Командировка и отпуск

Иногда командировка может плавно перетекать в отпуск или начинаться сразу после отпуска. В таких случаях важно заранее узнать личные обстоятельства работника и детали поездки.

В статье рассматриваем ситуации, когда отпуск и командировка идут друг за другом.

 

Чем командировка отличается от отпуска

Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок. В командировке сотрудник выполняет служебные поручения вне места постоянной работы.

Отпуск — это освобождение от работы. В это время сотрудник не работает.

Сотрудник не может одновременно быть в отпуске и в командировке. Чтобы отправить сотрудника в командировку, нужно дождаться, пока он выйдет из отпуска.

 

Сотрудник идёт в отпуск после командировки

Сотрудник может остаться в месте командировки на время отпуска. Рассказываем, как это правильно оформить.

За две недели — уведомите об отпуске под подпись. Уведомляйте сотрудников об отпуске не позднее, чем за две недели до его начала. Вы можете уведомить сотрудника об отпуске до командировки или во время. Например, можно отправить приказ с помощью ЭДО и получить электронную подпись сотрудника.

Если планируете использовать ЭДО, заранее пропишите эти условия в локальном нормативном акте.

За три дня до отпуска — выдайте отпускные. Выплата должна быть не позднее, чем за три полных календарных дня. Если отпуск начинается в понедельник, отправьте отпускные в четверг.

После командировки — сотрудник составляет авансовый отчет. В течение трех рабочих дней после командировки работник отчитывается о расходах и передает отчет в бухгалтерию.

Если сотрудник сначала был в командировке, а затем поехал в отпуск, три рабочих дня отсчитываются с даты возвращения из отпуска.

 

Сотрудник проводит отпуск в месте командировки

После командировки сотрудник может остаться там же в отпуск — ещё на несколько дней. В этом случае он имеет право на компенсацию расходов. Рассказываем, какие расходы может возместить компания, а что сотрудник должен оплачивать сам.

Какие расходы несёт компания

Работодатель возмещает расходы, которые связаны с командировкой и подтверждены документами.

• Суточные. В эквиваленте до 2500 рублей в день суточные не облагаются налогом.

• Оплата проживания на время командировки. Сотрудник может оплатить отель сам и получить компенсацию. Для этого нужно сохранить чеки и документы по бронированию.

• Оплата проезда. Сюда же входят расходы на оформление визы и дополнительные услуги, например, провоз багажа или постельное бельё для поездки на поезде.

• Курортный сбор. Сейчас он введен в Крыму, Алтайском крае и Краснодарском крае, а с 1 апреля 2023 года — ещё и в Санкт-Петербурге. Сумма сбора в 2023 году — 100 ₽ в день. 

Сотрудники сами оплачивают курортный сбор, затем работодатель компенсирует эти расходы. Если сотрудник остается в отпуске в месте командировки, то компания возмещает курортный сбор только за дни командировки.

Чтобы подтвердить оплату курортного сбора, сотрудник должен предоставить квитанцию к приходному кассовому ордеру. Это указано в письме от 19.04.2018 № ЕД-4-20/7551 ФНС России.

Сотрудник едет в командировку на пять дней, затем остается в отпуске на семь дней. Общий курортный сбор составляет 1200 ₽ — по 100 ₽ на каждый из 12 дней.

Компания возмещает только 500 ₽ — за пять дней командировки.

• Другие расходы. Если сотрудник тратил свои деньги на командировку и может подтвердить их документами, компания может компенсировать эти расходы.

Какие расходы нельзя компенсировать

• Обратный билет. Если сотрудник остается в отпуске после командировки, то компания компенсирует билет только в одну сторону, либо половину билета «туда-обратно». 

В противном случае работодатель должен удержать НДФЛ и уплатить страховые взносы, потому что сотрудник получает выгоду — оплату билетов домой.

Если сотрудник остается в месте командировки на выходные, то экономической выгоды не возникает. Например, командировка закончилась в пятницу, а сотрудник остался в месте командировки ещё на выходные. Эта ситуация регулируется письмами Минфина от 23.09.2020 и от 25.10.2020.

• Расходы сотрудника, не связанные с командировкой. Затраты на командировку учитываются в налоговой декларации как затраты на расходы организации. Они должны быть обоснованы объективными причинами. Например, налоговая не примет компенсацию трат на такси. Но можно возместить затраты на общественный транспорт.

Если вы не относите эти расходы на затраты организации, то можете компенсировать любые траты. В этом случае с них придётся платить НДФЛ и страховые взносы.

 

Сотрудник едет в командировку в первый день после отпуска

Есть два способа подготовиться к командировке сотрудника сразу после отпуска:

• подготовить документы до отпуска;
• подготовить документы и обсудить детали командировки во время отпуска.

Лучше выбрать первый способ, чтобы не тревожить сотрудника в свободное от работы время. У работников есть право не выходить на связь во время отпуска или выходных.

Рассказываем, как оформить командировку сразу после отпуска.

До или во время отпуска — подготовьте документы

Закладывайте минимум 1-2 дня на беседу с сотрудником и оформление документов. Подходит для компаний с электронным документооборотом (ЭДО) и для ситуаций, когда сотрудник готов обсудить командировку в отпуске.

• Уточните личные обстоятельства работника. Убедитесь, что у сотрудника нет противопоказаний для деловой поездки и он не относится к специальным категориям. Например, нельзя отправлять в командировку сотрудников с временной нетрудоспособностью, беременных женщин, работников до 18 лет.

• Заранее ознакомьте работника с приказом на командировку. Это можно сделать лично, либо с помощью ЭДО. Работник знакомится с приказом и подписывает его — от руки, либо с помощью электронной подписи.

Ближе к дате поездки — оплатите билеты и отель

• Оплатите проезд и проживание либо выдайте аванс. Убедитесь, что у вас есть актуальные паспортные данные сотрудника. Нельзя покупать билеты и бронировать проживание без согласования с работником.

• Выдайте суточные. Сумма выплачивается сотруднику за каждый день нахождения в командировке. Каждая компания сама устанавливает размер суточных в локальном нормативном акте. 

Сумма суточных, которая не облагается НДФЛ: не более 700 ₽ за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2500 ₽ за каждый день нахождения за границей.

 

Работодатель отзывает сотрудника из отпуска и отправляет в командировку

Работодатель может отозвать сотрудника из отпуска только при его согласии и при наличии объективной причины. Порядок отзыва из отпуска указан в статье 125 ТК РФ.

Исключительные ситуации регулируются статьей 252 ТК РФ. В этих случаях работодатель может отзывать сотрудников из отпуска без их согласия. Например, если правительство вводит специальные меры в определенных сферах экономики.

Рассказываем по шагам, как отозвать сотрудника из отпуска и отправить в командировку.

1. Получите устное согласие сотрудника. Свяжитесь с сотрудником и обсудите с ним причину отзыва и его личные обстоятельства.

Убедитесь, что у него нет противопоказаний на отзыв из отпуска. Нельзя отзывать из отпуска: 

• несовершеннолетних сотрудников,
• беременных женщин,
• работников, занятых на производстве с вредными или опасными условиями труда,
• работников с единственным 14-дневным отпуском.

Убедитесь, что у сотрудника нет противопоказаний для деловой поездки и он не относится к специальным категориям. 

Нельзя отправлять в командировку беременных женщин. Иногда работодатель может не знать о факте беременности. Уточните этот момент у сотрудницы. Если вы вызовете сотрудницу из отпуска, отправите в командировку и затем узнаете о факте беременности, то это будет считаться нарушением ТК РФ.

2. Выпустите приказ на отзыв из отпуска. В приказе укажите объективную причину, по которой вы отзываете сотрудника из отпуска и отправляете его в командировку.

3. Получите письменное согласие. Сотрудник должен ознакомиться с приказом на отзыв из отпуска и подписать его.

4. Выпустите приказ на командировку. Ознакомьте работника с приказом и получите его письменное согласие. Это можно сделать лично или с помощью ЭДО.

5. Оплатите проезд и проживание либо выдайте аванс. Убедитесь, что у вас на руках актуальные паспортные данные сотрудника. Нельзя покупать билеты и бронировать проживание без согласования с работником.

6. Выдайте суточные. Сумма выплачивается сотруднику за каждый день нахождения в командировке. Каждая компания сама устанавливает размер суточных в локальном нормативном акте.

7. Перенесите оставшийся отпуск сотрудника. Сотрудник может перенести неиспользованную часть отпуска на другие удобные даты. Например, отправиться в отпуск в этом году, либо присоединить оставшиеся дни к отпуску в следующем году.

Нельзя переносить отпуск на следующий год несовершеннолетним и работникам, занятым на предприятии с вредными и опасными условиями труда.

Если вы переносите отпуск на другие даты, нужно учитывать неразразрывный 14-дневный период. Если вы вызываете сотрудника на работу, его следующий отпуск должен состоять из 14 дней.