг
Сотрудник сам оплачивает бензин для своей машины, поездки на такси и каршеринге. Затем компания возмещает ему расходы.
Как отчитаться. Если сотрудник едет в командировку на своей машине, нужно составить путевой лист, служебную записку о поездке и предоставить чеки на оплату бензина. Для такси и каршеринга — сотрудник отдаёт в бухгалтерию чеки за поездки или аренду машины.
Что учитывается в расходы компании. Компания учитывает общую сумму расходов, которую сотрудник потратил на поездку до места командировки.
Учёт расходов на проживание
В зависимости от того, где сотрудник живёт во время командировки, отличаются правила по учёту расходов. Разберёт проживание в отеле и в арендованной квартире.
Отель
Работодатель оплачивает проживание или возмещает сотруднику деньги, которые он потратил на проживание.
Как отчитаться. Сотрудник предоставляет счёт на оплату отеля. Также компания может возместить сотруднику оплату питания, если для этих расходов есть отдельный чек.
Что учитывается в расходы компании. В расходы учитывается только стоимость проживания в номере. Дополнительные услуги, например, питание, обслуживание в номере или фитнес-зал, нельзя учесть в расходы.
Арендованное жильё
Работодатель оплачивает аренду жилья заранее, либо возмещает сотруднику деньги, которые он потратил на аренду.
Как отчитаться. Сотрудник предоставляет договор аренды и платёжные документы — чеки или счета.
Что учитывается в расходы компании. В расходы учитывается стоимость проживания. Если у сотрудника или работодателя нет договора и чеков на аренду жилья, нельзя учитывать оплату проживания в налоговых расходах.
Учёт суточных
Перед командировкой работодатель выдаёт сотруднику суточные на все дни поездки. Максимальная сумма, на которую не нужно начислять НДФЛ и взносы, — 700 рублей в день для поездок по России и 2500 рублей для заграничных поездок.
Если сумма суточных в день превышает норму, на остаток нужно начислить НДФЛ и социальные взносы. Например, компания отправляет сотрудников в командировку по России и выдаёт суточные в размере 1000 рублей в день. На каждые 300 рублей в день нужно будет начислить НДФЛ и взносы.
Для командировок по России сроком сроком один день, суточные платить не нужно. Вместо суточных сотрудник может получить компенсацию расходов во время поездки. Для этого нужно закрепить порядок и размер компенсации в локальном нормативном акте компании.
Подробнее о том, как оформить командировку за границу, читайте в нашей статье.
Что такое суточные и чем они отличаются от командировочных
Суточные — это затраты, которые возникают при проживании вне дома. Сотрудник должен получить суточные за все рабочие, выходные и праздничные дни в командировки, включая день отъезда и возвращения. Если сотрудник едет в командировку за границу, работодатель выдаёт суточные в валюте.
О нерабочих и праздничных днях в командировке — рассказали в статье для «Базы знаний».
Командировочные расходы — это все затраты, необходимые для оформления командировки. Оплата и возмещение командировочных расходов лежит на работодателе. Вот что входит в командировочные:
- оплата проезда
- оплата проживания
- суточные на все дни поездки
- иные расходы на поездку — по договорённости с работодателем.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Работодатель выдаёт суточные перед поездкой. Иногда сотрудники оплачивают расходы в командировке из личных денег и затем получают компенсацию по необходимым расходам по чекам из поездки.
Что может входить в необходимые расходы в поездке:
- питание
- поездки на общественном транспорте
- оплата постельного белья в поезде
Если работодатель не выплатил командированному суточные до поездки или отказался компенсировать расходы, сотрудник вправе отказаться от поездки. Считайте, что без суточных — нет командировки. По закону компания берёт на себя расходы, связанные с деловыми поездками.
Размер суточных в командировках по России и за границу
Компания сама определяет размер суточных и указывает это в нормативном акте организации. В законе указан размер суточных, на который не нужно начислять НДФЛ и взносы:
- 700 рублей в день для поездок по России
- 2500 рублей в день для зарубежных поездок
Если компания выдаёт больше денег в день, нужно будет заплатить налог со всей суммы, которая превышает норму.В случае с заграничными поездками для расчёта суточных нужно учитывать дату пересечения границы. День выезда из России считается по нормам для заграничных поездок — 2500 рублей в день. День приезда в Россию — по нормам для поездок по России, 700 рублей в день. Суточные можно выдать в рублях или в валюте.
Отличия для бюджетных и коммерческих организаций
Сумма суточных для бюджетной организации — 100 рублей в день, если поездка проходит на территории России.
В коммерческих организациях работодатель сам определяет размер суточных. Эту информацию закрепляют в локальном нормативном акте компании. Документ можно составить в свободной форме.
Если компания отправляет сотрудника за границу, суточные суточные выплачиваются в иностранной валюте.
Выплата суточных за дни, проведённые в дороге
В Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 указано, что работодатель выдаёт суточные за все дни, проведённые в дороге. Если во время поездки была вынужденная остановка, за эти дни также нужно выдать суточные. Это такие же необходимые расходы, как и суточные за дни, в которых сотрудник выполняет работу.
Нормы суточных в 2025 году
Минимальный размер суточных в 2025 году — 100 рублей в день. Компания может установить любой размер суточных и закрепить его в локальном нормативном акте.
При этом есть сумма, которая не облагается налогом для физических лиц. Суточные в 2025 году в поездках по России — это 700 рублей в день, для заграничных командировок — 2500 рублей в день. Что касается оплаты командировочных дней в 2025 году, то за дни поездки работнику выплачивают средний заработок.