Навигация по статье
Компании могут оформлять командировки с помощью тревел-менеджеров. Это работает так: руководитель связывается с личным менеджером, передаёт ему детали поездки, а менеджер подбирает варианты перелётов и проживания для сотрудников.
В статье рассказываем, что входит в обязанности тревел-менеджера и можно ли оформить поездку самостоятельно.
Кто такой тревел-менеджер
Тревел-менеджеры организует командировки для компании: заказывает билеты, бронирует гостиницу, трансферы и сопутствующие услуги для деловых поездок. Менеджеры подбирают компаниям варианты проживания и билетов, согласовывают их с коллегами и оплачивают бронирования со счёта организации.
Обязанности тревел-менеджера
В обязанности тревел-менеджера входят все задачи по оформлению командировок под ключ:
Работа с коллегами или клиентами. Если тревел-менеджер работает в штате компании, он оформляет командировки для своих коллег. Если компания обращается в тревел-агентство, то сначала тревел-менеджер заключает с клиентом договор и обсуждает условия работы, сборы тревел-агента за оформление билетов, проживания или других услуг.
Согласование. Коллеги или заказчикидают информацию о поездке, а менеджеры подбирают варианты. Затем тревел-менеджер согласовывает варианты проживания или билетов — по телефону или электронной почте.
Бронирование отелей, билетов, трансфера и других услуг. Тревел-менеджеры подбирают подходящие варианты под выбранное направление, количество сотрудников и тревел-политику и бюджет компании.
Оформление виз. Менеджер помогает со сбором документов, оплатой визовых сборов, поездкой в визовый центр и доставкой паспортов сотрудников.
Подготовка закрывающих документов. После поездки тревел-менеджер готовит пакет закрывающих документов на командировку. Также заранее можно обсудить формат, в котором понадобятся документы.
Что должен уметь тревел-менеджер
Специалист по тревел-менеджменту должен уметь находить общий язык с разными клиентами, быстро и понятно доносить информацию и быстро оформлять поездки.
Также для менеджера важно уметь пользоваться системами онлайн-бронирования и базами данных клиентов и уметь правильно распределять рабочее время.
Как спланировать командировку без тревел-менеджера
Есть три варианта как спланировать поездку:
- сотруднику самостоятельно найти нужные варианты
- с тревел-менеджером
- с сервисом онлайн-бронирования
В «Авиасейлс для бизнеса» можно оформить билеты и проживание самостоятельно — без переговоров с менеджеров, агентских сборов и комиссий. Так вы сможете контролировать расходы на поездки и не тратить время на согласования вариантов перелётов и проживания с сотрудниками.
Установите свою тревел-политику, чтобы сотрудники могли сами оформить перелёты и отели, трансферы и страховки. Если возникнут вопросы по бронированию, можно в любое время написать в чат нашим тревел-помощникам.
Оформите билеты. Чтобы оформить билет на самолёт, поезд или автобус, выберите направление, укажите количество пассажиров и оплатите билеты с баланса компании.
Оформите визу. Добавьте данные сотрудников, выберите направление, даты поездки и тип визы. После отправки заявки с вами свяжется наш менеджер и проконсультирует по визовому сопровождению.
Забронируйте проживание. Укажите направление, дни командировки и количество гостей. Выберите номер, если нужно, добавьте в заказ ранний выезд или позднее заселение в отель.
Если вам нужен отель для группы от 9 человек, либо перелёт для группы от 20 человек, выберите вкладку «Групповые поездки» и оставьте заявку. В течение 30 минут мы свяжемся с вами по почте и уточним детали поездки.
Закажите трансфер до отеля. Укажите точку подачи и место назначения. Выберите подходящий автомобиль и закажите трансфер.
Оформите страховку для зарубежной поездки. Укажите страну, дату начала действия полиса и его длительность. Мы подберём для вас подходящие предложения и напишем вам на почту.
Заключение
Тревел-менеджеры берут на себя организацию командировок: ищут билеты, бронируют проживание, трансферы, покупают страховки. С «Авиасейлс для бизнеса» можно не тратить время на переговоры с менеджерами и напрямую оформлять билеты и проживание у поставщиков. Также в сервисе можно заказывать визы, страховки и трансферы.