Р7 — один из лидеров российского рынка офисных приложений. Продукты Р7 внесены в Реестр отечественного ПО и используются в тысячах крупных российских компаний и десятках федеральных органов власти. В состав флагманской платформы для совместной работы, Р7 офис, входят редакторы офисных документов, модуль видеоконференцсвязи и мессенджер, органайзер, векторный редактор и другие инструменты. Решения доступны как в формате облачного сервиса, так и для развертывания на вычислительных мощностях заказчика.
- Сфера деятельности: ИТ-разработка, программное обеспечение
- Количество сотрудников: более 400 человек
- География: распределённая команда — офисы в Москве и Нижнем Новгороде, командировки по всей России — от Калининграда до Сахалина
- Командировок в месяц: около 50
Как было до: заморозка личных средств и бумажный хаос
До определённого момента в Р7 не было централизованной системы бронирования. Сотрудники сами оформляли командировки, и это добавляло лишнюю работу разным командам.
Траты из личного бюджета
Сотрудники покупали билеты и бронировали отели за свой счёт. При раннем оформлении приходилось замораживать личные средства на 2–3 недели, пока бухгалтерия не возместит расходы по авансовому отчёту.
Сложность контроля
Административный отдел не мог отслеживать соблюдение лимитов. Если сотрудник уже забронировал дорогой отель, компания возмещала расходы постфактум, что мешало оптимизировать бюджет.
Бюрократия в бухгалтерии
Сбор чеков, посадочных талонов и выписок превращался в цепочку писем. Случалось, что сотрудники путали документы, например, присылали ваучер вместо чека, что задерживало отчёты.
Стресс для новичков
Если опытные сотрудники справлялись с рутиной, то для новичков самостоятельная организация поездки превращалась в задачу со звёздочкой.
Почему выбрали Авиасейлс для бизнеса
Команда Р7 выбирала сервис по трём критериям:
- Отсутствие переплат за обслуживание командировок: в Авиасейлс для бизнеса нет абонентской платы и комиссии, поэтому компания избегает дополнительных расходов на организацию поездок.
- Привычный интерфейс: Авиасейлс — знакомая всем площадка. Обучение сотрудников заняло минимум времени, так как логика бронирования нативна и понятна.
- Прозрачная аналитика: возможность выгружать отчёты по запросу разных департаментов и конкретных сотрудников для контроля бюджетов.
Внедрение сервиса прошло бесшовно: сотрудники получили логины и пароли к личным кабинетам, а администратор подготовил простую инструкцию.
Как сейчас выстроен процесс
В Р7 внедрили гибридную модель: свобода выбора для сотрудников при строгом административном контроле.
Self-service бронирование
Коммерческий департамент, маркетинг и пресейл-инженеры сами выбирают удобные рейсы и отели. Это сохраняет гибкость, которая необходима в ИТ-бизнесе, где поездка может планироваться «сегодня на завтра».
Умные лимиты
В системе настроены ограничения, особенно по отелям. Администратор видит все бронирования в реальном времени и может отклонить вариант, который превышает установленный бюджет, и предложить альтернативу.
Централизованный баланс
Компания работает по предоплате, что позволяет администратору чётко видеть остаток средств и планировать расходы.
Мобильность
Процесс отчётности стал прозрачным и предсказуемым. Все данные хранятся в одном месте, а не в разрозненных ветках почты.
Результаты: от хаоса к цифровому стандарту
С внедрением сервиса организация поездок превратилась из сложного квеста в понятный рабочий процесс. Вот главные изменения для команды и бизнеса:
Нулевые затраты сотрудников
Полный отказ от оплаты билетов и отелей из личных средств. Командировки не создают финансовой нагрузки на сотрудников.
Разгрузка бухгалтерии
Финансовый блок видит все поездки ещё на этапе бронирования. Это позволяет заранее планировать бюджет и получать закрывающие документы вовремя.
Автоматический контроль лимитов
Система не даёт забронировать отель дороже установленной нормы. Это исключило споры о перерасходах и необходимость ручных согласований.
Прямая выгода
Благодаря интеграции с программой «Аэрофлот Бонус», компания копит корпоративные баллы и конвертирует их в реальную экономию бюджета.
Комментарий представителя команды
«Для нас Авиасейлс для бизнеса — это прежде всего про прозрачность и отсутствие лишних трат. Мы сохранили сотрудникам свободу выбора, но получили чёткий рычаг управления бюджетом. Система нативная и понятная, поэтому сотрудникам стало проще планировать командировки. Это партнёрство, которое помогает нам расти, не раздувая административный штат».
Зарина Гайсина, Руководитель административного департамента Р7