Дарья Дробот, специалист по рекламе сети аптек «Апрель», рассказывает, как «Авиасейлс для бизнеса» помогает в оформлении командировок для сотрудников.
Куда и зачем сотрудники отправляются в командировки
«Апрель» — это самая крупная сеть аптек в стране. У нас более 8000 аптек в 72 регионах России. В основном наши командировки проходят летом: в это время мы проводим обучение для сотрудников на корпоративной базе отдыха «Моряк», на берегу Чёрного моря.
Как бронировали билеты раньше
Раньше у нас было меньше сотрудников, поэтому мы справлялись своими силами: сотрудники сами подбирали билеты и оплачивали их из своих денег, затем получали компенсацию.
Это было неудобно:
- сложно получить закрывающие документы по стандартам,
- иногда сотрудники покупали билеты дороже, чем мы планировали,
- сотрудники не всегда соблюдали сроки сдачи отчётности.
Мы стали искать сервис, в котором был бы личный кабинет, возможность скачать закрывающие документы и купить билеты на все виды транспорта.
Почему нравится «Авиасейлс для бизнеса»
Нам стало удобнее оформлять билеты и документы. А сотрудникам больше не нужно самим бронировать перелёты и составлять авансовые отчёты. Они получают билеты на подходящие даты и отправляются в командировку.
Также мы искали сервис, где можно бронировать билеты на все виды транспорта. До нашей базы отдыха нужно добираться от аэропорта Сочи или Минеральных вод — на поезде или автобусе. В сервисе мы покупаем подходящие билеты с удобными стыковками.
Отмечу ещё, что сайт работает стабильно, в нём не нужно дополнительно разбираться и проходить обучение. Понятно, как заполнять форму и куда что загружать.
Если появляются вопросы, нам быстро отвечает служба поддержки. Например, были ситуации, когда сотрудник не попал на рейс и нам нужно было перенести вылет на следующий день.
Как мы стали быстрее оформлять командировки
Весь процесс оформления билетов и подготовки отчётности стал удобнее и быстрее. Каждый месяц после 15-го числа мы получаем все закрывающие документы в нужном нам формате в личном кабинете. Немного дорабатываем отчёты внутри компании и всё, бухгалтерия не задаёт вопросы.
В этом году мы работали с «Авиасейлс для бизнеса» и закончили с документами в начале сентября. В прошлом году без сервиса работа с документами продлилась до конца сентября. В итоге мы сэкономили почти месяц. При этом сотрудников стало больше, а время на оформление билетов сократилось.