Навигация по статье
В ТК РФ дано такое определение командировки: поездка на определённый срок по поручению работодателя. Она может длиться один день, если сотрудник может вернуться в свой город в тот же день.В статье рассказываем, что такое однодневная командировка, как её оформить и нужно ли платить суточные.
Что такое однодневная командировка
Командировка считается однодневной, если длится не более одного дня и проходит в том месте, откуда работник может вернуться домой в тот же день.
Работодатель вправе решить, целесообразно ли сотруднику ездить к месту командировки и обратно. Вот что он должен учесть:
- время в пути от места жительства сотрудника до места командировки,
- транспортные условия,
- характер служебного поручения сотрудника: не пострадают ли рабочие задачи от поездки,
- условия для отдыха сотрудника: сможет ли работник отдохнуть и восстановить силы после рабочего дня.
Как оформить однодневную командировку
Однодневная командировка оформляется так же, как более длительная рабочая поездка. Порядок оформления и список документов полностью совпадает:
Работодатель издаёт приказ о командировке. Если в командировку едет один сотрудник, то приказ составляется по форме Т-9, если несколько — по форме Т-9а.
Вот что нужно указать в приказе:
- полное название компании,
- ФИО командированного, должность и код подразделения,
- место командирования,
- сроки командировки,
- цель поездки и основание.
Работодатель выплачивает деньги на командировочные расходы. Можно выдать наличные из кассы или перечислить деньги на карту. Для трат, связанных с поездкой.
Бухгалтерия отмечает командировку в табеле учёта времени. Для рабочих дней в командировке укажите код К или 06. Если сотрудник выходит на работу в выходной или праздничный день, укажите код РВ или 03. Также можно добавить количество часов, которые сотрудник потратил на работу в выходной.
Сотрудник или работодатель оформляет авансовый отчёт. После возвращения нужно указать все траты в авансовом отчёте по форме АО-1 и приложить подтверждающие документы.
Что указать в авансовом отчёте:
- номер документа
- сумму аванса, который вы выдали сотруднику и дату выдачи,
- ФИО сотрудника и должность,
- сумма потраченных денег и остаток, если есть
- список документов, которые подтверждают расходы.
Подробнее о списке документов для командировки мы рассказали в статье.
Как оплачивать однодневную командировку
За работу в однодневной командировке сотрудник получает оплату, которая равна среднему дневному заработку. Вот формула для расчётов:
Разберём на примере, как оплачивается однодневная командировка.
Определите расчётный период. Леонид уезжает в командировку 26 сентября 2024 года на пять дней. Расчётный период — с 1 сентября 2023 по 31 августа 2024 года.
Посчитайте количество рабочих дней за 12 месяцев. За период с 1 сентября 2023 по 31 августа 2024 года прошло 248 рабочих дней. Леонид не брал больничные и отходил все 14 дней отпуска. Получается, количество рабочих дней 248 — 14 = 234.
Посчитайте сумму выплат за последние 12 месяцев. Леонид получил зарлату 900 000 рублей и 50 000 рублей премии. Отпускные выплаты не включаем в расчёты. Получаем 830 000 рублей.
Определите средний дневной заработок. Делим сумму выплат на количество рабочих дней: 950 000 рублей / 234 дня = 4060 рублей.
Если сотрудник работал в выходной или праздничный день
Оплата труда в однодневной командировке считается по-другому, если работник отправляется в командировку в выходной или праздничный день. В этом случае ему полагается оплата в двойном размере, либо дополнительный отгул (ст. 153 ТК РФ).
Если бы Леонид поехал в однодневную командировку в субботу и выбрал бы двойную оплату, он бы получил 4060 × 2 = 8120 рублей.
Выплачиваются ли суточные при однодневной командировке
При однодневной командировке по России суточные не выплачиваются. Суточные нужны для того, чтобы компенсировать затраты в длительной поездке. Если сотрудник возвращается домой в тот же день, суточные ему не положены.
Вот несколько исключений:
Суточные для поездки за границу. Если работник едет за рубеж, пересекает границу РФ и возвращается в тот же день, то ему нужно начислить 50% суточных в иностранной валюте.
Подробнее о зарубежных командировках читайте в нашей статье.
Компенсация. Вместо суточных сотрудник может получить компенсацию расходов во время командировки. Для поездок внутри России работодатель сам устанавливает размер компенсации. Если сумма превышает 700 рублей, то будет удержан налог на доходы для физических лиц (ст. 168 ТК РФ).
Чтобы работник мог рассчитывать на возмещение затрат, обсудите порядок компенсации и закрепите его в коллективном договоре или в положении о командировках.
В таблице собрали по начислению налогов и взносов на компенсацию других расходов в однодневной командировке:
| Есть подтверждающие документы | Нет подтверждающих документов | |
|---|---|---|
| НДФЛ | Не облагается | Облагается в полном объёме |
| Налог на прибыль | Учитывается в составе расходов, которые связаны с производством и реализацией | Не учитывается |
| Страховые взносы | Не облагается | Облагается в полном объёме |
| Налог при УСН | Не учитывается | Не учитывается |
Можно ли продлить однодневную командировку
Да, работодатель может продлить командировку — как однодневную, так и поездку на несколько дней. Вот как оформляют продление по закону:
Обсудите с сотрудником продление командировки. Работодатель может продлить командировку по собственной инициативе, либо по инициативе сотрудника. Также руководитель может сам принять решение о продлении поездки, без согласия работника.
Определите причину продления. Вот несколько причин, по которой можно продлить командировку:
- сотрудник не успел выполнить работу,
- сотрудник заболел и не смог работать,
- резко увеличилось количество задач,
- у сотрудника не получилось купить обратные билеты в свой город.
Составьте служебную записку. Укажите в ней причину продления командировки, новые даты поездки, ссылку на изначальный приказ и дату документа.
Выпустите приказ. Нужно выпустить приказ на новую командировку и уведомить об этом сотрудника, получить его подпись. Это обязательный шаг, без него не получится оформить продление.
Вот что нужно указать в приказе:
Оплатите проезд и проживание. Оформите проживание на дополнительные дни в командировке и забронируйте новые обратные билеты для сотрудника.
Выдайте суточные. Работодатель обязан начислить суточные за все дни командировки, если она длится больше одного дня.
Подробнее о продлении командировки мы рассказали в статье.
Заключение
Командировка на один день — это поездка по поручению работодателя, при которой сотрудник может вернуться домой в тот же день. Если не хватило времени на выполнение задач, оформляют продление командировки и издают новый приказ.
Выплата суточных при однодневной командировке не положена. Но если сотрудник отправляется в поездку за границу на один день и возвращается домой в тот же день, то по закону ему нужно выплатить 50% суточных.
В однодневной поездке по России сотрудник может рассчитывать на компенсацию дополнительных расходов. В этом случае сотрудник предоставляет документы, и работодатель компенсирует все платежи в поездке.