Что такое командировка и как её оформить: инструкция и документы

Для оформления командировки есть правила. Их нужно соблюдать, чтобы не было проблем с налоговой и трудовой инспекцией. В статье разбираем оформление командировки: как правильно подготовить документы, что должна компенсировать компания и как отчитаться о поездке.

Что такое командировка

Кого нельзя отправлять в командировку

Есть категории сотрудников, которых нельзя направлять в командировку. Отправка в командировку будет считаться нарушением трудового кодекса.

Вот какие сотрудники не могут ехать в командировку:

• инвалидов при наличии медицинских показаний,
• беременных женщин,
• сотрудников моложе 18 лет,
• сотрудников, с которыми заключён ученический договор.

Также есть несколько категорий сотрудников, которых можно отправить в поездку только с их письменного согласия и при наличии медицинского заключения. Это указано в ст. 259 ТК РФ.

Вот список таких сотрудников:

Гарантии распространяются также на отцов, воспитывающих детей без матери, и на опекунов (попечителей) несовершеннолетних.

Чтобы отправить в командировку сотрудника с ограничениями, нужно обсудить с ним поездку и получить их письменное согласие. Также сотрудник может отказаться от поездки.

Как рассчитать срок командировки

Командировка может длиться любое количество дней. Главное требование — чтобы между несколькими поездками были перерывы.

День отъезда в командировку и день приезда домой считаются рабочими. Если дни отъезда и приезда, а также дни в пути выпадают на выходные, то сотруднику полагается оплата в двойном размере, либо дополнительный отгул.

Что входит в командировочные расходы

В командировочные расходы входит оплата проезда, проживания, суточные, а также оплата дополнительных услуг.

Разберём подробно каждый пункт:

Расходы на проезд в командировке и проживание

Сотруднику полагается оплата проезда до места командировки и проживания. Работодатель может оплатить всё заранее, либо сотрудник оплачивает проезд и отель из своих денег и по возвращении получает компенсацию.

Тип расходов	Как отчитаться
Билеты на поезд, самолёт или автобус	Электронный билет или посадочный талон. Также подойдёт справка о перелёте или штамп в загранпаспорте
Траты на каршеринг, бензин или аренду машины	Путевой лист, служебную записку о поездке и чеки об оплате
Отель	Счёт об оплате проживания
Арендованное жильё	Договор аренды, чеки или счета на оплату.

Суточные

Работодатель должен выдать суточные за все дни командировки. Нормы и порядок оформления затрат компания выбирает самостоятельно. А вот порядок выплаты суточных прописан в ст. 168 ТК РФ: если суточные больше 700 рублей для поездок по России и больше 2500 рублей для заграничных поездок, удерживаются НДФЛ и взносы.

Для командировок по России сроком сроком один день суточные платить не нужно. Вместо суточных сотрудник может получить компенсацию расходов.

Дополнительные расходы в поездке

Иногда сотрудники пользуются дополнительным услугами отеля: услугами ресторана, прачечной, сейфа или конференц-зала. Эти расходы работодатель тоже может компенсировать, если они обоснованы и подтверждены документами.

Подробнее о компенсации дополнительных услуг мы рассказали в статье.

Как оплачивать командировку

Во время командировки сотруднику выплачивают средний заработок за последние 12 месяцев, умноженный на количество дней поездки. Учитываются все дни работы по графику и дни в пути.

Вот формула для расчётов:

Разберём на примере:

Определите расчётный период. Марина уезжает в командировку 19 сентября 2024 года на пять дней. Расчётный период — с 1 сентября 2023 по 31 августа 2024 года.

Посчитайте количество рабочих дней за 12 месяцев. С 1 сентября 2023 по 31 августа 2024 года было 248 рабочих дней.

Марина не брала больничные и использовала 14 дней отпуска. Количество рабочих дней получается 248 — 14 = 234 рабочих дня за расчётный период.

Посчитайте сумму выплат за последние 12 месяцев. Марина получила заработную плату 800 000 рублей и 30 000 рублей премии. Отпускные выплаты не включаем в расчёты. Получаем 830 000 рублей.

Определите средний дневной заработок. Делим сумму выплат на количество рабочих дней: 830 000 рублей / 234 дня = 3547 рублей.

Посчитайте сумму выплаты. 3547 рублей × 5 дней = 17 735 рублей.

Если сотрудник работает в выходной день, начислите ему оплата в двойном размере или дайте дополнительный выходной.

Как оформить командировку: пошаговая инструкция

Выбор сотрудника

Определите, кого из сотрудников вы планируете отправить в командировку. Уточните, есть ли у них противопоказания для поездки.

Согласование условий

Чтобы отправить в командировку сотрудника, у которого есть ограничения, сначала нужно обсудить с ним поездку и получить их письменное согласие.

Выпуск приказа

Работодатель выпускает приказ о направлении в командировку: по форме Т-9 для одного сотрудника или Т-9а для нескольких. Приказ должен быть подписан руководителем организации и сотрудником, который едет в командировку.

Образец заполнения

Вы можете использовать наш образец приказа командировку:

Оплата

Оплатите проживание и проезд, а также выдайте суточные за все дни поездки. Есть три варианта, как можно всё оплатить:

1. Работодатель оплачивает проживание и проезд.
2. Работодатель выдаёт аванс, и сотрудник сам оплачивает проживание и проезд.
3. Сотрудник оплачивает командировку за счет личных средств, а потом возмещает расходы по чекам из поездки.

С «Авиасейлс для бизнеса» сотрудники могут выбрать подходящие билеты и отели и оплатить их со счёта компании. А в личном кабинете можно контролировать расходы на поездке и формировать закрывающие документы.

Оформление авансового отчёта

Сотрудник должен предоставить авансовый отчёт о тратах в поездке в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки. Иногда авансовый отчёт составляет работодатель.

Вот что указать в авансовом отчёте:

Часто задаваемые вопросы

Собрали ответы на частые вопросы по оформлению командировки.

Как продлить или перенести командировку

Работодатель должен выпустить новый приказ и уведомить об этом сотрудника. Без приказа продлить командировку не получится. Также нельзя изменять уже действующие документы для продления командировки.

Точно так же и с переносом командировки: сначала нужно отменить существующую командировку и затем оформить новый приказ.

Можно ли отменить командировку

Да, для этого нужно составить служебную записку и указать причину для отмены. Затем нужно выпустить приказ об отмене командировки и оформить возврат денег на поездку. Подробнее рассказали в статье.

Как отразить командировку в табеле учёта рабочего времени

Для командировки используйте код К или 06. Если сотрудник работает в выходной или праздничный день в командировке, то укажите код РВ или 03 — работа в выходной.

Как оплачивать командировку в выходной день

Работа в выходной день в командировке оплачивается по двойному тарифу. Либо с предоставлением отгула. Сотрудник должен сам выбрать формат компенсации и сообщить об этом руководителю.

Подробнее о расчёте оплаты рассказали в статье.

Что делать, если сотрудник заболел во время командировки

Если вам работник заболел в командировке, первым делом нужно отправить его лечиться. В идеале рабочие поездки и встречи отменяются, а сотрудник обращается в поликлинику.

Порядок такой: сначала оформите больничный, отправьте сотрудника к врачу, затем продлите командировку, либо купите сотруднику билеты домой. Подробнее о больничных в командировках читайте в нашей статье.

Как оформить однодневную командировку

Однодневная командировка оформляется так же, как более длительная рабочая поездка. Порядок оформления и список документов полностью совпадает. Подробнее об однодневных командировках — рассказали в статье.

Заключение

Командировка — это поездка по поручению работодателя. Её можно оформить на любой срок от 1 дня. В каждом случае оформление командировки происходит одинаково: сначала нужно выпустить приказ, уведомить сотрудника, затем оплатить ему проживание и проезд в командировке. Если поездка занимает больше одного дня, то сотруднику полагаются суточные.