Схемы согласования заказов

Схема согласования — это цепочка людей, которые по очереди одобряют заказ, прежде чем его можно будет оплатить. Например, билет дороже лимита сначала одобряет руководитель группы, затем администратор — и только после этого заказ уходит в оплату.

Схема согласования срабатывает, если заказ:

• нарушает тревел-политику — правила компании по лимитам поездок
• превышает лимит центра затрат — бюджета, к которому относится поездка
• оформлен на сотрудника без тревел-политики — такие заказы всегда уходят на согласование. Исключение — заказы на администратора или владельца компании: им согласование не нужно.

Что это даёт:

• Финансам и руководству — контроль расходов: дорогие заказы и превышения бюджета проходят через ответственных, а оплата отделена от согласования, так что одобрение и трата денег — разные шаги.
• Администратору компании — согласование настраивается в одном месте, отдельными гибкими схемами, а не разрозненными правилами внутри каждой группы сотрудников.
• Создателю заказа — понятно, что заказ отправлен на согласование и на каком этапе находится.
• Согласующему — заказ приходит на одобрение с причиной, он одобряет или отклоняет его прямо в карточке заказа.

Как это работает

1. Сотрудник оформляет заказ.
2. Система проверяет его по тревел-политике и лимиту центра затрат.
3. Нарушений нет — заказ сразу переходит в статус Ждёт оплаты.
4. Нарушение есть — заказ получает статус Ждёт согласования, а согласующим первого этапа приходит письмо с причиной.
5. Согласующие по очереди одобряют заказ. Когда пройдены все этапы, заказ переходит в Ждёт оплаты.
6. Если согласующий отклонил заказ — заказ отменяется.

Заказ с нарушением получает статус «Ждёт согласования» и плашку с причиной

Пример. Сотрудник бронирует перелёт за 60 000 ₽ при лимите 40 000 ₽. Заказ нарушает тревел-политику и уходит руководителю группы. Руководитель одобряет — заказ переходит в Ждёт оплаты, и его можно оплатить.

Согласование и оплата — разные шаги. Одобрение не списывает деньги: после всех этапов заказ оплачивает создатель, последний согласующий, администратор или владелец компании. Пока согласование не пройдено, оплатить заказ не может никто — даже владелец.

Из чего состоит схема согласования

• Этап — один уровень согласования. Заказ проходит этапы строго по порядку. В схеме может быть до шести этапов.
• Согласующий на этапе — конкретный сотрудник, роль (администратор, бухгалтер, владелец компании) или руководитель группы, в которой состоит сотрудник.
• Условие — если на этапе несколько согласующих, выберите: Каждый добавленный (нужны все) или Любой из них (достаточно одного).

Согласующим может быть любой сотрудник с доступом в личный кабинет — административная роль не нужна. Число схем и согласующих на этапе не ограничено.

Готовые схемы согласования

При создании компании автоматически появляются три схемы согласований:

Схема согласования	Кто одобряет
Согласовывают администраторы (базовая)	Любой администратор компании
Согласовывают руководители групп	Руководитель группы, в которой состоит сотрудник
Согласовывают руководители групп и администраторы	Два этапа по очереди: сначала руководитель группы, затем администратор

Владелец компании может одобрить заказ в любой готовой схеме согласований — он добавлен как дополнительный согласующий. Базовая схема согласования применяется ко всем, у кого нет своей: назначать её выборочно не нужно, а удалить нельзя.

Как создать свою схему согласования

Зайдите в раздел «Настройки» → «Схемы согласования». Подраздел «Схемы согласования» видят только администраторы и владелец.

Схемы согласования делятся на базовую и добавленные (созданные вами)

1. Нажмите Добавить и введите название схемы согласования.
2. В поле Согласующие выберите роль или конкретного сотрудника. Если согласующих несколько, укажите условие: Каждый добавленный или Любой из них.
3. Если нужно несколько уровней согласования, нажмите Добавить этап.
4. Сохраните — схема появится в списке «Добавленные».
5. Назначьте схему в карточке сотрудника, группы или центра затрат — блок Тревел-политика и согласование.

Если вы меняете схему, которая уже кому-то назначена, система переспросит: «Обновить схему для всех?». Если удалите схему согласования — все, кому она была назначена, вернутся на базовую схему согласования.

Какая схема согласования применится к заказу

• Сотрудник состоит в группе — действует схема согласования группы. Если у группы своей схемы согласования нет — действует базовая схема согласования компании.
• Сотрудник без группы — действует его персональная схема согласования. Если её нет — базовая.
• Центр затрат — у него своя отдельная схема согласования. Она срабатывает, только если у центра затрат задан лимит и заказ его превысил. Базовая схема на центры затрат не распространяется.

Если заказ нарушает и тревел-политику, и лимит центра затрат, согласований будет два — по очереди: сначала по тревел-политике, а затем по центру затрат. В карточке заказа это две отдельные секции.

Как согласовать заказ

Когда наступает этап согласования, согласующему приходит письмо с причиной согласования.

Что нужно сделать:

1. Откройте карточку заказа.
2. Нажмите Согласовать или Отклонить.

Одобрение открывает следующий этап, если он есть. Отклонение отменяет заказ — повторно отправить его на согласование нельзя, нужно оформить новый. После вашего решения заказ уходит в общий список заказов — найдите его фильтром по согласованным. Последнему согласующему система сразу предлагает оплатить заказ.

Статусы заказа

Статус	Что означает
Ждёт согласования	Заказ нарушает правила и ждёт решения согласующих
Ждёт оплаты	Все согласования пройдены, заказ можно оплатить
Оформляется	Заказ оплачен и оформляется
Оформлен	Заказ оформлен
Отменён	Заказ отменён — в том числе если согласующий его отклонил

Кто и на каком этапе одобрил или отклонил заказ — видно в секции Согласование в карточке заказа.

Нюансы

• Создатель заказа входит в состав согласующих — его голос засчитывается автоматически. Если он единственный согласующий, заказ сразу готов к оплате.
• В заказе несколько пассажиров с разными схемами — заказ проходит согласование по всем схемам сразу, а каждый согласующий видит только часть заказа по своим пассажирам.
• Цена выросла, пока заказ ждал оплаты — если новая цена нарушает правила, заказ уходит на согласование заново, а создателю и согласующим приходит письмо. Если нарушений нет, заказ остаётся готовым к оплате.
• Схему изменили во время согласования — уже запущенные согласования идут по старым правилам. Если из-за этого согласование не может завершиться, оформите заказ заново.

Частые вопросы

Что делать, если согласующий в отпуске? В готовых схемах согласования одобрить заказ может владелец компании. В своей схеме согласования заранее добавьте на этап нескольких согласующих с условием Любой из них.

Заказ ушёл на согласование, хотя раньше не уходил. Почему? Скорее всего, выросла цена или сработал лимит центра затрат. Причина видна в карточке заказа и в письме согласующему.

Почему в карточке заказа показывается роль, а не имена? Людей с одной ролью может быть несколько, и список имён перегрузил бы карточку. Письма приходят каждому адресно, а после решения видно, кто именно одобрил или отклонил заказ.

Нужно ли что-то настраивать после перехода на схемы? Нет. Новым компаниям готовые схемы создаются автоматически, у действующих компаний всё переедет само: согласующие и порядок одобрения останутся прежними, просто теперь они собраны в схему согласования.

Заказы, которые уже ждут согласования, не потеряются — система пересчитает их по актуальным правилам.