Командировку в другой город, как и любое путешествие, лучше планировать заранее. Обычно сотрудника отправляют на небольшой срок, и он должен успеть выполнить все поставленные задачи. Чтобы не тратить время зря, лучше ещё дома продумать активности в поездке и построить удобный маршрут до работы. Отель выбирайте не в последний момент — обратите внимание на несколько пунктов, которые помогут провести командировку максимально комфортно.
Месторасположение
Часто один из главных критериев при выборе отеля — близость к непосредственному месту работы. Чтобы сэкономить время на дороге и силы сотрудника, лучше поселиться недалеко от офиса или места встреч с коллегами.
Если вы выбираете отель для себя, пройдитесь по календарю и посмотрите, где придётся проводить больше всего времени. Планируете посещать несколько локаций в день или ездить к партнёрам в разные концы города — выбирайте отель рядом с метро или большой транспортной развязкой. Точно знаете, что просидите всю командировку в офисе в центре — лучше всего остановиться в отеле прямо через дорогу.
Ещё стоит заранее проверить, есть ли в округе хорошие кафе и рестораны — на случай, если в отеле не будет возможности перекусить, или кухня вам не понравится.
А когда вы едете в город, где никогда не были, коллеги обязательно устроят вам экскурсию. Хорошая идея — остановиться недалеко от популярных достопримечательностей, чтобы успеть всё посмотреть без вреда для работы.
Быстрый интернет
Обычно в командировках работа занимает чуть больше времени, чем дома. Сотрудники часто продолжают работать вечером — доделывают дела в номере отеля. Убедитесь, что после заселения у вас будет стабильный и быстрый интернет.
Изучите отзывы об отеле: для работы важно, чтобы сигнал не прерывался, а пароль от сети не вылетал. Также узнайте, где работает wi-fi — только в номере или на территории всего отеля. В идеале хорошая сеть должна быть и в ресторане, и на ресепшене: так вы не будете ограничены стенами одной комнаты.
Если связь для вас критична и вы планируете прямо из отеля совершать видеозвонки или смотреть прямые трансляции, лучше заранее позвонить туда и уточнить скорость интернет-соединения.
Питание в отеле
Практически все отели имеют ресторан и предлагают накормить постояльцев завтраком или даже обедом и ужином. Для командированных это особенно удобно — так сотрудник не будет тратить время на поиски кафе и, даже если работы очень много, всегда сможет полноценно поесть.
Другая полезная услуга отелей — доставка еды в номер. Когда всё время расписано, и некогда дойти до ресторана, вечером будет очень удобно перекусить, не выходя из комнаты.
Перед бронированием номера обязательно уточните, включено ли питание в стоимость проживания, и насколько хорошо кормят в ресторане при отеле. Если не планируете исследовать соседние улицы в поисках других кафе, обязательно изучите отзывы или позвоните в отель и спросите про меню.
Оформление документов
Так как отель нужен на время служебной поездки, сотруднику придётся предоставить начальству все чеки и квитанции. Они подтвердят проживание в гостинице и другие траты. Возможность получить официальные чеки — одно из главных преимуществ проживания в отеле по сравнению со съёмной квартирой.
Так что перед заселением просто убедитесь, что персонал гостиницы сможет выдать все необходимые документы и правильно их оформить. Подробнее об оформлении пребывания в отеле во время командировки — в специальной статье.
Удобства в номере
Для комфорта и продуктивной работы сотрудника очень важно иметь в номере всё необходимое. Кроме стандартного набора удобств, обратите внимание, чтобы был фен, утюг, место для хранения одежды и обуви. Иногда можно рассчитывать на чайник и другие бытовые приборы.
На первый взгляд может показаться, что для короткой служебной поездки не имеет значения, где жить и что вас будет окружать. Однако, если на новом месте нужно быстро собраться на деловую встречу или на презентацию, дополнительные удобства очень пригодятся.
Дополнительные услуги
При выборе отеля изучите не только, что есть в стандартном номере, но и можно ли при необходимости заказать дополнительные услуги. Узнайте о возможности прямо в гостинице сдать одежду в химчистку или прачечную, иногда также бывают услуги ремонта и глажения одежды.
Часто многое решает наличие банкомата или обмена валюты, если вы едете за границу. Обратите внимание на безопасность — в гостиничном номере может быть сейф.
Прозрачность работы
Хороший отель не скрывает от потенциальных клиентов своих преимуществ. Изучите сайты нескольких гостиниц и сравните, какие услуги они предлагают, показаны ли отзывы и что в них написано, открыты ли актуальные цены. Даже такие мелочи помогут узнать, как персонал относится к постояльцам, и чего можно ждать от пребывания в отеле.