Навигация по статье
Чтобы оформить служебную командировку, в том числе однодневную, руководитель должен издать приказ о направлении в командировку. Это обязательный документ для оформления поездки. Для приказа используют унифицированную форму Т-9 или Т-9а, это указано в Постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 №1.
В статье рассказываем, как правильно составить приказ на командировку, и даём образцы документов.
Кто составляет приказ на командировку
Приказ на командировку должен составляют в кадровой службе или бухгалтерии. Затем документ подписывает генеральный директор компании, либо его доверенное лицо и сотрудник, которого направляют в командировку.
Подробнее об оформлении документов читайте в статье «Как оформить командировку».
Основания и цели для направления в командировку
В статье 166 ТК РФ сказано, что служебная командировка — это поездка по поручению работодателя на определённый срок для выполнения задач вне места постоянной работы. У поездки обязательно должна быть цель, её указывают в приказе на командировку. Это нужно, чтобы признать расходы на поездку экономически обоснованными.
В законе не указаны чёткие требования к целям и основаниям командировки. Всё зависит от задач компании и результата, которого вы планируете достичь. Вот несколько пунктов, которые следует учитывать:
Производственная необходимость. Поездка несёт расходы для компании, поэтому она должна быть обоснована и направлена на получение прибыли.
Должность сотрудника. Цель поездки и список задач должны соотноситься с должностью сотрудника и его обязанностями.
Возможность измерить результат служебной поездки. У поездки и задач должен быть измеримый результат.
Можно сформулировать цель своими словами, но достаточно конкретно. Например, «проведение переговоров с инвесторами для разработки нового мобильного приложения» или «разработка юридической документации для открытия нового филиала».
Как оформить приказ на командировку: пошаговая инструкция
1. Составьте документ по унифицированной форме приказа Т-9, если отправляете в командировку одного сотрудника. Если отправляете в поездку нескольких сотрудников, используйте форму Т-9а.
Также вы можете разработать собственную форму бланка для приказа о направлении в командировку. В документе должны быть основные поля для заполнения, при необходимости можно добавить собственные поля.
Вот что должно быть указано в приказе о командировке сотрудника:
2. В шапке документа заполните название компании или ФИО предпринимателя, если компания оформлена как ИП, код ОКПО, номер приказа и дату составления.
3. Заполните информацию о командированном: ФИО, табельный номер, отдел и должность.
4. Укажите информацию о поездке: место командирования, даты, количество дней, цель поездки, источник средств на поездку, а также название, дату и номер документа, на основании которого планируется командировка.
Обратите внимание, что даты командировки должны совпадать в приказе и в билетах. Компания не сможет признать расходы на проезд в командировку, если дата выезда по приказу позже, чем выезд по билету.
5. Заполненный приказ подписывает генеральный директор организации и сотрудник, которого отправляют в командировку. Также можно ознакомить с приказом сотрудников, заинтересованных в поездке, например непосредственного руководителя и бухгалтера.
Образец заполнения и шаблон приказа о командировке
Составили пример заполнения приказа на командировку. Скачайте образец в Word или в PDF.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отправить сотрудника в командировку без приказа?
Нет, приказ — это обязательный документ для оформления командировки.
Можно ли издать приказ задним числом?
Не рекомендуется издавать приказ задним числом. Если сроки командировки оказались меньше, чем вы планировали, лучше издать новый приказ об изменениях дат поездки с причиной и подтверждающими документами.
Обязательно ли издавать приказ на однодневные командировки?
Да, приказ издают на командировки любой длительности. Подробнее о порядке оформления рассказали в статье «Однодневная командировка».
Как оформить приказ на командировку в выходные дни?
Укажите в приказе даты, на которые приходится командировка. Также обязательно начислите командировочные выплаты за работу в выходной: двойной размер оплаты, либо отгул.
О том, как правильно оформить командировку в выходные, читайте в статье «Командировка в выходные дни».
Какие штрафы могут быть за отсутствие приказа на командировку?
По статье 5.27 КоАП РФ — предупреждение или административный штраф от 1000 ₽ до 5000 ₽ для должностных лиц. Для юридических лиц — от 30 000 ₽ до 50 000 ₽.
Заключение
Приказ о направлении работника в командировку — это обязательный документ для оформления поездки. Если отправляете одного сотрудника, оформите приказ по форме Т-9, для нескольких — Т-9а.
В приказе нужно указать данные сотрудника, детали поездки, затем подписать документ у руководителя компании и командированного сотрудника. За отсутствие приказа на командировку компании грозит штраф до 50 000 ₽.