Что такое командировка и как её оформить: инструкция и документы

Для оформления командировки есть правила. Их нужно соблюдать, чтобы не было проблем с налоговой и трудовой инспекцией. В статье разбираем оформление командировки: как правильно подготовить документы, что должна компенсировать компания и как отчитаться о поездке.

Что такое командировка

Кого нельзя отправлять в командировку

Есть категории сотрудников, которых нельзя направлять в командировку. Отправка в командировку будет считаться нарушением трудового кодекса.

Вот какие сотрудники не могут ехать в командировку:

• инвалидов при наличии медицинских показаний,
• беременных женщин,
• сотрудников моложе 18 лет,
• сотрудников, с которыми заключён ученический договор.

Также есть несколько категорий сотрудников, которых можно отправить в поездку только с их письменного согласия и при наличии медицинского заключения. Это указано в ст. 259 ТК РФ.

Вот список таких сотрудников:

Гарантии распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

Чтобы отправить в командировку сотрудника с ограничениями, нужно обсудить с ним поездку и получить их письменное согласие. Также сотрудник может отказаться от поездки.

Как рассчитать срок командировки

Командировка может длиться любое количество дней.

День отъезда в командировку и день приезда домой считаются рабочими. Если дни отъезда и приезда, а также дни в пути выпадают на выходные, то сотруднику полагается оплата в двойном размере, либо дополнительный отгул.

Что входит в командировочные расходы

В командировочные расходы входит оплата проезда, проживания, суточные, а также оплата дополнительных услуг.

Разберём подробно каждый пункт:

Расходы на проезд в командировке и проживание

Сотруднику полагается оплата проезда до места командировки и проживания. Работодатель может оплатить всё заранее, либо сотрудник оплачивает проезд и отель из своих денег и по возвращении получает компенсацию.

Тип расходов	Как отчитаться
Билеты на поезд, самолёт или автобус	Электронный билет или посадочный талон. Также подойдёт справка о перелёте или штамп в загранпаспорте
Траты на каршеринг, бензин или аренду машины	Путевой лист, служебную записку о поездке и чеки об оплате
Отель	Счёт об оплате проживания
Арендованное жильё	Договор аренды, чеки или счета на оплату.

Суточные

Работодатель должен выдать суточные за все дни командировки. Нормы и порядок оформления затрат компания выбирает самостоятельно. А вот порядок выплаты суточных прописан в ст. 168 ТК РФ: если суточные больше 700 рублей для поездок по России и больше 2500 рублей для заграничных поездок, удерживаются НДФЛ и взносы.

Для командировок по России сроком сроком один день суточные платить не нужно. Вместо суточных сотрудник может получить компенсацию расходов.

Дополнительные расходы в поездке

Иногда сотрудники пользуются дополнительным услугами отеля: услугами ресторана, прачечной, сейфа или конференц-зала. Эти расходы работодатель тоже может компенсировать, если они обоснованы и подтверждены документами.

Подробнее о компенсации дополнительных услуг мы рассказали в статье.

Как оплачивать командировку

Во время командировки сотруднику выплачивают средний заработок за последние 12 месяцев, умноженный на количество дней поездки. Учитываются фактически отработанные дни по графику и дни в пути.

Вот формула для расчётов:

Что входит в выплаты за 12 месяцев:

• заработная плата,
• премии,
• надбавки,
• проценты,
• доплаты по внутренним системам мотивации,
• компенсации, например за разъездной характер работы

Что не входит в выплаты для расчётов:

• оплата за дни, рассчитанная из среднего заработка: больничный, отпускные, простой, отпуск по уходу за ребёнком,
• премии, приуроченные к личным, общероссийским, профессиональным праздникам,
• материальная помощь и подарки,
• другие социальные выплаты: оплата питания, проезда

Разберём на примере:

Определите расчётный период. Марина уезжает в командировку 19 сентября 2025 года на пять дней. Расчётный период — с 1 сентября 2024 по 31 августа 2025 года.

Посчитайте количество рабочих дней за 12 месяцев. С 1 сентября 2024 по 31 августа 2025 года было 247 рабочих дней.

Марина не брала больничные и использовала 14 дней отпуска. Количество рабочих дней получается 247 — 14 = 233 рабочих дня за расчётный период.

Посчитайте сумму выплат за последние 12 месяцев. Марина получила заработную плату 800 000 рублей, 30 000 рублей премии, 15 000 рублей процентов за привлечение клиентов. Отпускные выплаты не включаем в расчёты. Получаем 845 000 рублей.

Определите средний дневной заработок. Делим сумму выплат на количество рабочих дней: 845 000 рублей / 233 дня = 3626,6 рублей.

Посчитайте сумму выплаты. 3626,6 рублей × 5 дней = 18 133,04 рублей.

Если сотрудник работает в выходной день, начислите ему оплату в двойном размере или дайте дополнительный выходной.

Как оформить командировку: пошаговая инструкция

Выбор сотрудника

Определите, кого из сотрудников вы планируете отправить в командировку. Уточните, есть ли у них противопоказания для поездки.

Согласование условий

Чтобы отправить в командировку сотрудника, у которого есть ограничения, сначала нужно обсудить с ним поездку и получить их письменное согласие.

Выпуск приказа

Работодатель выпускает приказ о направлении в командировку: по форме Т-9 для одного сотрудника или Т-9а для нескольких. Приказ должен быть подписан руководителем организации и сотрудником, который едет в командировку.

Образец заполнения

Вы можете использовать наш образец приказа командировку:

Оплата

Оплатите проживание и проезд, а также выдайте суточные за все дни поездки. Есть три варианта, как можно всё оплатить:

1. Работодатель оплачивает проживание и проезд.
2. Работодатель выдаёт аванс, и сотрудник сам оплачивает проживание и проезд.
3. Сотрудник оплачивает командировку за счет личных средств, а потом возмещает расходы по чекам из поездки.

С «Авиасейлс для бизнеса» сотрудники могут выбрать подходящие билеты и отели и оплатить их со счёта компании. А в личном кабинете можно контролировать расходы на поездке и формировать закрывающие документы.

Оформление авансового отчёта

Сотрудник должен предоставить авансовый отчёт о тратах в поездке в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки. Иногда авансовый отчёт составляет работодатель.

Вот что указать в авансовом отчёте:

Часто задаваемые вопросы

Собрали ответы на частые вопросы по оформлению командировки.

Как продлить или перенести командировку

Работодатель должен выпустить новый приказ и уведомить об этом сотрудника. Без приказа продлить командировку не получится. Также нельзя изменять уже действующие документы для продления командировки.

Точно так же и с переносом командировки: сначала нужно отменить существующую командировку и затем оформить новый приказ.

Можно ли отменить командировку

Да, для этого нужно составить служебную записку и указать причину для отмены. Затем нужно выпустить приказ об отмене командировки и оформить возврат денег на поездку. Подробнее рассказали в статье.

Как отразить командировку в табеле учёта рабочего времени

Для командировки используйте код К или 06. Если сотрудник работает в выходной или праздничный день в командировке, то укажите код РВ или 03 — работа в выходной.

Как оплачивать командировку в выходной день

Работа в выходной день в командировке оплачивается по двойному тарифу. Либо с предоставлением отгула. Сотрудник должен сам выбрать формат компенсации и сообщить об этом руководителю.

Подробнее о расчёте оплаты рассказали в статье.

Что делать, если сотрудник заболел во время командировки

Если вам работник заболел в командировке, первым делом нужно отправить его лечиться. В идеале рабочие поездки и встречи отменяются, а сотрудник обращается в поликлинику.

Порядок такой: сначала оформите больничный, отправьте сотрудника к врачу, затем продлите командировку, либо купите сотруднику билеты домой. Подробнее о больничных в командировках читайте в нашей статье.

Как оформить однодневную командировку

Однодневная командировка оформляется так же, как более длительная рабочая поездка. Порядок оформления и список документов полностью совпадает. Подробнее об однодневных командировках — рассказали в статье.

Заключение

Командировка — это поездка по поручению работодателя. Её можно оформить на любой срок от 1 дня. В каждом случае оформление командировки происходит одинаково: сначала нужно выпустить приказ, уведомить сотрудника, затем оплатить ему проживание и проезд в командировке. Если поездка занимает больше одного дня, то сотруднику полагаются суточные.