Навигация по статье
Командировка гендиректора оформляется почти так же, как и командировка другого сотрудника. Разница в том, что нужно оформить дополнительные документы и передать полномочия замещающему работнику. Рассказываем, как устроено направление в командировку руководителя организации.
Как оформить командировку генерального директора
Генеральный директор считается наёмным сотрудником, поэтому для него можно оформить командировку — по статье 166 ТК РФ и постановлению правительства о служебных командировках № 501.
Исключение — ИП или единственные владельцы бизнеса. Они считаются работодателями и не могут подписать трудовой договор сами с собой.
Командировка для гендиректора оформляется так же, как для обычного сотрудника, но с некоторыми нюансами в документах. Например, директор сам составляет и подписывает приказ на командировку.
Порядок действий такой:
- Издайте и подпишите приказ на командировку по форме Т-9
- Издайте и подпишите приказ о временном замещении руководителя
- Составьте доверенность на передачу полномочий
- Составьте служебное задание, если это принято в вашей организации. Укажите в нём задачи на командировку
- Оплатите проживание и проезд
- Начислите суточные за все дни поездки
Какие документы нужны для командировки директора
Приказ на командировку. Используют форму Т-9, либо другую форму, принятую в организации.
Служебная записка. Это необязательный документ. Его можно составить в свободной форме, указать цель поездки, место, сроки и примерный бюджет.
Служебное задание. Документ составляют, если это принято в организации. В нём можно перечислить задачи на поездку. Подробнее про служебное задание рассказали в статье.
Командировочное удостоверение. Это необязательный документ, он подтверждает, что сотрудник действительно отправился в командировку, выполнил задание и вернулся в указанные сроки. В нём указывают ФИО и должность сотрудника, даты, место и цель поездки.
Приказ о временном замещении руководителя. На время командировки можно передать полномочия замещающему сотруднику, например заместителю директора. Документ составляют в свободной форме.
Доверенность на передачу полномочий. Укажите в документе имя замещающего сотрудника, список полномочий и срок действия доверенности. Документ можно составить в свободной форме.
Дополнительное соглашение и письменное согласие сотрудника. Если замещение директора не прописано в трудовом договоре или должностной инструкции сотрудника, составьте допсоглашение к трудовому договору. Дополнительно получите письменное согласие сотрудника на замещение гендиректора по статье 60.2 ТК РФ.
Авансовый отчет. После поездки гендиректор составляет авансовый отчёт и перечисляет расходы на поездку, прикладывает подтверждающие документы: чеки и квитанции об оплате билетов, проживания, дополнительных услуг.
Как оформить приказ на командировку директора
Приказ для командировки директора составляется так же, как для других наёмных сотрудников.
Что указать в приказе на командировку гендиректора:
- Полное название компании
- ФИО и должность гендиректора
- Дни начала и окончания командировки
- Страна, город, организация, в которую едет гендиректор
- Источник финансирования — ваша компания или принимающая сторона
- Цель командировки
Даты командировки должны совпадать в приказе и в билетах. Если даты не совпадают, компания не сможет признать расходы на командировку.
Кто подписывает приказ на командировку генерального директора
Приказ составляет и подписывает сам генеральный директор, если другие правила не установлены в уставе или ЛНА.
Образец приказа о направлении директора в командировку
Скачайте шаблон приказа о командировке в форматах Word и PDF и заполните поля своими данными.
Как сформулировать цель командировки гендиректора
В трудовом кодексе не сказано, как правильно формулировать цели и основания служебной командировки. Чтобы у налоговой не возникло вопросов о поездке и расходах на неё, цель должна быть сформулирована конкретно и понятно.
Два главных критерия для формулировки цели:
- она связана с деятельностью компании по статье 252 НК РФ,
- соотносится с обязанностями директора компании по статье 60 ТК РФ.
Примеры целей командировки:
- переговоры с топ-менеджментом компании «Премьер»,
- представление компании на конференции,
- контроль исполнения стратегического проекта,
- участие в заседании совета директоров,
- заключение сделки с транспортной компанией,
- открытие нового филиала компании в Туле,
- выступление на конференции или форуме,
- контроль выполнения задач в филиале.
Нужно ли передавать полномочия на время командировки
На время командировки гендиректор может передать полномочия другому сотруднику по статье 60.2 ТК РФ. Таким сотрудником может быть заместитель директора, главный бухгалтер или другой работник.
Как директору передать полномочия:
- Получите письменное согласие сотрудника, который будет временно исполнять обязанности директора.
- Определите размер доплаты, если сотрудник будет совмещать обязанности директора со своими задачами.
- Заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. Укажите в нём размер доплаты и срок замещения.
- Издайте приказ о временном замещении руководителя. В документе укажите ФИО сотрудника, перечень полномочий и срок действия.
- Оформите доверенность на сотрудника, с ней он сможет действовать от имени компании и подписывать платёжные документы.
Особенности командировки директора за границу
Что нужно учесть при оформлении командировки директору за границу:
Выдайте суточные. За каждый день командировки полагаются суточные. Сумма, с которой не нужно платить налоги и взносы, — 2500 рублей в день. За день пересечения границы при выезде из России суточные выплачивают в валюте, а за день пересечения границы при возвращении — в рублях.
Оформите визу и необходимые разрешения. О визовых требованиях читайте на сайте МИД РФ и официальных сайтах посольств.
Оформите страховку. Узнайте, какой страховой полис нужен для поездки. Некоторые посольства работают только с зарубежными страховыми компаниями и принимают только их полисы.
Оплатите сотруднику прививки. Для поездок в страны Африки и Азии могут понадобиться прививки.
Купите билет на самолет. Покупайте билеты на рейсы российских авиакомпаний в рублях, либо ищите рейсы зарубежных перевозчиков, которые продают билеты для въезда или выезда из России
Забронируйте проживание. Сохраните чеки и квитанции об оплате, чтобы подтвердить расходы на проживание.
Сохраните чеки о представительских расходах. Если они связаны с командировкой и подтверждены документами, их можно принять в расходы. Например, затраты на такси или ужин ресторане с деловыми партнёрами.
Узнайте, нужна ли временная регистрация. В некоторых странах иностранцы при длительном пребывании должны встать на учёт: требования уточняйте на сайте посольства страны назначения.
Подробнее о командировках за границу читайте в статье.
Итоги: что важно знать о командировке генерального директора
Чтобы оформить командировку руководителя организации, нужно оформить дополнительные документы: приказ о временном замещении гендиректора, доверенность и допсоглашение к трудовому договору замещающего сотрудника.
Сотрудником, который временно исполняет обязанности директора, может быть его заместитель, главный бухгалтер или другой работник.
Гендиректор сам составляет и подписывает приказ и другие документы на командировку. После поездки он составляет авансовый отчёт и прикрепляет чеки и квитанции об оплате.