Навигация по статье
Компания может оформить служебную командировку для сотрудника на дистанционной работе. Если работник устроен официально по трудовому договору, то поездка оформляется по стандартной схеме. В статье рассказываем, как направить в командировку сотрудника на удалёнке и что важно учесть при оформлении поездки.
Можно ли отправить удалённого работника в командировку
Работодатель может оформить в командировку удалённого сотрудника, который работает по трудовому договору. При этом важно учесть территорию, на которой сотрудник выполняет рабочие обязанности.
Что считается командировкой дистанционного работника
Есть три условия, при которых поездка дистанционного работника будет считаться командировкой:
- Сотрудник оформлен в компании по ТК РФ.
- Поездка проходит по поручению работодателя, у неё определены сроки.
- Сотрудник едет в населённый пункт или регион, отличный от территории выполнения рабочих обязанностей.
В трудовом договоре сотрудника должно быть указана территория выполнения рабочих обязанностей. Например, если в договоре как территория указана Москва, то поездка в Казань будет считаться командировкой (ч. 3 ст. 312.6 ТК).
Если в договоре не указана территория выполнения рабочих обязанностей, то сотрудник может определить её самостоятельно. В этом случае командировкой будет считаться поездка по поручению работодателя за пределы обозначенной территории. Поездки в головной офис при дистанционной работе командировками не считаются.
Как оформить командировку дистанционного сотрудника
Командировка на дистанционной работе оформляется так же, как для обычного работника:
Убедитесь, что у сотрудника нет ограничений на командировку. Некоторых сотрудников по закону нельзя отправлять в командировку:
- фрилансеров на ГПХ — для них нужно оформлять отдельную служебную поездку,
- инвалидов при наличии медицинских показаний,
- беременных женщин,
- сотрудников моложе 18 лет,
- сотрудников, с которыми заключён ученический договор.
Есть несколько категорий сотрудников, которых можно отправить в поездку только с их письменного согласия и при наличии медицинского заключения (ст. 259 ТК РФ).
Гарантии распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.
Чтобы отправить в командировку сотрудника с ограничениями, обсудите с ним поездку и получить его письменное согласие. Учитывайте, что сотрудник может отказаться от поездки.
Издайте приказ на командировку. Отдел кадров выпускает приказ на командировку по форме Т-9 для одного сотрудника, Т-9а — для нескольких. Затем документ подписывает руководитель компании и командированный сотрудник.
Оплатите билеты и проживание. Работодатель обязан оплатить билеты до места командировки и проживание. Компания может сама оплатить билеты и отель, либо выдать сотруднику для расходов в поездке.
В сервисе «Авиасейлс для бизнеса» сотрудники могут сами выбрать удобные билеты и отели и оплатить их со счёта компании. Без долгих согласований и переговоров с руководителем.
Выдайте суточные. Работодатель обязан начислить суточные за все дни поездки, в том числе за выходные. Если командировка длится 1 день и сотрудник может в тот же день вернутся домой, суточные не выдаются.
Начислите оплату за работу в командировке. За дни командировки сотруднику полагается средний заработок, умноженный на количество дней. За работу в выходные и праздничные дни работодатель обязан начислить оплату в двойном размере, либо дать дополнительный отгул — по согласованию с работником.
Оформите авансовый отчёт. В течение трёх рабочих дней после командировки сотрудник обязан составить авансовый отчёт и приложить подтверждающие документы о расходах в поездке.
Какие расходы возмещать удалённому сотруднику
Для командировки на дистанционной работе работодатель компенсирует те же расходы на проезд и проживание, что и при поездке штатного офисного работника.
Билеты до места командировки. Работодатель оплачивает билеты на самолёт, поезд или автобус, а также необходимые сопутствующие траты, например расходы на багаж.
Проживание в командировке. Компания обязана оплатить проживание сотрудника: в отеле или на съёмной квартире. Работодатель может оплатить жильё заранее, либо выдать аванс на расходы в поездке.
Суточные. Выдайте суточные за все дни поездки, если командировка длится более 1 дня. Суммы до 700 ₽ в день для поездок по России и 2500 ₽ — для зарубежных поездок не облагаются НДФЛ и взносами.
Дополнительные расходы, связанные с работой. Работодатель может компенсировать дополнительные услуги в отеле, если они подтверждены документами и связаны с работой. Например, сюда входит аренда конференц-зала или питание в ресторане отеля.
Может ли удалённый сотрудник отказаться от командировки
Удалённый сотрудник может отказаться от командировки, если он входит в специальную категорию, либо у него есть уважительные причины для отказа.
У кого есть право отказаться от поездки:
В число уважительных причин входят семейные обстоятельства, болезнь, другие ситуации, подтверждённые официальными документами.
Болезнь. Сотрудник может оформить больничный и отказаться от поездки. Также нельзя отправить в командировку сотрудника, у которого есть медицинские противопоказания для поездки и они подтверждены документами.
Семейные обстоятельства. Если у сотрудника планируется свадьба, родился ребёнок или умер близкий родственник, он может взять отпуск за свой счёт в любое время и не поехать в командировку. Для подтверждения нужен официальный документ:
- медицинская справка о болезни или инвалидности сотрудника или его близкого родственника;
- справка из ЗАГСа;
- справка о составе семьи, в которой указан возраст детей;
- повестка в судебную инстанцию;
- документы об усыновлении детей.
Другие уважительные причины. С официальными документами от сотрудника работодатель не имеет права привлекать его к ответственности за отказ от поездки.
Вот что относится к другим уважительным причинам:
- у сотрудника произошла форс-мажорная ситуация, например пожар, авария и т.д.;
- сотрудник потерял паспорт или у документа истёк срок действия;
- работодатель не уведомил сотрудника о командировке;
- работодатель отказывается оплачивать расходы на поездку;
- ошибки в документах, нужных для поездки.
Заключение
Командировка дистанционного сотрудника оформляется похожим образом, как и поездка для штатного работника. Важно учитывать, что сотрудник должен быть оформлен по трудовому договору, а поездка должна проходить в регионе, отличном от места постоянной работы. При этом поездки в офис работодателя командировками не считаются.