Отправляя сотрудника в командировку, работодатель должен обеспечить ему комфортные условия для работы и проживания, а также компенсировать стоимость жилья и другие расходы (Ст. 168 ТК РФ). При этом нет никаких особых требований, где командированный должен остановиться. Ему придётся согласовать с работодателем только сумму компенсации и позаботиться о документах, подтверждающих его траты.
Вариантов может быть много: обычно сотрудники останавливаются в гостинице или отеле, снимают отдельную квартиру, а иногда компании постоянно оплачивают общие служебные апартаменты. Ещё можно остановиться у родственников или друзей, если есть такая возможность. В статье рассмотрим особенности оформления для всех этих случаев.
Общие правила
Чтобы работодатель мог возместить расходы на жильё в поездке, сотрудник обязан включить их в авансовый отчёт. Авансовый отчёт — это документ, который командированный составляет в течение трёх дней по возвращении домой, где указывает все свои траты с пояснением и официальным подтверждением.
При этом набор документов никак не регламентируется — работодатель сам решает, что может доказать расходы сотрудника. Обычно это чек, квитанция или счёт, которые получает сотрудник после оплаты проживания.
Гостиница
Остановиться в отеле — самый простой и популярный вариант. Подтверждение оплаты оформляет персонал, а сотруднику остаётся только включить документ в авансовый отчёт.
Обратите внимание, чек из гостиницы является документом первичного бухгалтерского учёта, поэтому попадает под требования Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 и должен быть соответствующе оформлен. Подробнее об особенностях проживания — в гостиницах в отдельной статье.
Съёмная квартира
На время командировки сотрудник может расположиться в съёмной квартире. Если её предоставляет агентство по недвижимости, и договор заключается с юридическим лицом, порядок действий такой же, как при заселении в гостиницу. Договор найма и чек об оплате с печатью компании — это всё, что потребуется для авансового отчёта.
Однако, если сотрудник арендует квартиру у собственника и заключает соглашение о найме с физическим лицом, получить кассовый чек не получится. В этом случае подтверждающим документом может служить договор или соглашение, в котором указана стоимость аренды и даты заселения и выселения сотрудника. Важно, чтобы документ подтверждал факт прибытия сотрудника в командировку и отправления обратно (Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, п. 7).
Оплата по договору с физическим лицом часто происходит за наличный расчёт. В этом случае не забудьте попросить расписку о получении денег: она будет официальным доказательством расходов на проживание. При переводе средств на личную банковскую карту можно использовать автоматически сформированный чек в мобильном приложении.
Служебная квартира
Некоторые компании заранее арендуют или даже приобретают квартиры для проживания сотрудников во время командировок. Обычно это большие апартаменты, в которых проживает несколько сотрудников одновременно. Например, организация имеет крупного заказчика в другом городе и вынуждена часто отправлять туда своих работников. Компании выгоднее взаимодействовать с одним подрядчиком, чем постоянно искать новые квартиры или отели.
Такие общие квартиры на длительный срок называются служебными и оформляются не так, как снятые посуточно. Договор найма, например, заключается от лица организации, и все расходы несёт напрямую работодатель. Также от сотрудника не требуются никакие расчётные документы, подтверждающие проживание, достаточно просто указать адрес и сроки командировки.
Проживание у знакомых
Иногда можно совместить приятное с полезным и на время командировки остановиться у родственников или друзей. И хотя в этом случае никакая компенсация со стороны работодателя не требуется, в авансовом отчёте всё равно придётся указать место проживания в поездке.
В официальных документах и чеках нет необходимости, важно только подтвердить факт нахождения в командировке и сохранения денежных средств. Форма такого подтверждения не регламентирована и оформляется в рамках Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, п. 7. То есть сотрудник может составить служебную записку, указать в неё сроки пребывания и адрес, а также прикрепить подтверждение принимающей стороны.