Оплата питания в командировке

Обычно сотрудники оплачивают питание в командировке из суточных. По желанию работодатель может дополнительно компенсировать траты в ресторанах и барах — если такая компенсация предусмотрена локальными актами. Учтите, что налогообложение таких расходов — спорный вопрос. В большинстве случаев на сумму компенсации начисляются НДФЛ и страховые взносы.

В статье подробно разбираем, как оплачивать питание в командировке и как учитывать эти траты для налогообложения.

Должен ли работодательоплачивать питание сотрудника в командировке

Разбираем частые ситуации:

Питание входит в стоимость проживания. Работодатель компенсирует всю стоимость проживания, в том числе и завтраки в ресторане отеля.

Питание в ресторанах и кафе. Работодатель не обязан оплачивать питание для сотрудника, если оно не входит в стоимость проживания. Считается, что суточные покрывают расходы на питание.

Питание в самолёте или в поезде. Работодатель не должен компенсировать расходы на питание в транспорте. Исключение — если питание включено в стоимость билета.

Подробнее о дополнительных услугах в транспорте рассказали в статье про возмещение расходов на проезд в командировке.

Компания может закрепить политику по компенсации расходов на питание в своём Положении о командировках. Чтобы получить компенсацию, работник должен предоставить в бухгалтерию отдельные чеки за питание.

Как оформить и учесть оплату питания в командировке

Работодатель может возместить расходы на питание сотрудников в командировке, если это закреплено в локальном нормативном акте компании.

Вот порядок действий:

1. Закрепите порядок компенсации в локальном нормативном акте.

2. Сотрудник составляет авансовый отчёт и прикладывает чеки за питание в бухгалтерию: общий чек за проживание и завтраки, либо отдельные чеки за питание.

Питание включено в стоимость проживания. Включение завтрака в расходы на размещение может повлечь налоговые санкции. Мы рекомендуем разграничивать разные категории расходов в отчёте и иметь документы на каждый пункт. Подробнее читайте в статье про дополнительные услуги в отеле.

Отдельные чеки из ресторанов. Расходы считаются затратами на питание, не рекомендуется включать их в категорию затрат на размещение. В подп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ сказано, что обслуживание в барах, ресторанах, а также доставка в номер — это исключение из включённых в стоимость дополнительных услуг.

3. Бухгалтерия компенсирует сотруднику расходы на питание.

Как налогооблагается питание в командировке

Обычно сотрудники оплачивают питание за счёт суточных. Максимальная сумма суточных, на которую не нужно начислять НДФЛ и взносы, — 700 рублей в день для поездок по России и 2500 рублей для заграничных поездок.

Если суточные в вашей компании превышают 700 и 2500 рублей, то на сумму превышения будут начислены 13% НДФЛ. Например, если сумма суточных составляет 1000 рублей в день, на 300 рублей будут начислены налоги.

В законе нет чёткого ответа на вопрос, как налогооблагается питание сотрудника в командировке, если оно не включено в стоимость проживания не выделено отдельной строкой в чеке. При проверке налоговая может признать такие компенсации доходом сотрудника. Если вы решите компенсировать расходы, важно зафиксировать это в локальных документах и быть готовыми обосновывать учёт расходов.

Питание или суточные: что выгоднее работодателю?

Работодатель обязан выдать сотруднику суточные за все дни поездки, в том числе за выходные. Эта сумма может покрывать расходы на питание в командировке. Сумма суточных, которая не облагается налогом: 700 рублей в день при поездках по России, 2500 рублей в день для зарубежных командировок.

Если работодатель оплачивает стоимость питания в командировке, эти расходы идут дополнительно к сумме суточных. В итоге сумма командировочных расходов за каждого сотрудника увеличивается. Также если работодатель компенсирует стоимость питания, то на эту сумму он должен начислить НДФЛ и взносы.

Часто задаваемые вопросы

Разбираем частые вопросы:

Оплачивается ли питание сотрудников в командировке?

Краткий ответ — нет, работодатель не обязан компенсировать расходы на питание в командировке.

Если питание включено в стоимость проживания или билета на самолёт, то эти траты автоматически компенсируются.

Что делать, если сотрудник не предоставил чек за оплату питания в командировке?

По общему правилу компания не обязана компенсировать траты на питание, если они не включены в стоимость проживания.

Если компания закрепила пункт о компенсацие питания в командировке в локальном нормативном акте, сотрудник получит возврат расходов на еду. Для компенсации необходимо предоставить чек. Без чека бухгалтерия не сможет компенсировать расходы.

Питание включено в стоимость проживания — компенсировать или нет?

В этом случае питание компенсируется автоматически: компания оплачивает проживание в отеле и в том числе питание в ресторане отеля.