Навигация по статье
Рассказываем, что такое авансовый отчёт, когда его сдавать и какая ответственность грозит компании за нарушение сроков.
Что такое авансовый отчёт
Авансовый отчёт — это документ по форме АО-1, который подтверждает расходы сотрудника на билеты, проживание в командировке и другие траты, связанные с поездкой. Подробнее о том, как заполнить авансовый отчёт, читайте в статье.
Используйте наш образец заполнения авансового отчёта и скачивайте пустой бланк в Word и Excel.
Сроки сдачи авансового отчёта подотчётным лицом
Если сотрудник получил аванс на расходы в командировке, он должен сдать авансовый отчёт и подтверждающие документы в течение трёх рабочих дней после возвращения домой — по п.23 положения № 501.
Если сотрудник вернулся из поездки в выходной или праздничный день, либо по приезде сотрудник сразу ушёл в отпуск, на больничный или уехал в новую командировку, трёхдневный срок отсчитывается со дня выхода на работу.
Сроки предоставления авансового отчёта в бухгалтерию
Сотрудник должен передать авансовый отчёт в бухгалтерию. В документах фиксируют дату сдачи отчёта, а не дату регистрации по п. 3 ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте».
За своевременную сдачу авансового отчёта отвечает сотрудник, это сказано в п.6 Указания Банка России № 3210-У.
Если работник задержал сдачу авансового отчёта по своей инициативе, это считается нарушением обязанностей подотчётного лица. Работодатель может зафиксировать нарушение сроков сдачи и сделать замечание или выговор сотруднику.
Срок хранения авансового отчёта в организации
Авансовый отчёт хранится в течение пяти лет по ст. 29 закона «О бухгалтерском учёте» и по пп. 8 п. 1 ст. 28 Налогового кодекса РФ.
Ответственность за нарушение сроков
Без авансового отчёта и подтверждающих документов сотрудник не сможет получить компенсацию расходов в командировке.
Если сотрудник получил деньги и не предоставил авансовый отчёт, либо он был неполным, налоговая может признать их доходом сотрудника. На них нужно начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Компании будет грозит штраф в размере 20% от суммы недоимки по НДФЛ и страховым взносам по статьям 122 и 123 НК РФ.
Если к авансовому отчёту не приложены все документы, либо отчёт не сдан в срок, то компании также грозит штраф по ст. 15.11 КоАП — 10 000 ₽ за первое нарушение, 20 000 ₽ за повторное.
Итоги: сроки сдачи и хранения авансового отчёта
Срок сдачи авансового отчёта по командировке составляет пять лет. Если сотруднику были выданы денежные средства на командировочные расходы, он должен сдать авансовый отчёт в течение трёх дней после возвращения домой.