Командировка сотрудника в Китай в 2026 году: как оформить и оплатить

Китай остаётся популярным направлением для бизнес-сотрудничества и командировок. К тому же сейчас между Россией и Китаем действует безвизовый режим для поездок до 30 дней. Рассказываем, как оформить командировку, рассчитать сумму суточных и отчитаться за поездку.

Оформление командировки в Китай в 2026 году

Командировка сотрудников в Китай оформляется так же, как и другая деловая поездка за рубеж. Сначала нужно убедиться, что сотрудник не попадает в специальные категории и у него нет ограничений для командировки. Затем нужно издать приказ, оплатить билеты и проживание.

Шаг 1. Узнайте, можно ли отправить сотрудника в командировку

Определите, для кого из сотрудников вы оформляете поездку. Уточните, есть ли у них противопоказания и не входят ли они в специальные категории. Отправка в командировку таких сотрудников будет считаться нарушение Трудового кодекса.

Кого нельзя отправлять в командировку:

• беременных женщин — по ст. 259 ТК РФ,
• сотрудники до 18 лет — по ст. 268 ТК РФ,
• сотрудники на ученическом договоре, если поездка не связана с обучением — по ст. 203 ТК РФ,
• сотрудники с инвалидностью (при наличии медицинских показаний) — по 181-ФЗ,
• сотрудники по договору ГПХ и фрилансеры — для них нужно оформлять не командировку, а служебную поездку.

Также есть категории сотрудников, которых можно отправить в командировку только с их письменного согласия и при наличии медицинского заключения. Обсудите с ними поездку и уведомьте их о том, что они вправе отказаться от командировки.

Кого можно отправить в командировку только с письменного разрешения сотрудника:

• женщины с детьми до трёх лет,
• родители и опекуны, которые одни воспитывают детей до 14 лет,
• родитель ребёнка до 14 лет, если другой родитель работает на вахте,
• родитель ребёнка до 14 лет, если другой родитель призван на военную службу по мобилизации или проходит службу по контракту,
• родители трёх и более детей до 18 лет, если младший ребёнок не достиг 14 лет,,
• родители детей с инвалидностью до 18 лет,
• сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи,
• мужчины, воспитывающие детей без матери — по ст. 264 ТК РФ,
• опекуны или попечители детей до 18 лет — по ст. 264 ТК РФ.

Шаг 2. Издайте приказ на командировку

Работодатель выпускает приказ о направлении в командировку по форме Т-9 для одного сотрудника или Т-9а для нескольких. Приказ должен быть подписан руководителем организации и командированным сотрудником.

Что должно быть указано в приказе:

• название документа и дата составления,
• название компании,
• ФИО сотрудника, его должность и название отдела,
• сроки командировки,
• цель командировки,
• место назначения: страна, город, организация.

Ориентируйтесь на наш образец приказа на командировку:

Шаг 3. Оплатите билеты и проживание

Сотруднику полагается оплата проезда до места командировки и проживания. Работодатель оплачивает всё заранее, либо сотрудник оплачивает проезд и отель из своих денег и по возвращении получает компенсацию.

Шаг 4. Оформите медицинскую страховку

Медицинская страховка необязательна для въезда в страну, однако в случае болезни она сэкономит сотруднику время и деньги на лечение.

Шаг 5. Сотрудник сдаёт авансовый отчёт

После командировки сотрудник должен сдать авансовый отчёт вместе с документами, которые подтверждают расходы в поездке.

Нужна ли сотруднику виза при командировке в Китай

Если вы едете в короткую деловую поездку до 14 сентября 2026 года, визу оформлять не нужно. С 15 сентября 2025 по 14 сентября 2026 между Россией и Китаем действует безвизовый режим. 

Для каких поездок не нужна виза:

• туристические,
• короткие командировки,
• семейные поездки,
• транзит.

При безвизовом режиме поездка должна длиться до 30 дней. При этом сотрудник может въезжать в страну несколько раз, каждый раз 30-дневный период будет отсчитываться заново. 

Если нужно остаться в стране свыше 30 дней по уважительной причине, нужно получить разрешение на пребывание (Stay Permit) в иммиграционной службе (Exit-Entry Administration of Public Security Bureau).

Для постоянной работы в Китае, учёбы или ведения журналистской деятельности необходимо оформить визу перед поездкой.

Сотрудник может въехать в Китай по загранпаспорту, который действует на протяжение всего срока поездки. Также желательно, чтобы у него были на руках обратные билеты и бронирование жилья на все дни командировки.

Как оформить въездную форму

За 24 часа до въезда в Китай деловые путешественники должны заполнить электронную въездную форму Entry Card и предъявить полученный QR-код на границе. Код можно показать с телефона или в распечатанном виде.

Как заполнить форму:

• на сайте иммиграционной службы Китая,
• в приложении NIA 12367,
• в приложениях WeChat или Alipay.

Нужна ли регистрация по месту пребывания

Если сотрудник останавливается в отеле, ему не нужно дополнительно регистрироваться. Персонал отеля зарегистрирует гостя при заселении.

Если сотрудник останавливается у друзей или в арендованной квартире, после въезда в Китай ему необходимо самостоятельно отметиться в ближайшем отделении полиции как иностранному гражданину.

Суточные в командировке в Китай

В законе нет специальных правил для выдачи суточных при командировке в Китай, поэтому ориентируйтесь на нормы для зарубежных командировок — 2500 рублей для поездок за рубеж.

Компания может самостоятельно установить сумму суточных и закрепить её в своих ЛНА. С суммы превышения нормы в 2500 рублей нужно будет начислить НДФЛ и взносы.

Работодатель обязан выдать суточные за все дни поездки, в том числе и выходные и дни в пути. День выезда из России считается по нормам для заграничных поездок — 2500 рублей в день. День возвращения — по нормам для поездок по России, 700 рублей в день. Суточные можно выдать в рублях или в валюте.

Пример. Евгений поехал в командировку в Китай на 3 дня, ещё 2 дня ушло на дорогу в обе стороны, всего 5 дней командировки. За 4 дня командировки Евгений получит суточные по нормам для зарубежной поездки, а за оставшийся один день — по нормам для России. 

Общий размер суточных составит 10 700 рублей. За 4 дня начислят 4 × 2500 = 10 000 рублей, за один день въезда в Россию — 700 рублей.

Как учитывать расходы при командировке в Китай

Командировочные расходы при поездке в Китай учитываются так же, как и при любой другой командировке.

Если к авансовому отчёту приложены документы в валюте, то для возмещения расходов запросите документ, подтверждающий обмен валюты, например:

• справка о движении денег на счете, заверенная банком, если оплаты были в валюте, но рублёвой картой (Письмо Минфина от 10.07.2015 N 03-03-06/39749);
• справка о покупке валюты, выданная банком или обменным пунктом.

Если работник не может подтвердить курс из-за отсутствия документа, сумма в валюте пересчитывается по официальному курсу ЦБ на дату выдачи подотчётных сумм.

Если нужно возместить перерасход в валюте сверх суммы аванса, применяйте курс ЦБ на дату утверждения авансового отчёта (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК).

Подтверждающие документы

Тип расходов	Как отчитаться
Билеты на поезд, самолёт или автобус	Электронный билет или посадочный талон. Также подойдёт справка о перелёте или штамп в загранпаспорте
Траты на каршеринг, бензин или аренду машины	Путевой лист, служебная записка о поездке и чеки об оплате
Отель	Счёт об оплате проживания
Арендованное жильё	Договор аренды, чеки или счета на оплату

Иногда сотрудники пользуются дополнительным услугами отеля: услугами ресторана, прачечной, сейфа или конференц-зала. Эти расходы работодатель тоже может компенсировать, если они обоснованы и подтверждены документами.

Если дополнительные услуги не связаны с командировкой и работой, их нельзя относить к расходам компании и уменьшать на них сумму налога. К таким личным расходам сотрудника относится мини-бар в номере, бассейн, тренажёрный зал.

Подробнее о компенсации дополнительных услуг читайте в статье.

Итоги: что нужно знать про командировку в Китай

Обязательный документ для оформления поездки — приказ на командировку по форме Т-9 для одного сотрудника или Т-9а для нескольких. Приказ подписывает командированный сотрудник и работодатель.

Норма суточных для зарубежной поездки — 2500 рублей в день. Если вы выдаёте сотруднику суточные выше нормы, на сумму превышения нужно начислить НДФЛ и взносы.

Для поездки сроком до 30 дней виза не требуется. Чтобы подтвердить расходы в командировке, необходимо приложить документы: посадочный талон, счёт об оплате проживания, договор аренды, чеки об оплате.