Навигация по статье
Чтобы оформить командировку, работодатель издаёт приказ, оплачивает проживание, проезд, компенсирует другие расходы в поездке. По возвращении из командировки сотрудник составляет авансовый отчёт и получает компенсацию затрат.
В статье рассказываем, что считается командировкой, как её оформить и как правильно отчитаться за поездку.
Что такое служебная командировка
Командировка — это поездка для выполнения задач по поручению работодателя (по ст. 166 ТК РФ).
В Трудовом кодексе определены требования к командировке и трудоустроенному сотруднику:
- сотрудник трудоустроен, есть трудовые отношения между ним и работодателем,
- сотрудник отправляется в поездку по распоряжению работодателя,
- поездка на определённый срок,
- сотрудник выполняет поручение в месте, отличном от постоянной работы.
Также компания может отправить в командировку удаленного сотрудника. Она оформляется так же, как и командировка для сотрудника в офисе.
Командировка отличается от разъездной работы частотой поездок, наличием перерывов между ними и зарплатой.
| Разъездной характер работы | Командировка | |
|---|---|---|
| Частота поездок | Постоянные разъезды по городу или региону. | Единичные поездки по поручению работодателя. |
| Перерывы между поездками | Перерывы между поездками необязательны. Сотрудник может перемещаться между объектами непрерывно. | Перерывы обязательны. Сотрудник возвращается домой и затем может снова поехать в командировку. |
| Зарплата | Обычная зарплата | Средний заработок за 12 месяцев |
Какие документы нужны для оформления командировки в 2026 году
В 2026 году правила оформления командировки регулирует Положение о командировках № 501. Чтобы отправить сотрудника в командировку и обосновать расходы на поездку, работодатель должен оформить документы.
Приказ на командировку. Работодатель издаёт приказ по форме Т-9 для одного сотрудника или по форме Т-9а для нескольких сотрудников.
Документы, подтверждающие расходы на поездку. Сюда относятся подтверждение бронирования отеля или аренды квартиры, билеты на самолёт, поезд или автобус, посадочный талон.
Авансовый отчёт. После командировки сотрудник должен сдать авансовый отчёт вместе с документами, которые подтверждают расходы в поездке.
| Обязательные документы | Необязательные документы |
|---|---|
| Приказ на командировку | Служебное задание и отчёт о его выполнении |
| Документы, подтверждающие расходы в командировке | Командировочное удостоверение |
| Авансовый отчёт | |
| Служебная записка, если поездка проходит на личном или служебном автомобиле |
Служебное задание: обязательно ли в 2026 году
В 2026 году необязательно составлять служебное задание для направления в командировку. Руководитель может оформить его по желанию и перечислить в нём задачи, которые сотрудник будет выполнять в командировке.
Для служебного задания используйте унифицированную форму № Т-10а, либо разработайте собственную форму бланка и закрепите её в локальном нормативном акте вашей компании.
Как оформить командировку: пошаговая инструкция
Рассказываем, как отправить сотрудника в командировку и оформить поездку по закону.
Шаг 1. Выберите сотрудника
Определите, кого из сотрудников вы планируете отправить в командировку. Уточните, есть ли у них противопоказания для поездки.
Шаг 2. Согласуйте условия поездки
Забронируйте проживание для сотрудника и проезд до места командировки. Также сотрудник может самостоятельно забронировать проживание и билеты, а потом согласовать их с руководителем.
Шаг 3. Выпустите приказ
Работодатель выпускает приказ о направлении в командировку: по форме Т-9 для одного сотрудника или Т-9а для нескольких. Приказ должен быть подписан руководителем организации и сотрудником, который едет в командировку.
Что должно быть указано в приказе:
- название документа и дата составления,
- название компании,
- ФИО сотрудника, его должность и название отдела,
- сроки командировки,
- цель командировки,
- место назначения: страна, город, организация.
Ориентируйтесь на наш образец приказа на командировку:
Скачайте бесплатно бланк приказа на командировку
Шаг 4. Выдайте сотруднику аванс
Оплатите проживание и проезд до места командировки, выдайте суточные за все дни поездки. Есть три варианта, как всё оплатить:
- Работодатель оплачивает проживание и проезд.
- Работодатель выдаёт аванс, и сотрудник сам оплачивает проживание и проезд.
- Сотрудник оплачивает командировку из личных денег, а потом получает компенсацию расходов по чекам.
С «Авиасейлс для бизнеса» сотрудники могут выбрать подходящие билеты и отели и оплатить их со счёта компании. А в личном кабинете можно контролировать расходы на поездке и формировать закрывающие документы.
Шаг 5. Оформите авансовый отчёт
В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник должен предоставить авансовый отчёт о тратах в поездке.
Что должно быть в авансовом отчёте:
- дата и номер документа,
- размер и назначение выданного аванса,
- ФИО и должность сотрудника,
- сумма, потраченная в командировке,
- остаток суммы аванса,
- список документов, которые подтверждают расходы.
Кого нельзя отправлять в командировку
Есть категории сотрудников, которых нельзя направить в командировку. Отправка в командировку будет считаться нарушение Трудового кодекса.
Также есть категории сотрудников, которых можно отправить в командировку только с их письменного согласия и при наличии медицинского заключения. Обсудите с ними поездку и уведомьте их о том, что они вправе отказаться от командировки.
| Кого нельзя отправлять в командировку | Кого можно отправить в командировку только с письменного согласия |
|---|---|
| сотрудники по договору ГПХ и фрилансеры — для них нужно оформлять не командировку, а служебную поездку | женщины с детьми до трёх лет |
| сотрудники на ученическом договоре, если поездка не связана с обучением — по ст. 203 ТК РФ | родители и опекуны, которые одни воспитывают детей до 14 лет |
| беременные женщины — по ст. 259 ТК РФ | родитель ребёнка до 14 лет, если другой родитель работает на вахте |
| сотрудники до 18 лет — по ст. 268 ТК РФ | родитель ребёнка до 14 лет, если другой родитель призван на военную службу по мобилизации или проходит службу по контракту |
| сотрудники с инвалидностью (при наличии медицинских показаний) — по 181-ФЗ | родители трёх и более детей до 18 лет, если младший ребёнок не достиг 14 лет, |
| родители детей с инвалидностью до 18 лет | |
| сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи | |
| мужчины, воспитывающие детей без матери — по ст. 264 ТК РФ | |
| опекуны или попечители детей до 18 лет — по ст. 264 ТК РФ |
Что входит в командировочные расходы
В командировочные расходы входит оплата проезда, проживания, суточные, а также оплата дополнительных услуг.
Разберём подробно каждый пункт:
Проезд и проживание
Сотруднику полагается оплата проезда до места командировки и проживания. Работодатель оплачивает всё заранее, либо сотрудник оплачивает проезд и отель из своих денег и по возвращении получает компенсацию.
| Тип расходов | Как отчитаться |
| Билеты на поезд, самолёт или автобус | Электронный билет или посадочный талон. Также подойдёт справка о перелёте или штамп в загранпаспорте |
| Траты на каршеринг, бензин или аренду машины | Путевой лист, служебная записка о поездке и чеки об оплате |
| Отель | Счёт об оплате проживания |
| Арендованное жильё | Договор аренды, чеки или счета на оплату |
Суточные
Работодатель должен выдать суточные за все дни командировки. Компания может закрепить собственные суммы суточных в положении о командировках.
Порядок выплаты суточных указан в ст. 168 ТК РФ: если суточные больше 700 рублей для поездок по России и больше 2500 рублей для заграничных поездок, с суммы превышения удерживаются НДФЛ и страховые взносы.
Для однодневных командировок по России суточные выдавать не нужно. Вместо суточных сотрудник может получить компенсацию расходов.
Дополнительные расходы
Иногда сотрудники пользуются дополнительным услугами отеля: услугами ресторана, прачечной, сейфа или конференц-зала. Эти расходы работодатель тоже может компенсировать, если они обоснованы и подтверждены документами.
Подробнее о компенсации дополнительных услуг читайте в статье.
Что считается сроком командировки
В срок командировки входит день отъезда, время в пути, дни командировки и день приезда домой.
День отъезда в командировку и день приезда домой считаются рабочими. Если дни отъезда, приезда и дни в пути выпадают на выходные, сотруднику полагается оплата в двойном размере, либо дополнительный отгул.
Если в пути возникают вынужденные остановки, либо рейсы переносятся на другой день, это время считается временем в пути.
Как оплачивать командировку
Во время командировки сотруднику выплачивают средний заработок за последние 12 месяцев, умноженный на количество дней поездки, — по ст. 167 ТК РФ. Учитываются все дни работы по графику и дни в пути.
Вот формула для расчётов:
Что входит в выплаты за 12 месяцев:
- заработная плата,
- премии,
- надбавки,
- проценты,
- доплаты по внутренним системам мотивации,
- компенсации, например за разъездной характер работы
Что не входит в выплаты для расчётов:
- оплата за дни, рассчитанная из среднего заработка: больничный, отпускные, простой, отпуск по уходу за ребёнком,
- премии, приуроченные к личным, общероссийским, профессиональным праздникам,
- материальная помощь и подарки,
- другие социальные выплаты: оплата питания, проезда
Пример расчёта
Определите расчётный период. Марина уезжает в командировку 19 сентября 2025 года на пять дней. Расчётный период — с 1 сентября 2024 по 31 августа 2025 года.
Посчитайте количество рабочих дней за 12 месяцев. С 1 сентября 2024 по 31 августа 2025 года было 247 рабочих дней.
Марина не брала больничные и использовала 14 дней отпуска. Количество рабочих дней получается 247 — 14 = 233 рабочих дня за расчётный период.
Посчитайте сумму выплат за последние 12 месяцев. Марина получила заработную плату 800 000 рублей, 30 000 рублей премии, 15 000 рублей процентов за привлечение клиентов. Отпускные выплаты не включаем в расчёты. Получаем 845 000 рублей.
Определите средний дневной заработок. Делим сумму выплат на количество рабочих дней: 845 000 рублей / 233 дня = 3626,6 рублей.
Посчитайте сумму выплаты. 3626,6 рублей × 5 дней = 18 133,04 рублей.
Если сотрудник работает в выходной день, начислите ему оплату в двойном размере или дайте дополнительный выходной.
Как начислять налоги и страховые взносы
При учёте расходы на командировки и суточные в пределах норм включают в состав прочих расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) — на общем режиме и на УСН.
НДФЛ для суточных. Если сумма суточных превышает лимиты (700 рублей по России, 2500 рублей для зарубежной поездки), на сумму превышения начисляют НДФЛ по ставке 13% или 15% — в зависимости от годового дохода сотрудника.
Страховые взносы для суточных. На сумму превышения суточных нужно начислить страховые взносы.
НДФЛ и страховые взносы для расходов без подтверждения. Если сотрудник не предоставил подтверждающие документы, то на всю сумму компенсации нужно начислить НДФЛ и страховые взносы.
Особенности заграничных командировок
Командировка за границу оформляется так же, как и поездка по России. Для зарубежной командировки сотруднику могут понадобиться дополнительные документы:
- загранпаспорт и виза для сотрудника,
- медицинская страховка,
- разрешения для въезда на машине в другое государство.
Работодатель должен компенсировать дополнительные расходы:
- сумму госпошлины за оформление загранпаспорта,
- стоимость визы и услуг визового центра,
- расходы на разрешения для въезда на машине,
- стоимость страховки,
- другие расходы для организации командировки, например оплата прививок для въезда в страны Азии или Африки.
Подробнее о зарубежных командировках читайте в нашей статье.
Как оформить командировку генерального директора
Директор или один из учредителей компании может отправиться в командировку, только если между ним и компанией заключён договор.
Для ИП и единственных учредителей компании нельзя оформить приказ на командировку, потому что они считаются работодателями. Они не могут подписать трудовой договор сами с собой.
Если провести поездку ИП или учредителя как командировку и компенсировать расходы как наёмному сотруднику, налоговая расценит их экономически необоснованными (п.1 ст. 252 НК РФ). Индивидуальный предприниматель может учесть поездку как материальные расходы и приложить подтверждающие документы, если поездка связана с работой.
Часто задаваемые вопросы о командировках
Собрали ответы на частые вопросы по оформлению командировки.
Как продлить или перенести командировку
Работодатель должен выпустить новый приказ и уведомить об этом сотрудника. Без приказа продлить командировку не получится. Также нельзя изменять уже действующие документы для продления командировки.
Точно так же и с переносом командировки: сначала нужно отменить существующую командировку и затем оформить новый приказ.
Можно ли отменить командировку
Да, для этого нужно составить служебную записку и указать причину для отмены. Затем нужно выпустить приказ об отмене командировки и оформить возврат денег на поездку.
Как отразить командировку в табеле
Для командировки используйте код К или 06. Если сотрудник работает в выходной или праздничный день в командировке, то укажите код РВ или 03 — работа в выходной.
Как оплачивать командировку в выходной день
Работа в выходной день в командировке оплачивается по двойному тарифу, либо с предоставлением отгула. Сотрудник должен сам выбрать формат компенсации и сообщить об этом руководителю.
Что делать, если сотрудник заболел во время командировки
Если вам работник заболел в командировке, первым делом нужно отправить его лечиться. В идеале рабочие поездки и встречи отменяются, а сотрудник обращается в поликлинику.
Порядок такой: сначала оформите больничный, отправьте сотрудника к врачу, затем продлите командировку, либо купите сотруднику билеты домой.
Как оформить однодневную командировку
Однодневная командировка оформляется так же, как более длительная рабочая поездка. Порядок оформления и список документов полностью совпадает.
Чек-лист по оформлению командировки
Определите срок командировки. Определите, сколько дней сотрудник будет добираться в место командировки и обратно, сколько дней понадобится на выполнение задач.
Издайте приказ о командировке. Ознакомьте сотрудника с приказом, получите его подпись и подпись руководителя.
Оплатите проживание и проезд, выдайте суточные. Либо выдайте сотруднику аванс, чтобы он смог оплатить отель и билеты из своих денег.
Закрепите расходы в авансовом отчёте. Сотрудник должен сдать отчёт в течение трёх дней после возвращения из командировки.
Компенсируйте расходы в комадировке. Если сотрудник тратил свои деньги в командировке и предоставил подтверждающие документы, компания компенсирует ему расходы.