В командировке сотрудник имеет право на комфортные условия для работы и проживания, а также работодатель компенсирует все основные расходы, включая стоимость жилья (ст. 168 ТК РФ). При этом законодательство никак не регулирует, где именно должен остановиться командированный.
Мы уже писали, в чём особенности командировки за границу. В этой статье рассмотрим, на что стоит обратить внимание при оформлении аренды жилья в такой поездке.
Выдача командировочных
Сотрудник, который отправляется в служебную поездку, получает от работодателя деньги для личных расходов: на жильё, питание и др. Если он едет за границу, то средства должны быть переданы ему в иностранной валюте. Также по правилам бухгалтерского учёта эта сумма пересчитывается в рубли по официальному курсу на момент выдачи (п. 4, 5, 6 ПБУ «Учёт активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»).
Выданные средства переоценить будет уже нельзя. Если расходы сотрудника окажутся больше, то на основании авансового отчёта работодатель компенсирует оставшуюся сумму. При этом для пересчёта из одной валюты в другую будет использоваться курс на момент подписания авансового отчёта.
Подтверждающие документы
Для обоснования расходов во время командировки сотрудник обязан предоставить официальные документы. Траты на аренду жилья должны быть также подтверждены.
Обычно для этого используются договор аренды жилья на время командировки и платёжные документы — чеки или расписки от арендодателя.
Для заграничной командировки документы об аренде жилья, скорее всего, оформляются на иностранном языке. По правилам бухгалтерского учёта все они должны иметь построчный перевод на русский язык. Обратите внимание, что перевод может быть выполнен как привлечённым переводчиком, так и сотрудником компании командированного.
Виды жилья за границей
Чаще всего для сотрудников за границей выбираются отели или гостиницы, которые могут предоставить официальные подтверждающие документы. Если поездка планируется в соседние страны, иногда чек может быть выписан сразу на русском языке.
Обратите внимание, что если сотрудник останавливается в съёмной квартире, то ему придётся получить подтверждение своего пребывания от арендодателя. Обычно оно оформляется в виде служебной записки, которая содержит подтверждение прибытия сотрудника в квартиру и выезд из неё с указанием даты (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, п. 7). Вид такого документа законом не утверждён, поэтому переводить его может быть сложнее.