По закону оформлением командировки обычно занимается отдел кадров или бухгалтерия. Некоторые документы обязательны, другие выбираются руководством компании. Относитесь к их подготовке внимательно: налоговая служба может заинтересоваться документацией, составленной неверно.
Чтобы отправить сотрудника в командировку, нужно подготовить следующие документы:
- Приказ
Приказ можно оформить по форме Т-9 (для одного сотрудника) и Т-9а (для нескольких). В нём должны быть:
- полное наименование организации;
- Ф.И.О. командированного, должность и код подразделения;
- место назначения (куда направляется сотрудник);
- сроки служебной поездки;
- цель поездки и основание (служебная записка или служебное задание).
- Служебное задание
Сейчас отдельное служебное задание не обязательно — данные из него можно добавить в приказ. Но часто бывает удобнее использовать бланк служебного задания. Для него тоже есть единая форма Т-10а. Она заполняется поэтапно:
- до начала командировки нужно добавить данные об организации, присвоить бланку порядковый номер, написать информацию о работнике и отделе, а также детали командировки. Заполнить бланк может сам сотрудник;
- после командировки руководитель командированного должен заполнить вторую часть служебного задания. Он указывает задачи поездки, которые были выполнены, и подводит итоги командировки в специальной графе.
- Согласие на работу в выходные дни
Согласие на работу в выходные дни не обязательно и нужно, только если во время командировки сотрудник собирается работать в выходные или праздники. Документ можно составить в произвольном виде, так как унифицированной формы для него нет. Помните, что работа в эти дни оплачивается в соответствии с трудовым законодательством РФ — не менее чем в двойном размере.
- Авансовый отчёт
Документ составляет командированный и сдаёт его вместе с документами, подтверждающими расходы. Для отчёта есть единая форма АО-1.
В авансовом отчёте укажите:
- размер выданного аванса;
- номер документа;
- дату выдачи аванса;
- кому выданы денежные средства: ФИО, должность;
- размер потраченных средств;
- остаток денежных средств (при наличии);
- список документов, подтверждающих расходы.
Важно: сотрудник должен предоставить авансовый отчёт в течение трёх дней после возвращения из командировки. Иначе расходы возмещены не будут.
За последнее время порядок оформления командировки стал проще — обязательными являются только приказ и авансовый отчет. Но компания может использовать старую систему отчётности и также оформлять служебное задание, а при необходимости — согласие на работу в выходные дни и праздники.