Тревел-политика: настройка и применение

Тревел-политика — это инструмент, позволяющий регламентировать бизнес-поездки, контролировать расходы и оптимизировать рабочее время тревел-менеджера. 

При подключении тревел-политики сотрудники смогут выбирать билеты и отели самостоятельно, но доступные им предложения и процесс бронирования останутся под контролем. 

Тревел-политики создаются отдельно для каждого юридического лица, и их количество неограниченно. При этом на одного пользователя распространяется только одна политика. Если её не назначили, все покупки делаются по согласованию с Администратором.

Как создать тревел-политику

Добавить новую тревел-политику могут только сотрудники с ролями Администратор или Владелец. 

Чтобы создать и настроить новую политику, перейдите в соответствующий раздел и нажмите Добавить политику.

Также перейти к созданию тревел-политики можно при редактировании карточки пользователя в разделе Сотрудники

Дальше заполните форму и установите настройки новой политики.

Форма состоит из трёх разделов: 

Общие настройки: 

При нарушении тревел-политики:

  • Не показывать варианты, нарушающие тревел-политику — в поисковой выдаче сотрудника отображаются только авиабилеты/отели, которые соответствуют его тревел-политике; 
  • Показывать и отправлять на согласование — в поисковой выдаче сотрудника отображаются все варианты авиабилетов/отелей. Предложения, нарушающие политику, отмечены специальной иконкой. Если сотрудник выберет такой вариант, заказ отправится на согласование администратору.

При покупке в рамках тревел-политики:

  • Отправлять на согласование — все заказы пользователя отправляются на согласование Администратору;
  • Без согласования — заказы, соответствующие политике, формируются и оплачиваются сразу.

Далее вы можете настроить критерии новой тревел-политики. Все выбранные параметры будут работать одновременно, а нарушением считается отклонение хотя бы по одному из них.

Условия авиабилетов 

  • Не дороже Х рублей в один конец;
  • Дороже самых дешёвых не более, чем на Х рублей/процентов;
  • Не позднее, чем за Х дней до вылета;
  • Только эконом-класс;
  • Только возвратные.

Условия отелей

  • Не дороже Х рублей за ночь;
  • Не выше Х звёзд;
  • Не позднее, чем за Х дней до заселения;
  • Только возвратные.

Новая тревел-политика появится в разделе после сохранения. 

Чтобы удалить одну из политик, зайдите в её настройки и нажмите Удалить тревел-политику внизу страницы. 

Как назначить тревел-политику пользователю

Тревел-политику для каждого пользователя назначает Администратор или Владелец в разделе Сотрудники. Выберите человека, которому нужно добавить политику, и перейдите к редактированию его профиля.

После этого в личном кабинете сотрудника появится описание его тревел-политики. 

Как использовать тревел-политики

Тревел-политики помогают отфильтровать поисковую выдачу пользователя и регулируют процесс бронирования. 

Поиск для сотрудников

В зависимости от настроек тревел-политики, поисковая выдача может быть полной или содержать только те авиабилеты и отели, которые не нарушают ограничения.

Также есть специальный фильтр Моя тревел-политика, который исключает из выдачи предложения, нарушающие правила. Его удобно использовать, чтобы отделить доступные билеты и отели, если в настройках политики был выбран вариант Показывать и отправлять на согласование. Фильтр включён по умолчанию. 

Согласование при нарушении тревел-политики

При попытке купить билет, который нарушает тревел-политику, заказ будет отправлен на согласование. 

Согласовать покупку должен Администратор или Владелец, у каждого из них в личном кабинете появится заказ с пометкой Нарушает тревел-политику.

Подробнее о процессе согласования см. статью Способы покупки билетов.  

Поиск для Администратора и Владельца 

Администратор и Владелец могут фильтровать поисковую выдачу по критериям каждой из тревел-политик. После установки фильтра отобразятся все доступные предложения для выбранной категории пользователей. 

Благодаря этому Администратор и Владелец могут сами подбирать билеты и отели для разных сотрудников под принятые в компании стандарты. Эту возможность можно использовать, даже если сотрудникам запрещён вход в сервис и тревел-политики им не назначены.

Похожие статьи