Навигация по статье
Служебная поездка не является командировкой, это разные понятия. Их по-разному оформляют и оплачивают. В статье подробно разбираем, что такое служебная поездка, как её оформить и оплатить.
Что такое служебная поездка по ТК РФ
Служебная поездка — это выезд сотрудника с разъездным характером работы или работой в пути. Такой сотрудник постоянно находится в разъездах, их считают служебными поездками.
В Трудовом кодексе не закреплено понятие служебной поездки. Однако в статье 166 ТК РФ сказано, что служебные поездки не являются командировками.
Подробнее о том, как оформить командировку, читайте в статье.
Чем служебная поездка отличается от командировки
В обоих случаях сотрудник совершает рабочие поездки, но есть отличия в порядке оформления и оплате.
Командировка
Командировка — это рабочая поездка по поручению работодателя вне места постоянной работы. Например, сотрудник работает в офисе в Москве, и руководитель отправляет его в командировку в Челябинск.
Чтобы отправить сотрудника в командировку, работодатель издаёт приказ, выдаёт суточные, компенсирует командировочные расходы.
За дни командировки и дни в пути сотрудник получает средний заработок.
Служебная поездка
Служебная поездка — это рабочий выезд при разъездном характере работы. Ежедневные поездки считаются частью обязанностей сотрудника.
В трудовом договоре должен быть указан разъездной характер работы и указана территория поездок. Например, в трудовом договоре водителя может быть указано, что он совершает поездки по Москве и Московской области.
Работодатель не должен оформлять каждую служебную поездку отдельно. Сам факт частых поездок закреплён в трудовом договоре.
За работу при разъездном характере сотрудник получает зарплату. Работодатель возмещает расходы на транспорт, проживание, выплачивает суточные (полевое довольствие), компенсирует другие расходы, связанные с поездкой — по статье 168.1 ТК РФ.
| Служебная поездка | Командировка | |
|---|---|---|
| Где проходит | Территория, закреплённая в трудовом договоре | Вне места постоянной работы |
| Частота поездок | Постоянно | Периодически |
| Документы | Можно закрепить порядок оформления поездок в локальном нормативном акте | Приказ на командировку |
| Оплата | Зарплата или сдельная оплата | Средний заработок |
Работодатель может оформить командировку для сотрудника на разъездном характере работы. В этом случае разница между служебной поездкой и командировкой будет в месте поездки. Командировка должно проходить вне территории постоянных разъездов — это следует из письма Роструда от 16.02.2024 № ПГ/01856-6-1.
Например, водитель совершает поездки только по Москве и Московской области. Если работодатель решает отправить его по работе в Санкт-Петербург, для сотрудника нужно будет оформлять командировку.
Как оплачивается служебная поездка
Сотрудник получает свою обычную зарплату, которая закреплена в его трудовом договоре. Работодатель может по своей инициативе установить сумму надбавки за разъездной характер работы и закрепить порядок выплаты в ЛНА — это указано в письме Минтруда России от 04.04.2024 № 14-1/ООГ-1994.
Помимо зарплаты сотруднику положена компенсация расходов, связанных с поездками (ст. 168.1 ТК РФ). Работодатель может закрепить правила компенсации проезда и проживания в своём локальном нормативном акте.
Транспортные расходы. Чтобы получить компенсацию, понадобятся подтверждающие документы: авиа- или ж/д билеты, посадочный талон, чек об оплате проезда на автобусе или такси.
Оплата жилья. Если сотрудник остаётся на ночь в другом городе, работодатель должен компенсировать проживание. Для подтверждения подойдёт кассовый чек из гостиницы или другой документ на бланке строгой отчетности или договор аренды квартиры.
Суточные или полевое довольствие. Суточные положены, если работник остаётся на ночь в другом городе. Компания закрепляет свою сумму суточных или полевого довольствия в своём ЛНА.
Другие траты, связанные с поездкой. Расходы должны быть согласованы с работодателем и подтверждены документами.
Например, если водитель на своей основной работое отвозит клиента в другой город, ему полагается зарплата, оплата бензина, расходы на гостиницу и компенсация других затрат по договорённости с начальником.
Как оформить служебную поездку
Если у сотрудника оформлен разъездной характер работы, работодателю не нужно издавать приказ для каждой отдельной служебной поездки.
Работодатель может разработать порядок служебных поездок и закрепить его в локальном нормативном акте.
Что можно закрепить в ЛНА:
- как составляются маршруты поездок,
- как компенсируются расходы,
- нужны ли маршрутные листы,
- нужны ли путевые листы,
- есть ли надбавки или суточные,
- как отчитаться за поездку.
Чтобы получить компенсацию расходов за служебную поездку, сотрудник должен составить авансовый отчёт по форме АО-1 и приложить к нему подтверждающие документы.
Часто задаваемые вопросы о служебных поездках
Является ли служебная поездка командировкой?
Нет, служебная поездка не является командировкой по ст. 166 ТК РФ. Командировка — это поездка, которая проходит вне постоянного места работы. Служебная поездка — это выезд сотрудника на разъездном характере работы.
Нужно ли платить суточные при служебной поездке?
Сотруднику положены суточные, если во время поездки он остаётся на ночь в другом городе.
Допускается ли использование личного транспорта для служебных поездок?
Да, сотрудник может совершать поездки на своём автомобиле. Для этого закрепите условия использования личного автомобиля в ЛНА и подготовьте документы для компенсации расходов на бензин: путевой лист, чеки об оплате ГСМ или проезда по платной дороге.
Какой максимальный срок служебной поездки?
В трудовом кодексе не закреплён максимальный срок одной служебной поездки. Если у сотрудник оформлен разъездной характер работы, предполагается, что он регулярно выполняет служебные поездки.
Можно ли оформить служебную поездку вместо командировки?
Служебная поездка не считается заменой командировки, это разные понятия. Если у сотрудника есть постоянное место работы и работодатель отправляет его в другой город, то нужно оформлять командировку.
Если работа сотрудника предполагает постоянные разъезды, то лучше оформить для него разъездной характер работы и обозначить территорию служебных поездок.
Что делать, если расходы не подтвердили документами?
Компенсация расходов возможна, только если сотрудник предоставил подтверждающие документы. Без документов сумма аванса может быть признана доходом сотрудника, на неё нужно будет налоги и страховые взносы.
Вывод
Служебная поездка — это выезд по поручению работодателя, в рамках разъездного характера работы или работы в пути. Главное отличие служебной поездки от командировки — это порядок оформления и оплата.