Навигация по статье
Сотрудник едет в командировку за счёт работодателя. Компания обязана компенсировать расходы на проезд, проживание, дополнительные услуги и выдать суточные. Рассказываем, что входит в командировочные расходы, как вести учёт и нужно ли облагать расходы налогами.
Что такое командировочные расходы по ТК РФ
Командировочные расходы — это затраты сотрудника на командировку. По статье 168 ТК РФ работодатель компенсирует расходы на проезд, проживание, дополнительные услуги, если они связаны с поездкой, выдаёт суточные.
Проезд
Работодатель оплачивает проезд до места командировки: билеты, каршеринг или аренду автомобиля, бензин для собственного автомобиля сотрудника, дополнительные траты, например провоз багажа, проезд по платной дороге или трансфер.
Компания может оплатить всё заранее, либо компенсировать расходы по возвращении. Чтобы получить компенсацию, работник должен сдать авансовый отчёт и приложить подтверждающие документы.
Проживание
Сотруднику полагается оплата гостиницы или аренды квартиры, либо компенсация компенсация расходов на проживание. Чтобы отчитаться за поездку, сотрудник заполняет авансовый отчёт и прикладывает документы об оплате.
Суточные
Работодатель выдаёт суточные за все дни поездки. Сумма, с которой не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы, — 700 рублей в день при поездке по России и 2500 рублей для поездки за рубеж. Вы можете закрепить свою сумму суточных в положении о командировках.
Если командировка проходит за границей, выдают 50% суточных в иностранной валюте от нормы, установленной работодателем для обычных загранкомандировок. Об этом сказано в п. 17 Положения о командировках №501.
Подробнее о том, как начислять суточные, рассказали в статье.
Иные расходы
Иногда работники пользуются платными услугами в отеле: заказывают стирку в прачечной, арендуют сейф, бронируют конференц-зал. Работодатель может компенсировать эти расходы, если они связаны с командировкой и подтверждены документами.
Работодатель может оплачивать связь, расходы на визу и загранпаспорт, страховку, другие расходы для организации командировки, например прививки для въезда в страны Азии или Африки. Подробнее о зарубежных командировках читайте в нашей статье.
Если сотрудник организовывал мероприятия для деловых партнёров, у него могут быть представительские расходы: счета из ресторана, расходы на такси и трансфер, услуги переводчиков, платные сервисы в отеле. Чтобы отчитаться о представительских расходах, укажите их в авансовом отчёте, приложите документы и укажите причину встречи и её результаты.
Какие расходы не относятся к командировочным
К командировочным не относятся личные расходы сотрудника, например дополнительные услуги в отеле, не связанные с командировкой, питание в ресторане, развлечения, оплата штрафов. Компания не может компенсировать такие расходы и учитывать их при расчёте налога на прибыль.
Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов
Приказ на командировку
Приказ на командировку — это основной документ, на основании которого работодатель оформляет командировку. В нём указывают ФИО сотрудника, сроки, место и цель поездки. Подробнее о том, как составить приказ на командировку, рассказали в статье.
Авансовый отчёт
Чтобы отчитаться о поездке и получить компенсацию расходов, сотрудник сдаёт авансовый отчёт по форме АО-1. Срок сдачи отчёта — в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки по пункту 23 постановления правительства №501.
Если сотрудник вернулся в выходной или праздничный день, либо сразу ушёл в отпуск, на больничный или уехал в новую командировку, трёхдневный срок отсчитывается со дня выхода на работу.
К авансовому отчёту нужно приложить подтверждающие документы. Для документов на иностранном языке нужен построчный перевод, сотрудник может перевести документ самостоятельно.
| Тип расходов | Документы |
| Билеты на поезд, самолёт или автобус | Электронный билет или посадочный талон. Также подойдёт справка о перелёте или штамп в загранпаспорте |
| Траты на каршеринг, бензин или аренду машины | Путевой лист, служебная записка о поездке и чеки об оплате |
| Расходы на такси | Бумажный или электронный чек об оплате поездки |
| Оплата отеля | Счёт об оплате проживания |
| Аренда квартиры | Договор аренды, чеки или счета на оплату |
Как облагать налогами командировочные расходы
Расходы не облагаются налогами
По статье 217 НК РФ расходы на проживание и проезд до места командировки не облагаются НДФЛ, если они перечислены в авансовом отчёте, подтверждены документами и связаны с командировкой.
Командировочные расходы не облагаются страховыми взносами, если они не превышают лимиты — по статье 422 НК РФ. Например, если работодатель выдаёт суточные в размере до 700 рублей для поездки по России и до 2500 рублей для поездки за рубеж.
Если в стоимость отеля входят завтраки, они должны быть указаны отдельным пунктом, как расходы на питание. Не рекомендуется включать их в категорию расходов на проживание.
Расходы облагаются налогами
Дополнительные услуги, связанные с комфортом сотрудника. К личным расходам относится мини-бар в номере, бассейн, тренажёрный зал. Если вы планируете возмещать сотруднику услуги, который сотрудник оплатил для личного комфорта, на эти суммы нужно начислить 13% НДФЛ.
Например, сотрудник оплатил за проживание в отеле 15 000 рублей и дополнительно 3000 рублей за доставку еды в номер. Компания компенсирует ему полную стоимость проживания 15 000 рублей, а за доставку только 3000 — 13% = 2610 рублей за вычетом НДФЛ.
Суточные сверх нормы. Если компания закрепила суммы суточных свыше 700 рублей для поездок по России и свыше 2500 рублей для заграничных поездок, то на сумму превышения нужно начислить НДФЛ и взносы.
Например, компания закрепила в ЛНА сумму суточных 1000 рублей для поездок по России. Сотрудник получил 3000 рублей суточных за три дня командировки. Сумма превышения 3000 — (700 × 3) = 900 рублей. С этой суммы компания заплатит налоги и взносы.
Как учитывать командировочные расходы при расчёте налога на прибыль
На учёт командировочных расходов влияет то, на каком режиме вы работаете.
АУСН или УСН «Доходы минус расходы»
Командировочные расходы относят к расходам компании, связанным с производством и реализацией по статье 346.16 НК РФ, и исключают из налогооблагаемой базы налога на прибыль. Они должны быть экономически обоснованы и подтверждены документами. Например, сюда могут входить трансфер до отеля или аренда конференц-зала.
Если вы выдаёте деньги сотруднику авансом, такие выплаты считаются «прочими расходами». Их также можно принять в расходы и уменьшить на них налогооблагаемую базу. Затраты сотрудника также должны быть обоснованы, связаны с командировкой и подтверждены документами.
Суточные также принимают в расходы, независимо от лимитов для начисления НДФЛ.
УСН «Доходы»
Расходы не учитываются при расчёте налога на прибыль. Сумма налога рассчитывается со всей полученной выручки.
Пример расчёта командировочных расходов
Мария едет в командировку на 4 дня в Екатеринбург, компания компенсирует ей перелёт, проживание и прачечную в отеле, также выдаёт суточные за все дни поездки.
Проживание: 18 000 рублей
Перелёт: 12 000 рублей
Суточные: 4 × 700 = 2800 рублей
Прачечная: 2500 рублей
Итого компания компенсирует Марии 35 300 рублей.
Итоги: что нужно знать о командировочных расходах
Компания компенсирует сотруднику расходы на командировку. В них входят суточные, затраты на проживание, проезд, дополнительные услуги, например затраты на визу, страховку, проезд по платным дорогам.
Если сотрудник тратил свои деньги в командировке, ему нужно сдать авансовый отчёт и получить компенсацию. Отчёт сдают в течение трёх дней по возвращении из поездки.
Норма суточных, с которой не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы, — 700 рублей в день при поездке по России и 2500 рублей для поездки за рубеж. Можно закрепить свою сумму в ЛНА.