Навигация по статье
Что такое тревел-политика
Тревел-политика — это инструмент, позволяющий регламентировать бизнес-поездки, контролировать расходы и оптимизировать рабочее время тревел-менеджера.
При подключении тревел-политики сотрудники смогут выбирать билеты и отели самостоятельно, но доступные им предложения и процесс бронирования останутся под контролем.
Тревел-политики создаются отдельно для каждого юридического лица, их количество неограниченно.
Тревел-политика может быть назначена пользователю или группе. На одного пользователя или на одну группу распространяется только одна политика, но одна политика может быть назначена нескольким пользователям или группам.
Если пользователю или группе не назначить тревел-политику, в поиске у сотрудника будут показываться все варианты, но любые покупки — только через согласование с Администратором.
Как создать тревел-политику
Добавить новую тревел-политику могут только сотрудники с ролями Администратор или Владелец.
Чтобы создать и настроить новую политику, перейдите в соответствующий раздел и нажмите Добавить политику.
Также перейти к созданию тревел-политики можно при редактировании карточки пользователя в разделе Сотрудники.
Дальше заполните форму и установите настройки новой политики. Новая тревел-политика появится в разделе после сохранения.
Чтобы удалить одну из политик, зайдите в её настройки и нажмите Удалить тревел-политику внизу страницы.
Настройки новой тревел-политики
Форма состоит из нескольких разделов:
Общие настройки
При нарушении тревел-политики:
- Не показывать варианты, нарушающие тревел-политику — в поисковой выдаче сотрудника отображаются только билеты и отели, которые соответствуют его тревел-политике;
- Показывать и отправлять на согласование — в поисковой выдаче сотрудника отображаются все варианты билетов и отелей. Предложения, нарушающие политику, отмечены специальной иконкой. Если сотрудник выберет такой вариант, заказ отправится на согласование администратору.
При покупке в рамках тревел-политики:
- Отправлять на согласование — все заказы пользователя отправляются на согласование Администратору;
- Без согласования — заказы, соответствующие политике, формируются и оплачиваются сразу.
Далее вы можете настроить критерии новой тревел-политики. Все выбранные параметры будут работать одновременно, а нарушением считается отклонение хотя бы по одному из них.
Условия авиабилетов
- Не дороже Х рублей в один конец;
- Дороже самых дешёвых не более, чем на Х рублей/процентов;
- Не позднее, чем за Х дней до вылета;
- Только эконом-класс;
- Только возвратные;
- Только с багажом;
- Только в будние дни.
Исключения для отдельных направлений и стран
Кроме общих ограничений по цене и типу билета можно задать лимиты для перелётов в определённые страны или города.
Что можно настроить
Исключения для стран. Выберите страны и максимальную стоимость билетов в одну сторону. С настройкой «Другие страны» можно задать максимальную стоимость билетов для всех остальных стран без тревел-политики.
Исключение работает, если хотя бы один из городов (отправления или назначения) находится в стране с тревел-политикой.
Исключения для направлений (отдельных городов). Выберите направление и укажите максимальную стоимость билета в одну сторону.
Также можно показывать билеты не по фиксированной цене, а относительно самых дешёвых вариантов. Для этого задайте лимит в рублях или процентах. Например, билеты дороже минимальной цены не больше, чем на 5000 рублей или на 20%. Так система не отсекает все билеты, кроме самого дешёвого, но и не показывает слишком дорогие варианты.
Пример с ограничениями по цене
Правила для поиска билетов могут быть такими:
- общее ограничение на стоимость билета в одну сторону 10 000 рублей,
- исключение для билетов в Турцию — 20 000 рублей,
- исключение для билетов в Китай — 30 000 рублей.
Тогда если мы ищем билет из Москвы в Санкт-Петербург, ограничение будет 10 000 рублей. Из Москвы в Стамбул — 20 000 рублей, из Москвы в Пекин — 30 000 рублей; из Стамбула в Пекин — 30 000 рублей.
Как работают исключения
При поиске билетов система применяет тревел-политики по приоритетам:
- Сначала проверяются исключения для направлений (отдельных городов)
- Потом — для стран
- Если ничего из этого не подошло, работают общие лимиты.
Пример: если у вас есть правило для маршрута Москва — Стамбул (15 000 ₽) и отдельное правило для Турции (20 000 ₽), то для маршрута Москва — Стамбул будет действовать более точное ограничение — 15 000 ₽.
Условия отелей
- Не дороже Х рублей за ночь;
- Не выше Х звёзд;
- Не позднее, чем за Х дней до заселения;
- Только возвратные.
Исключения для отдельных отелей и стран
Кроме общих ограничений по цене, звёздности и возвратности можно задать лимиты для отдельных отелей и стран.
Что можно настроить
Исключения для отдельных отелей
Можно указать конкретные отели по названию и установить максимальную стоимость проживания за ночь за гостя. Эти правила имеют наивысший приоритет и применяются только к выбранным отелям.
Исключения для стран
Можно задать лимиты по странам, например, не дороже 10 000 ₽ за ночь за гостя в Турции и 20 000 ₽ — в Таиланде. С помощью настройки «Другие страны» можно задать общий лимит для всех стран без отдельной тревел-политики.
Как работает приоритет
- Сначала проверяются исключения для конкретных отелей
- Потом — правила для стран
- Если ни одно правило не подходит, применяется общий лимит «не дороже X за ночь за гостя»
- Дополнительно проверяются звёздность, возвратность и срок до заезда.
Пример с ограничениями по цене
Правила могут выглядеть так:
- общее ограничение — 10 000 ₽ за ночь за гостя,
- исключение для России — 6 500 ₽,
- исключение для других стран — 3 000 ₽,
- отель «Санкт-Петербург» — 6 000 ₽.
Если бронируется отель «Санкт-Петербург» на 2 ночи для 1 гостя, лимит будет 12 000 ₽ (6 000 × 2 × 1).
Если бронируется отель в России без отдельного правила — 13 000 ₽ (6 500 × 2 × 1).
Если бронируется отель в другой стране — 6 000 ₽ (3 000 × 2 × 1).
Условия ЖД-билетов
- Не дороже Х рублей;
- Ограничения по типу вагона (СВ, купе, плацкарт и т.д.)
Исключения для отдельных направлений
Что можно настроить
Исключения для направлений (отдельных городов). Укажите пару городов и максимальную стоимость билета в одну сторону.
Правила могут выглядеть так:
- общее ограничение на стоимость билета в одну сторону 3 000 ₽,
- исключение для маршрута Нижний Новгород → Москва — 2 000 ₽
Если искать билет Москва → Нижний Новгород → Москва, система сработает так:
- сегмент «Москва → Нижний Новгород» проверится по общему лимиту (3 000 ₽),
- сегмент «Нижний Новгород → Москва» проверится по правилу направления (2 000 ₽).
Как работают исключения
При поиске билетов система применяет тревел-политики по приоритетам:
- Сначала проверяются исключения для направлений (отдельных городов)
- Если направления нет — применяется общий лимит
- Дополнительно проверяется соответствие типа вагона разрешённому списку.
Пример: если для маршрута Нижний Новгород → Москва задан лимит 2 000 ₽, а общий лимит стоит 3 000 ₽, то именно правило по направлению (городу) будет иметь приоритет.
Как назначить тревел-политику пользователю
Тревел-политику для каждого пользователя назначает Администратор или Владелец в разделе Сотрудники. Выберите человека, которому нужно добавить политику, и перейдите к редактированию его профиля.
Выберите «Персональная тревел-политика» и нужную опцию из выпадающего меню.
После этого в личном кабинете сотрудника появится описание его тревел-политики.
Как назначить тревел-политику группе
Создайте группу или откройте уже существующую и выберите нужную тревел-политику из выпадающего меню.
Как управлять группами
В разделе «Сотрудники» переключите вид на «Группы». Вы можете добавить новую группу, изменить или удалить существующую.
При добавлении или редактировании группы можно задать её название, назначить руководителя, выбрать действующую на сотрудников в группе тревел-политику, настроить список пользователей в группе и политику согласования заказов.
Добавлять пользователей в группу можно из экрана редактирования группы или из экрана редактирования сотрудников.
Пользователь может одновременно находиться только в одной группе. При добавлении в группу пользователя, у которого уже действовала личная тревел-политика, она будет заменена на групповую. При добавлении в группу пользователя, который уже состоит в другой группе, его группа будет заменена.
Руководителем группы может быть только пользователь с правами «Обычный сотрудник», установленным e-mail адресом и разрешённым входом в сервис. Руководителя группы нельзя добавлять в другие группы и при назначении этой роли у него сбрасывается привязка к группе. Один сотрудник может быть руководителем нескольких групп.
Демонстрация, как в личном кабинете создать группу и назначать руководителя:
Руководители групп
Руководитель группы — сотрудник, который может просматривать всех сотрудников в группе и заказы с их участием.
Права руководителя группы настраиваются двумя параметрами:
- может покупать билеты на сотрудников — если включить эту опцию, руководитель сможет выполнять поиск и создавать заказы на любых сотрудников из своих групп. Если опция выключена, он сможет делать заказы только для себя;
- может управлять сотрудниками — если включить эту опцию, руководитель сможет добавлять новых сотрудников в любую из своих групп, редактировать любые данные своих сотрудников и удалять сотрудников. Если опция выключена, руководитель сможет только просматривать данные.
Демонстрация, как руководитель видит личный кабинет:
Схемы согласований
Для групп предусмотрено три политики согласования заказов:
- Согласовывает только администратор
- Согласовывает только руководитель группы
- Согласовывает администратор и руководитель группы
При выборе согласования «только администратор» все заказы созданные в группе (сотрудниками или руководителем) и нарушающие тревел-политики (или если тревел-политика требует согласование любых заказов) согласовываются перед покупкой администратором.
При выборе согласования «только руководитель группы», заказы созданные сотрудниками в группе, если они нарушают тревел-политику (или если тревел-политика требует согласование любых заказов) могут отправляться руководителем в оплату без дополнительных согласований. Заказы, созданные самим руководителем, он сможет сразу же оплатить.
При двойной схеме согласования, заказы созданные сотрудниками, сначала должны быть согласованы руководителем, а после этого администратором. Если заказ создан руководителем, его согласовывает только администратор.
В схемах согласования с администратором можно выбрать конкретного администратора, который согласовывает заказы этой группы. Другие администраторы будут видеть все заказы, но не смогут их согласовать и отправить на оплату. Пользователи с ролью «Владелец» могут согласовывать любые заказы в любом статусе вне зависимости от настроек.
Как использовать тревел-политики
Тревел-политики помогают отфильтровать поисковую выдачу пользователя и регулируют процесс бронирования.
Поиск для сотрудников
В зависимости от настроек тревел-политики поисковая выдача может быть полной или содержать только те билеты и отели, которые не нарушают ограничения.
Также есть специальный фильтр Моя тревел-политика, который исключает из выдачи предложения, нарушающие правила. Его удобно использовать, чтобы отделить доступные билеты и отели, если в настройках политики выбрано Показывать все варианты. Фильтр включён по умолчанию.
Согласование при нарушении тревел-политики
При попытке купить билет или забронировать отель, который нарушает тревел-политику, заказ будет отправлен на согласование.
Если пользователю назначена тревел-политика без группы, согласовать покупку должен любой Администратор или Владелец, у каждого из них в личном кабинете появится заказ с пометкой Нарушает тревел-политику. Если сотрудник находится в группе, схема согласования заказа определяет правилами группы.
Уведомление о необходимости согласовать поездку придёт на электронную почту, также мы можем присылать запросы в Slack, для этого напишите нам в онлайн-чат и мы поможем настроить интеграцию.
Подробнее о процессе согласования см. статью Способы покупки билетов.
Поиск для Администратора, Владельца и руководителя группы
Администратор, Владелец и руководитель групы могут фильтровать поисковую выдачу по критериям каждой из тревел-политик. После установки фильтра отобразятся все доступные предложения для выбранной категории пользователей.
Благодаря этому они могут сами подбирать билеты и отели для разных сотрудников под принятые в компании стандарты. Эту возможность можно использовать, даже если сотрудникам запрещён вход в сервис и тревел-политики им не назначены.