Навигация по статье
Мы советуем искать отель заранее, чтобы успеть на выгодные цены и выбрать комфортную локацию поближе к месту работы. В статье собрали параметры, по которым можно подобрать отель для командировки.
На что обратить внимание при выборе отеля для командировки
Начинайте искать отель сразу после того, как решите отправить сотрудника в командировку. Лучше без спешки изучить все критерии, чтобы подобрать подходящий отель и не переплатить.
Вот несколько пунктов для выбора отеля:
Близость к месту работы
Часто один из главных критериев при выборе отеля — близость к месту работы. Чтобы сэкономить время на дороге и силы сотрудника, лучше выбирать отель недалеко от офиса или места встреч с коллегами. Если такой возможности нет, выбирайте отель рядом с метро или большой транспортной развязкой. Так вы сэкономите на транспорте и такси.
Быстрый интернет
Обычно в командировках работа занимает чуть больше времени, чем дома, и сотрудники часто доделывают дела в номере. Убедитесь, что в отеле стабильный и быстрый интернет. Об этом можно напрямую узнать ещё до командировки: для этого позвоните или напишите в отель. Если интернета нет, заранее подберите кафе или коворкинг поблизости.
Питание в отеле
В отелях часто есть свой ресторан, куда можно ходить на завтрак или обед. Это идеальный вариант для командировки: так сотрудник не будет тратить время на поиски кафе и, даже если работы очень много, всегда сможет поесть.
Удобства в номере
Подбирайте отель с удобствами в номере — это идеальный вариант для командировки. Также иногда бывают номера с удобствами в блоке: например, одна душевая с туалетом на два отдельных номера. Такие номера, как правило, немного дешевле обычных.
Также заранее узнайте, предоставляет ли отель зубной набор, шампунь и гель для душа, полотенца. Если нет, то сотруднику придётся брать эти вещи с собой.
Услуги в отеле
В командировке может понадобиться услуги прачечной, конференц-зал, аренда сейфа, заказ трансфера или экскурсий для деловых партнёров. Уточните у отеля, предоставляет ли он нужные вам услуги и сколько это стоит.
Вот примеры дополнительных услуг в отеле, которые компания может компенсировать. Подробнее об учёте и компенсации услуг.
Ранний заезд и поздний выезд
Стандартное время заезда в отеле — 14:00. Если ваш сотрудник приезжает рано утром, то лучше забронировать услугу «Ранний заезд». Точно так же работает и поздний выезд: стандартное время выезда из отеля — 12:00, для более позднего выезда скорее всего нужно будет дополнительно доплатить.
Дополнительные сборы
Уточните, есть ли дополнительные сборы у сервиса, в котором вы бронируете отель. Иногда онлайн-сервисы или компании берут комиссию. В этом случае есть два решения: бронировать напрямую на сайте отеля, либо работать с сервисами без комиссии.
Мы не берём комиссию за бронирование отелей и билетов. С «Авиасейлс для бизнеса» можно оформлять любые отели и перелёты без дополнительных сборов и комиссий.
Оформление документов
Если вы не оплачиваете отель заранее, сотруднику нужно будет взять чеки и квитанции на месте. Это нужно, чтобы провести траты через бухгалтерию. Убедитесь, что отель выдаёт такие документы в нужном вам формате.
Как выбрать отель для командировки: чек-лист
Сделали пошаговую инструкцию о том, как выбрать отель для командировки.
Сверьтесь с положением о командировках
Определитесь с тревел-политикой вашей компании и суммой для бронирования отеля, затем подберите подходящие варианты проживания. В положении о командировках можно указать сумму командировочных расходов, процесс согласования поездок, формат отчётности и компенсации затрат.
Подробнее о положении о командировках.
Узнайте про отчётные документы
Напишите или позвоните в отель и узнайте, в каком виде они предоставляют отчётные документы: чеки, квитанции об оплате. Также уточните, на каком языке выдают документы, если сотрудник направляется за границу. Возможно, вам понадобятся также услуги переводчика или нотариуса, чтобы сделать и заверить перевод.
Посмотрите расположение
Постройте маршрут от отеля до места работы или встреч с коллегами. Идеальный вариант — если его можно пройти пешком или проехать на прямом автобусе. Тогда ваш сотрудник не будет тратить время на поездки и с меньшей вероятностью заблудится в незнакомом городе.
Выясните условия бронирования
Узнайте у отеля все детали бронирования: можно ли оплатить в рублях, нужна ли предоплата, до какого момента можно отменить бронирование или перенести на другой день, можно ли оплатить номер наличными по факту заселения.
Изучите отзывы
Почитайте сайты-агрегаторы, на которых постояльцы оставляют отзывы на отели: опирайтесь на свежие отзывы и фотографии номеров, услуги отеля, отношение персонала, стабильный интернет. Посмотрите отзывы на официальных сайтах отелей: зачастую в них делают акцент на положительные стороны. Так можно получить более или менее объективный взгляд на отель.
Заключение
Выделяйте время на поиск подходящего отеля заранее. Идеальный вариант — отель с рестораном, удобствами в номере, недалеко от места работы или деловых встреч. Хорошо, если в нём можно забронировать необходимые услуги для командировки: воспользоваться прачечной, арендовать конференц-зал, заказать трансфер или экскурсии для коллег.
Также обращайте на то, как в отеле выдают отчётные документы и как проводят оплату: наличными в валюте, либо по безналичному расчёту. Всё это можно узнать напрямую у отеля перед командировкой.