Отчётные документы за проживание в гостинице

Самый популярный вариант жилья в командировке — это отель или гостиница. Там сотрудник может рассчитывать на ежедневную уборку, скорее всего, в здании будет кафе, а в номере — все удобства для комфортного проживания. Но главное преимущество гостиницы — там очень легко получить отчётные документы. Их обычно формирует персонал, а командированному остаётся только включить чек в авансовый отчёт.

Список документов

Во время командировки очень важна отчётность, а все траты сотрудника должны быть зафиксированы и письменно подтверждены. Чтобы возместить расходы, придётся составить подробный авансовый отчёт и сдать его работодателю в течение трёх дней после приезда. Проживание в гостинице обязательно туда включается. 

Список документов, которые важно предоставить в качестве доказательства, формирует работодатель. Обычно это чек, квитанция или счёт, которые получает сотрудник после оплаты проживания. 

В качестве исключения пребывание в гостинице может быть подтверждено служебной запиской или другим документом, в котором принимающая сторона признаёт факт прибытия сотрудника в командировку и отправления обратно (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, п. 7). Принимающей стороной выступает организация или должностное лицо. Обычно этот пункт используется, если сотрудник по какой-то причине не смог получить документы в гостинице или остановился в неформальном месте проживания (например, на съёмной квартире). 

Особенности оформления 

Расходы должны быть зафиксированы и подтверждены правильно. Это важно в первую очередь для работодателя, потому что все служебные траты учитываются при расчёте налога на прибыль. Так что корректность авансового отчёта может в будущем проверяться налоговой службой. 

Чек, доказывающий оплату гостиничных услуг, — это документ первичного бухгалтерского учёта, поэтому он попадает под требования Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359.

В документе должны быть:

  • название документа, шестизначный номер и серия;
  • название и организационно-правовая форма организации — в нашем случае гостиницы;
  • адрес гостиницы;
  • идентификационный номер гостиницы как налогоплательщика — ИНН;
  • вид услуги — оказание гостиничных услуг;
  • полная стоимость проживания в гостинице за всё время с указанием размера оплаты наличными и безналичными;
  • дата расчёта;
  • ФИО и должность сотрудника гостиницы, который оформил проживание гостя и принял оплату, плюс его личная подпись;
  • печать гостиницы как юридического лица.

Дополнительные услуги

Обычно кроме проживания отели предоставляют дополнительные услуги. Самым частым примером может быть завтрак. Для таких услуг есть два варианта отчётности:

  1. Расходы на завтрак (или на питание в целом) прописаны в чеке отдельным пунктом. В этом случае они должны квалифицироваться как траты на питание и включать их в категорию затрат на размещение не рекомендуется. В 12 п. 1 ст. 264 НК РФ говорится, что обслуживание в барах, ресторанах, а также доставка в номер — это исключение из включённых в стоимость дополнительных услуг. 
  2. Завтрак не указан в чеке отдельно, то есть входит в стоимость проживания. Этот случай противоречивый, однако включение его в расходы на размещение тоже может повлечь налоговые санкции. 

Наиболее правильный и безопасный вариант — чётко разграничивать разные категории расходов в финансовом отчёте и иметь подтверждающие документы на каждый его пункт.

Похожие статьи