Когда компания направляет сотрудника в командировку, ему полагается полное возмещение расходов — обычно работодатель выдаёт определённую сумму заранее или компенсирует траты постфактум. Если авансовый отчёт по поездке оформлен правильно, и все траты подтверждены официальными документами, компания может рассчитывать на налоговый вычет. По ст. 171 НК РФ. п.7, организация имеет право на вычет НДС по нескольким группам командировочных расходов: на проезд, временное жильё и представительским расходам.
Документы
Вычет производится на основании документов, подтверждающих факт оплаты во время поездки.
В п. 1 статьи 172 НК РФ указано, что вычеты НДС производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при продаже товаров (услуг). При этом расплатиться можно также и за наличный расчёт, если продавец выдаст кассовый чек или другой официальный документ.
Если сотрудник получил в гостинице кассовый чек или бланк строгой отчётности, в которых сумма НДС указана отдельно, такой документ также приравнивается к счёту-фактуре (п. 7 ст. 168 НК РФ). Следовательно, его можно использовать для вычета НДС.
Так, для вычета НДС по командировочным расходом подойдут счета-фактуры, а также другие подтверждающие документы, где сумма НДС выделена отдельно.
Обратите внимание, что любой документ для отчётности должен быть оформлен правильно. Подробнее об этом в отдельной статье.
Другой выход
Есть несколько способов обеспечить сотрудника средствами для командировки: выдать деньги заранее и позволить сотруднику оплатить всё самостоятельно, компенсировать расходы постфактум или полностью организовать поездку без участия командированного.
В последнем случае компания может приобрести билеты и забронировать гостиницу от своего лица — например, на Авиасейлс для бизнеса. Это очень удобно, ведь работодатель сразу получит правильную счёт-фактуру и все закрывающие документы с указанием НДС, а значит избежит возможных проблем с налоговой. Сотруднику, в свою очередь, не придётся беспокоиться о правильности подтверждающих документов и можно будет забыть об организационных моментах.