Навигация по статье
В законе не указаны максимальные сроки командировки. Длительность поездки определяет работодатель. Рассказываем, как оформить длительную командировку и что учитывать при планировании поездки.
Какая командировка считается длительной
Длительной обычно считают командировку, которая продолжается больше месяца. Работодатель сам определяет срок поездки по пункту 4 постановления №501. Командировка может длиться несколько дней или месяцев, если это нужно для выполнения служебного задания.
В Трудовом кодексе не определена максимальная продолжительность поездки. Одно из условий командировки по статье 166 ТК РФ — у неё должны быть определены сроки, рабочая поездка не может быть бессрочной.
Если сотрудник не успевает выполнить задание в срок, руководитель может продлить поездку. Для этого он издаёт приказ на продление командировки.
В чём отличие длительной командировки от разъездного характера работы
Длительная командировка и разъездной характер работы оформляются и оплачиваются по-разному.
Командировка, в том числе и длительная, — это разовая поездка вне места постоянной работы, у неё есть чётко определённые сроки. Разъездной характер работы закрепляется в трудовом договоре, сотрудник регулярно совершает поездки по городу, разным регионам или странам.
За командировку сотрудник получает средний заработок, а за разъездной характер работы — обычную зарплату.
| Разъездной характер работы | Командировка | |
| Частота поездок | Постоянные разъезды по городу или региону | Единичные поездки по поручению работодателя |
| Срок | Бессрочно, пока действует трудовой договор | Ограничен датами в приказе, после окончания сотрудник возвращается к обычной работе |
| Зарплата | Обычная зарплата | Средний заработок за 12 месяцев |
Как оформить длительную командировку
Длительная командировка оформляется так же, как и обычная командировка. Для приказа используют форму Т-9, если отправляют одного работника в командировку и Т-9а — если несколько.
Как оформить поездку:
Шаг 1. Убедитесь, что у сотрудника не ограничений для поездки. В командировку нельзя отправить беременных женщин или сотрудников до 18 лет. Подробнее об ограничениях читайте в статье.
Шаг 2. Согласуйте условия поездки. Обсудите с сотрудником задание на командировку, место и сроки поездки.
Шаг 3. Издайте приказ на командировку. Укажите название компании, ФИО сотрудника, сроки, место, цель поездки.
Шаг 4. Составьте служебное задание. Это необязательный документ. В нём указывают задачи, которые сотрудник будет выполнять в командировке.
Шаг 5. Компенсируйте командировочные расходы. Оплатите проживание и проезд, либо выдайте сотруднику аванс для оплаты билетов и отеля.
Шаг 6. Выдайте суточные за все дни поездки. Сюда входят и рабочие дни, и выходные.
Как оплачивается длительная служебная командировка
Средний заработок
За командировку, в том числе длительную, за сотрудником сохраняется средний заработок по статье 167 ТК РФ. Его платят за все дни, которые по графику компании рабочие, включая дни в пути и вынужденной остановки в пути. За выходные, в которые сотрудник не работал и не ехал, средний заработок не начисляют.
Суточные
Сотруднику положены суточные за все дни командировки, в том числе и выходные. Компания может закрепить в положении о командировках свою сумму суточных.
Сумма суточных, с которой не нужно платить НДФЛ и страховые взносы, — 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграничных поездок. На сумму превышения нужно начислить налоги и взносы.
Командировочные расходы
В командировочные расходы входят затраты на оформление поездки, их компенсирует работодатель.
Проезд. Работодатель покупает билеты или возмещает затраты на билеты, оплату бензина и каршеринга. Также компания компенсирует расходы на оформление визы, если командировка проходит за границей.
Проживание. Работодатель оплачивает проживание в отеле или съёмной квартире на весь период командировки.
Дополнительные услуги. Если услуги связаны с командировкой и согласованы с руководителем, компания может их компенсировать. Например, оплату конференц-зала, прачечной или аренду сейфа.
Оплата выходных дней в длительной командировке
Если сотрудник работает в выходной или праздничный день в командировке, ему полагается двойная оплата или отгул — по статье 153 ТК РФ.
Если сотрудник находится в пути в выходной или праздник, ему также начисляют оплату в двойном размере, либо дают дополнительный выходной.
Оплата за выходные дни, в которые сотрудник не работал, не начисляется.
Особенности длительных командировок
Временная регистрация
В другом регионе. Если командировка длится более 90 дней и сотрудник проживает в арендованной квартире, он обязан встать на временный учёт в ОМВД. Без регистрации сотруднику грозит штраф от 2000 до 3000 рублей (в Москве и Санкт-Петербурге — 3000–5000 рублей) по статье 19.15.2 КоАП РФ.
В отеле регистрацию оформляет администрация, поэтому дополнительно регистрироваться не нужно.
В другой стране. У каждой страны свои правила для временной регистрации для иностранных сотрудников. Изучите их на сайте консульства до начала поездки, чтобы заранее подготовить документы.
Риск потери налогового резидентства
По закону человек считается налоговым резидентом, если он находится на территории России не менее 183 дней в течение следующих 12 месяцев. Если сотрудник проведёт в заграничной командировке больше полугода, он может перестать быть налоговым резидентом России.
Если человек теряет налоговое резидентство, ставка НДФЛ вырастает до 30% и бухгалтер имеет право удерживать из зарплаты сотрудника НДФЛ 30%. Исключения перечислены в статьях 207 и 224 НК РФ. Например, у чиновников и военнослужащих сохраняется статус резидента.
Также у нерезидента исчезает право на налоговые вычеты, например социальный или имущественный.
Отпуск во время длительной командировки
Работник имеет право на оплачиваемый отпуск по графику. Если длительная командировка выпала на время отпуска, сотрудник может перенести отпуск, либо прервать командировку.
Некоторые категории сотрудников могут уходить в отпуск в любое время по статье 262.1 ТК РФ. Сотрудникам с вредными или опасными условиями труда и работникам младше 18 лет по статье 124 ТК РФ нельзя переносить ежегодный отпуск на следующий год.
Больничный во время командировки
Если сотрудник заболел и не может выполнять рабочие задачи, ему нужно как можно скорее оформить больничный и уведомить об этом руководителя. Без уважительной причины пропуск работы будет считаться прогулом.
При командировке за рубеж сотрудник может обратиться в больницу по страховке и запросить медицинские документы. Подробнее об оформлении больничного в командировке читайте в статье.
Семья работника и компенсации
Сотрудник может взять в командировку близких, но работодатель не обязан оплачивать их расходы на билеты и проживание.
Для некоторых сотрудников можно оформить командировку только с их письменного согласия. Например, для отцов-одиночек с детьми до 14 лет или родителей детей-инвалидов. При этом сотрудник может отказаться от поездки, это не будет считаться нарушением.
Итоги: что важно знать о длительной командировке
Длительная командировка оформляется так же, как и обычная деловая поездка. В законе не указана максимальная длительность поездки, при этом в приказе должны быть указаны даты начала и окончания. При желании работодатель может продлить командировку.
Если сотрудник проведёт в заграничной командировке больше полугода, он может перестать быть налоговым резидентом. В этом случае ставка НДФЛ вырастет до 30%, а сотрудник потеряет право на налоговые вычеты.