Авиасейлс — крупнейший сервис для покупки авиабилетов в России и СНГ , работает с 2007 года. Команда регулярно оформляет командировки для сотрудников на мероприятия, конференции и встречи с партнёрами.
Кристина Метс, руководитель отдела HR Operations, рассказала, как команда Авиасейлс внедрила сервис и упростила процесс компенсации расходов в командировках.
Как раньше организовывали командировки
Раньше сотрудники выбирали билеты и отели по тревел-политике и оплачивали их из своих денег. Наша тревел-политика была устроена так:
- отель должен находиться в радиусе 1.5 км от места командировки и стоить не дороже, чем на 20% от самого дешёвого варианта
- стоимость билетов на самолёт мы не ограничивали
В итоге HR-менеджеры каждый раз вручную согласовывали заявки на бронирования: проверяли, где сотрудник нашёл отель, какой перелёт он подобрал и сколько это стоит.
После командировки сотрудники отдавали в бухгалтерию чеки за билеты и бронирования отелей. Бухгалтерия обрабатывала документы и добавляла компенсацию в зарплату сотрудника.
Нам не нравился подход с постоянными согласованиями и компенсациями: часто терялись документы, задерживались выплаты, сотрудники и коллеги из бухгалтерии были недовольны.
Как переходили на Авиасейлс для бизнеса: что было удобно и с чем были сложности
Мы решили попробовать собственный продукт Авиасейлс для бизнеса.
Как выглядел процесс вначале:
- Сотрудник изучает тревел-политику и процесс оформления командировки.
- Бронирует билеты и отели в Авиасейлс для бизнеса.
- HR-менеджер подтверждает или отклоняет заявку в личном кабинете сервиса.
- Если заявка одобрена, сотрудник оплачивает билеты и отель со счёта компании.
- Бухгалтеры получают информацию по забронированным билетам и отелям из личного кабинета
Процесс стал удобнее, но появились новые проблемы. У менеджера есть только 40 минут на оплату билетов и проживания, пока действует бронирование. Этого времени не всегда хватает, чтобы проверить заявку и подтвердить её.
Мы нашли решение и внедрили тревел-политику
Нужно было сократить согласования билетов и отелей с HR-менеджерами. Мы проанализировали историю командировок, среднюю стоимость билетов и отелей и настроили тревел-политику внутри личного кабинета:
- билет в один конец — до 40 000 ₽, но не дороже чем на 20% от стоимости самого дешёвого варианта
- отели — до 10 000 ₽ за ночь
Иногда можно нарушить тревел-политику, например если срочно нужны билеты на завтра, либо это билеты на редкое и дорогое направление. Тогда HR-менеджер получает заявку и вручную согласовывает стоимость билетов и отелей.
90% бронирований проходит по тревел-политике, и HR-команде не нужно ничего подтверждать вручную. Если раньше им приходило по несколько заявок в день, то сейчас HR-менеджеры получают на одобрение максимум одну заявку в неделю.
Как сотрудник видит сервис
Во время поиска видно, какие билеты и отели проходят по тревел-политике, а какие нет — они отмечены фиолетовой плашкой «Нарушает тревел-политику». Если очень нужно, сотрудник может выбрать билет или отель, который нарушает тревел-политику. Тогда HR-менеджеры получат заявку и рассмотрят её отдельно.
Как администратор видит сервис
Администратор видит историю поездок по всем сотрудникам. Можно переключаться между разными юрлицами, смотреть данные по отелям, перелётам и другим услугам. Также видно, какие билеты были забронированы с нарушениями тревел-политики и в чём была причина.
Результаты: мы стали в 12 раз быстрее оформлять командировки
С внедрением Авиасейлс для бизнеса мы стали экономить время на оформление поездок и силы HR-команды, команды финансов и командированных сотрудников.
| Старая система | Новая система | |
| Одна командировка | 2 часа | 10 минут |
| Месячная нагрузка | 80 часов | 6 часов |
Что стало лучше:
- Улучшили процесс компенсации: сотрудники больше не тратят свои деньги и не ждут возврат расходов.
- Сократили задержки и снизили нагрузку на HR-менеджеров: больше не нужно согласовывать каждый билет и отель, только редкие нарушения тревел-политики
- Довольны и сотрудники, и бухгалтерия: закрывающие документы не теряются, их можно скачать в личном кабинете