Навигация по статье
В некоторых случаях уже оформленную командировку можно отменить. Для этого нужно подготовить документы и оформить возврат расходов. В статье рассказываем, что такое отмена командировки, как оформить документы и возврат расходов. Также даём образцы документов — служебной записки и приказа на отмену поездки.
Причины отмены командировки
Вот основные причины, по которым командировка может быть отменена:
- В ней больше нет необходимости.
Когда сотрудник получает возможность выполнить все задачи на своём рабочем месте, работодатель может разрешить ему не уезжать.
В этом случае работодатель описывает сложившуюся ситуацию в служебной записке и объясняет, зачем нужна была командировка и почему компания решила от неё отказаться. Например, формулировка может быть такой: «Прошу отменить командировку в связи с отпавшей производственной необходимостью».
Только на основании служебной записки можно оформить приказ об отмене поездки с указанием компенсации расходов. Обратите внимание, что действующий приказ о командировке менять нельзя, поэтому отмена командировки прописывается в отдельном документе.
- Работнику нужно уйти на больничный.
Если работник заболевает перед командировкой или уже после отъезда, то работодатель также может отменить действующую поездку. Для этого тоже потребуется дополнительный приказ об отмене.
Так как сотрудник во время болезни не в состоянии выполнять рабочие задачи и поручение для служебной поездки, он может рассчитывать на выплату больничного пособия.
- Сотрудник не может поехать в командировку по личным обстоятельствам.
Сотрудник может попасть в ситуацию, когда из-за личных или семейных обстоятельств он не может отправиться в командировку или продолжать её. В этом случае он обязан оповестить работодателя, чтобы тот мог оценить важность обстоятельств и при необходимости отменить командировку.
Командированный оповещает работодателя в виде служебной записки, где подробно описывает сложившуюся ситуацию и просит отменить поездку. Важно также прикрепить все документы, подтверждающие невозможность выполнять задачи в командировке, например, мед. справку о болезни родственника.
- Форс-мажор и обстоятельства непреодолимой силы.
На случай форс-мажора работодатель должен руководствоваться локальными актами. Поэтому полезно заранее закрепить во внутреннем положении компании ситуации, связанные с обстоятельствами непреодолимой силы, и условия работы при них.
Как отменить командировку
Чтобы отменить командировку, нужно:
- определить причины отмены и собрать все подтверждающие документы;
- составить служебную записку, указать в ней причину отмены поездки;
- выпустить и подписать приказ об отмене командировки;
- составить авансовый отчёт и оформить возврат неиспользованных средств, выделенных на поездку.
Образец приказа об отмене командировки
Приказ об отмене командировки может быть составлен в свободной форме.
Образец служебной записки
Только на основании служебной записки работодатель может отменить командировку. В служебной записке нужно в свободной форме описать ситуацию и указать причину, по которой нужно отменить поездку.
Возврат командировочных расходов
Если сотрудник получил деньги перед отправлением в командировку, а потом поездку отменили, он обязан вернуть аванс в кассу. Важно сделать это хотя бы за три рабочих дня после того, как командированный вернётся на работу.
Сотрудник также должен подготовить авансовый отчёт и все подтверждающие документы. Например, если билет на самолёт удалось вернуть, то нужно приложить подтверждение возврата билета, где указана его стоимость и возвращённая сумма. Если же билет был невозвратный — справку от перевозчика о том, что вернуть билет нельзя.
Когда командировка отменяется после отъезда сотрудника, возвращать уже потраченные деньги не нужно. В этом случае выполняется пересчет выданных финансовых средств. Исключением может быть только нарушение сотрудником внутренних соглашений или устава компании. Такие вопросы будут решаться в индивидуальном порядке на основе внутренних правовых документов.