Навигация по статье
Загранкомандировка оформляется примерно так же, как и поездка внутри страны. Главное отличие — нужно оформлять загранпаспорт, визы, выдавать суточные в валюте и тратить больше времени на поиск билетов на самолёт и бронирование отеля.В статье рассказываем, как оформить командировку за границу, выдать суточные и отчитаться на командировку. А в конце статьи отвечаем на частые вопросы.
Особенности загранкомандировок
Командировка в иностранное государство оформляется так же, как и внутри страны. Набор документов и порядок их оформления совпадает.
Только для командировки за границу нужны некоторые дополнительные документы, о которых расскажем в статье. Также при поездке за рубеж работодатель должен возместить сотруднику дополнительные затраты.
Вот на что нужно обратить внимание:
Компенсируйте дополнительные расходы сотрудника. В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки указаны дополнительные гарантии от работодателя, которые получает сотрудник в зарубежной поездке.
Оформите загранпаспорт и визу для сотрудника. Сотрудник может сам оформить загранпаспорт, а руководитель может возместить стоимость пошлины. Если для поездки нужна виза, работодатель также оплачивает все расходы.
Каждая страна устанавливает свои правила к пакету документов. Ознакомиться с требованиями вы можете на сайте консульства. Мы собрали список обязательных документов для деловых виз:
- загранпаспорт. Срок действия должен превышать срок запрашиваемой визы минимум на три месяца. Если у вас два паспорта, можно предъявить второй загранпаспорт в копии или в оригинале
- цветное фото размером 3,5 х 4,5 на белом фоне не старше шести месяцев. Фото должно соответствовать требованиям Международной организаций гражданской авиации ICAO
- страховой полис с покрытием 30 000 евро для стран шенгенского соглашения. Может быть оформлен в российской страховой компанией или в стране ЕС
- приглашение
- справка с места работы с указанием должности, заработной платы и даты начала работы в компании
- выписка со счета с движением средств за последние три месяца и текущим остатком
- бронь гостиницы и авиабилетов
- копия внутреннего российского паспорта
- анкета, заполненная онлайн или на бланке посольства
Подготовка к командировке за рубеж
Заложите несколько недель, чтобы подготовиться в поездке и оформить все нужные документы. Вот что нужно сделать:
Уточните у сотрудника личные обстоятельства. Так закон запрещает отправлять в рабочую поездку беременных и сотрудников до 18 лет.
Оформите документы для командировки. В это входит приказ на командировку, согласие на работу в выходные.
Определите сумму командировочных расходов и суточные. Каждая компания сама определяет, сколько готова потратить на оплату командировок.
Купите билет на самолет. Покупайте билеты на рейсы российских авиакомпаний в рублях, либо ищите рейсы зарубежных перевозчиков, которые продают билеты для въезда или выезда из России. С ними можно улететь в страны ближнего зарубежья, Турцию, Египет, ОАЭ и Китай. В Европу доступен только рейс в Белград у Air Serbia.
В условиях санкций иностранные авиакомпании не продают билеты в России и принимают оплату с российских счетов. Но организации могут покупать билеты с помощью «Авиасейлс для бизнеса». Это бесплатный сервис, который позволяет покупать билеты для командировок по всему миру и оплачивать их в рублях. С сервисом также можно экономить, покупая билеты европейских лоукостеров: Wizzair, Ryanair, EasyJet и др.
Забронируйте проживание. Отели за границей тоже перестали принимать оплату российскими картами, как и зарубежные системы интернет-бронирования гостиниц. Это значит, что забронировать и оплатить проживание можно только на месте за наличные.
Чтобы подтвердить расходы на проживание, сотруднику нужно будет предоставить договор аренды жилья и платёжные документы — чек или расписку от арендодателя, а также построчный перевод документов на русский язык.
В «Авиасейлс для бизнеса» можно забронировать и оплатить отели и апартаменты по всему миру без ограничений. Также доступны дополнительные услуги: ранний заезд, поздний выезд, питание, бронь конференц-зала в отеле и другое.
Оформите страховку. Узнайте, какой страховой полис нужен для поездки в вашу страну — на сайте посольства или визового центра. Некоторые посольства работают только с зарубежными страховыми компаниями и принимают только их полисы.
Выдайте суточные. Работодатель сам устанавливает размер суточных и выплачивает их сотруднику до поездки. В эквиваленте до 2500 рублей суточные не облагаются НДФЛ. При этом суточные для дней отъезда оплачиваются в валюте, а для дней возвращения — в рублях.
Оформите рабочую визу для сотрудника и необходимые разрешения. Проверьте условия въезда в страну. Не забывайте о визе — она нужна в странах Евросоюза, США, Великобритании и некоторые других. Безвизовый режим действует в странах СНГ и некоторых других государствах. О визовых требованиях читайте на сайте МИД РФ и официальных сайтах посольств.
Узнайте, нужна ли временная регистрация для сотрудника. Иногда при длительной командировки иностранным сотрудникам может понадобиться временная регистрация. Уточняйте детали в консульстве.
Оплатите сотруднику прививки. Для поездок в страны Африки и Азии могут понадобиться прививки.
Ограничения для командировки за рубеж
На заграничные командировки действуют те же ограничения, как и для поездок внутри страны.
- сотрудников, у кого нет трудового договора с работодателем. То есть фрилансеры и сотрудники, работающие по гражданско-правовому договору
- сотрудников, проходящих обучение в компании, с которыми заключён ученический договор, если командировка не связана с ученичеством
- беременных женщин
- сотрудников до 18 лет
- инвалидов (при наличии медицинских показаний).
По статье 259 ТК РФ, для оформления командировки некоторых работников потребуется их письменное согласие и медицинское заключение. В их число входят:
- женщины с детьми до трёх лет
- сотрудники, воспитывающие детей в возрасте до пяти лет без супруга
- сотрудники, воспитывающие ребенка-инвалида
- сотрудники, ухаживающие за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением
Компенсация расходов и подтверждающие документы
После командировки сотрудник должен подготовить авансовый отчёт по форме АО-1. Его нужно предоставить в течение трёх дней после возвращения из поездки. Компания компенсирует расходы только на основании авансового отчёта и подтверждающих документов.
Также к авансовому отчёту нужно приложить документы, которые подтверждают расходы и пребывание сотрудника в месте командировки. Документы должны быть на русском языке либо с переводами.
Вот какие документы понадобятся для отчётности:
- Билет и посадочный талон. Если сотрудник потерял посадочный, можно предоставить справку о перелёте. Справку можно получить на стойке авиакомпании в аэропорту. Или запросить у нас в чате, если покупали билеты через «Авиасейлс для бизнеса». Ещё для подтверждения поездки подойдёт отметка в заграничном паспорте — для командировки за границу.
- Путевой лист, служебная записка и чеки на оплату бензина. Эти документы нужны, если сотрудник едет в командировку на своей машине и сам оплачивает бензин.
- Чеки за поездку и аренду каршеринга. Для случаев, когда сотрудник добирается к месту командировки на такси или арендованной машине.
- Счёт на оплату отеля. Также компания может возместить сотруднику оплату питания, если для этих расходов есть отдельный чек.
- Договор найма жилья и платёжные документы. Для случаев, когда сотрудник живёт в съёмной квартире.
- Другие документы, которые подтверждают необходимые расходы в поездке.
Суточные в командировке за рубеж
Работодатель выдаёт суточные до начала заграничной командировки. Суточные при загранкомандировках можно выдать наличными, либо перечислить на банковскую карту сотрудника. Если работодатель не выплатил суточные или отказывается компенсировать будущие расходы, сотрудник вправе отказаться от поездки.
Нормы суточных для оплаты командировок за границу не установлены. При этом с суточных больше 2500 рублей в день удерживается НДФЛ.
Если работник уезжает в командировку, пересекает границу РФ и возвращается в тот же день, то ему выплачивается 50% суточных в иностранной валюте.Суточные в длительной командировке за границей рассчитываются особым образом. При расчёте суточных при пересечении границы нужно учитывать, въезжает ли сотрудник в Россию или выезжает из неё.
Также нужно выдать суточные за все дни, проведённые в дороге или при вынужденной остановке в пути.
Для бухгалтерских проводок для суточных нужно использовать следующие проводки:
- Дебет 71 Кредит 50 — если суточные выплачены наличными
- Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 71 — если суточные перечислены на карту
Подробнее о суточных — читайте в нашей статье.
Больничный лист в заграничной поездке
Если сотрудник заболел в зарубежной командировке, работодатель выплачивает ему пособие. При этом в российских компаниях и в ФСС не могут принять листок нетрудоспособности от клиники из другого государства.
Чтобы получить пособие, нужно предоставить дополнительные документы. Когда сотрудник вернётся в Россию, он может обменять документы по болезни на российский больничный лист.
Документы для оформления больничного после заграничной командировки:
- документы, которые подтверждают расходы в поездке
- справка или заключение от иностранной клиники, которые документально подтверждают факт лечения. В документе должны быть указаны ФИО сотрудника, сроки болезни, название учреждения, печать и подпись лечащего врача
- нотариально заверенный перевод документа от клиники
- российский больничный лист. Для этого сотрудник должен предоставить в больницу в России справку от иностранной клиники и получить традиционный больничный лист
Частые вопросы
Каков максимальный срок заграничной командировки?
Загранкомандировка может быть любой длительности. В законе указано только, что командировка не может быть бессрочной: у неё всегда должен быть оговоренный срок.
Обычно работодатель определяет срок командировки до поездки. Это нужно, чтобы бухгалтер мог учесть расходы и рассчитать сумму суточных, а также правильно учесть рабочее время сотрудника. Однако работодатель вправе продлить командировку, если сотрудник находится в пути или в месте командировки.
Чтобы продлить командировку, работодатель обязан выпустить новый приказ о командировке. Нельзя продлить командировку на основании действующего приказа.Подробнее о том, как продлить командировку и правильно оформить все документы, мы рассказали в статье.
Нужна ли временная регистрация в долгой командировке?
У каждой страны свои правила для временной регистрации для иностранных сотрудников. Изучите их на сайте консульства до начала поездки, чтобы заранее подготовить документы.
Также нужно учитывать статус налогового резидентства в России при длительных командировках. В законе указано, что налоговый резидент — это тот человек, который находится на территории России более 183 дней в течение следующих 12 месяцев. В зависимости от того, сколько дней в году сотрудник находится в России, зависит его налоговый статус.
По какому курсу рассчитывается аванс для загранкомандировки?
Перед командировкой работодатель выдаёт суточные для пребывания за границей в иностранной валюте. При этом учитывается официальный курс Банка России в тот день, когда утверждается авансовый отчёт и компания перечисляет сотруднику суточные.
К примеру, если работодатель выдаёт суточные в валюте 13 марта 2024 года, то нужно учитывать официальный курс Банка России на дату 13 марта 2024 года. Подробнее с правилами расчёта суточных — в нашей статье.